Checklista na potrzeby przygotowania rocznego sprawozdania finansowego oraz zamykania roku obrotowego dla celów sprawozdawczych

Checklista na potrzeby przygotowania rocznego sprawozdania finansowego oraz zamykania roku obrotowego dla celów sprawozdawczych

Sprawozdanie finansowe to dokument zawierający podstawowe informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa, ujęte pod względem finansowym. Dzień, na który sporządza się sprawozdanie finansowe nazywa się dniem bilansowym.

Spółki zarejestrowane w KRS mają 3 miesiące na sporządzenie sprawozdania finansowego od dnia bilansowego. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, termin na sporządzenie sprawozdania upływa 31 marca. Jednak w tym jak i w poprzednim rokuze względu na pandemię, termin ten wydłużył się do dnia 30 czerwca 2022 roku w przypadku jednostek sektora finansowego, 31 sierpnia 2022 w przypadku jednostek sektora finansów publicznych, 31 sierpnia 2022 w przypadku podatników podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe. Po sporządzeniu sprawozdania firma ma 3 miesiące na jego zatwierdzenie. Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych jednostek kontynuujących działalność  musi nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania za rok obrotowy.

Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego to obowiązek kierowników jednostki, czyli:

  • członków zarządu spółek kapitałowych

  • wspólników prowadzących sprawy spółki w spółce jawnej, cywilnej, partnerskiej

  • komplementariuszy prowadzących sprawy spółki w spółce komandytowej i komandytowo – akcyjnej

  • likwidatorów, syndyków lub zarządców w postępowaniu upadłościowym

  • członków organów zarządzających innych jednostek (do których stosuje się przepisy ustawy o rachunkowości).

W sprawozdaniach finansowych dla mikro i małych jednostek dopuszczalne są pewne uproszczenia względem większych jednostek. Bilans oraz rachunek zysków i strat dla jednostek mikro i małych prezentuje dane z mniejszym wyodrębnieniem. Treść merytoryczna powinna być jednak zgodna z pozycjami wersji sprawozdania z załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości. Ustawodawca zastrzegł, iż jednostki mikro i małe mogą korzystać z przewidzianych uproszczeń jedynie wtedy, gdy organ zatwierdzający podejmie uchwałę dotyczącą ich zastosowania w sprawozdaniu finansowym. Taka forma wymaga również uwzględnienia jej w polityce rachunkowości. 

Badanie sprawozdania finansowego jest podstawowym sposobem na obiektywne potwierdzenie kondycji ekonomicznej firmy, na sprawdzenie stanu aktywów i wysokości obrotów w danym roku rozliczeniowym. Wykonuje je biegły rewident. Badanie powinno zostać wykonane przed zatwierdzeniem sprawozdania- najpóźniej 15 dni przed zgromadzeniem wspólników. Po badaniu rewident sporządza pisemne sprawozdanie, które zawiera m.in. opinię biegłego rewidenta o tym, czy sprawozdanie finansowe badanej jednostki:

  • przedstawia obraz sytuacji finansowej i majątkowej oraz wyniku finansowego z mającymi zastosowanie przepisami dotyczącymi rachunkowości i sprawozdawczości finansowej, a także przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości,
  • jest zgodne co do formy i treści z przepisami prawa, statutem lub umową.

 

Poniżej przedstawiamy autorską check listę na potrzeby przygotowania rocznego sprawozdania finansowego oraz zamykania roku obrotowego dla celów sprawozdawczych, która ułatwi przygotowywanie dokumentu. 

 

1. Sprawdzenie ciągłości bilansowej: czy BO został przeniesiony – jeśli tak, to czy jest prawidłowy;

2. Sprawdzenie czy wszystkie dokumenty z rejestrów zakupu i sprzedaży są zaksięgowane.

3. Weryfikacja rozrachunków czy nie ma operacji kasowo-bankowych bez faktur (czy wszystkie faktury zostały dostarczone i ewentualna wysyłka do klienta informacji o brakach w dokumentacji.

4. Weryfikacja rozrachunków, czy wszystkie nieopłacone faktury powinny widnieć jako nieopłacone oraz ewentualne ostateczne uzgodnienie ich statusu z Klientem.

5. Sprawdzić salda Ma na koncie 201 (203) oraz Wn na 202 (204) – nie zawsze wszystko uda się znaleźć w rozrachunkach.

6. Porównanie zgodności sald rachunków bankowych na koniec danego roku obrotowego z saldami widniejącymi na wyciągach bankowych w pdf oraz zweryfikowanie, czy każdy wyciąg bankowy został zaksięgowany.

7. Porównanie zgodności sald rachunków kasowych na koniec danego roku obrotowego z inwenturą z kas przesłaną od Klienta. Zweryfikowanie, czy każdy wyciąg kasowy został zaksięgowany.

8. Wyksięgowanie różnic groszowych z obrotówki w celu wyeliminowaniu mikro sald na koniec roku obrotowego (nie dotyczy sald na rozliczaniu wynagrodzeń i rozliczeniu z administracją publiczną).

9. Porównanie sald kont rozliczeń z urzędami ze złożonymi deklaracjami i przelewami wychodzącymi i przychodzącymi.

10. Sprawdzenie wynagrodzeń z pracownikami – czy mamy zaksięgowane/naliczone  wszystkie listy płac, ewentualnie czy dobrze zostały wprowadzone wypłaty wynagrodzeń.

11. Przeksięgowanie wynagrodzeń oraz składek ZUS w nkup oraz wykonanie zapisu pozabilansowego na kontach zespołu 9 w celu zaksięgowania kosztów niepodatkowych z poprzedniego roku w kup w kolejnym roku obrotowym.

12. Porównanie zgodności sald i rozrachunków z potwierdzeniami sald wysyłanymi na koniec roku obrotowego.

13. Wygenerowanie CIT rocznego, weryfikacja płatności z CIT-R z faktycznymi zapłatami, weryfikacja płatności ostatniej zaliczki z zapłatą po nowym roku (zwłaszcza jeśli klient jest z nami tylko do końca roku, bo wtedy nie widzimy w księgach czy została opłacona) i porównanie go z obrotówką. Przed wysyłką CIT musimy potwierdzić wszystkie przelewy na zaliczkę. Jeśli z ksiąg wynika, że coś nie zostało zapłacone, należy uzgodnić to z klientem, czy na pewno nie zostało opłacone.

14. Zaksięgowanie deklaracji CIT oraz weryfikacja salda z obrotówką.

15. Zaksięgowanie deklaracji JPK V7 oraz zweryfikowanie salda z obrotówką.

16. Sprawdzenie czy amortyzacja za cały rok została naliczona i zaksięgowana a następnie porównanie wartości bieżącej netto środków trwałych z obrotówką czy wykazują tożsame salda.

17. Weryfikacja kont kosztowych, czy nie posiadają obrotów Ma. Jeśli posiadają, to wyksięgowanie ich zgodnie z zasadami rachunkowości.

18. Weryfikacja kont przychodowych, czy nie posiadają obrotów Wn. Jeśli posiadają, to wyksięgowanie ich zgodnie z zasadami rachunkowości.

19. Czy widniejące kwoty w należnościach są znaczne (oraz ewentualny komunikat do klienta), Czy nie są bardzo stare ( odpisy aktualizacyjne).

20. Sprawdzenie kapitałów własnych: wysokość kapitału (funduszu) zakładowego z informacjami z KRS; sprawdzenie, czy wynik lat ubiegłych jest zaksięgowany zgodnie z uchwałą

21. Weryfikacja kont pozabilansowych, RMK i RMP, które były przenoszone z poprzedniego roku, czy nie ma na nich sald i czy nie powinny być przeksięgowane.

22. Weryfikacja księgowań okresowych czy zostały naliczone i czy zostały zaksięgowane (u nas nie używamy na razie modułu księgowań okresowych).

23. Weryfikacja stanu walutowych kont rozrachunkowych oraz ewentualne wyksięgowanie różnic kursowych. Sprawdzenie czy zostały one prawidłowo obliczone i zaksięgowane.

24. Weryfikacja magazynu walut, czy został właściwie rozliczony i zaksięgowany.

25. Wycena bilansową kont walutowych (rachunki bankowe, rozrachunki z odbiorcami/dostawcami).

26. Zapasy: jeśli to firma handlowa, to należy potwierdzić stan magazynu towarów na koniec roku. Ponadto należy zweryfikować, czy zaliczki na towary i usługi nie powinny być ujęte w kosztach zamykanego roku. Wystarczy sprawdzić saldo konta i potwierdzić z klientem, czy dana usługa/towar zostały wykonane/dostarczone w bieżącym okresie;

27. Jeśli firma skorzystała z tak zwanych tarcz antykryzysowych lub pomocy rządowych  – sprawdzić, czy pożyczka/dotacja w ramach pomocy zostały całkowicie/częściowo umorzone zgodnie z decyzją ze Starostwa bądź PFR lub innej komórki odpowiedzialnej za ich rozliczanie;

28. Uzgodnienie magazynu i produkcji w toku z inwenturą - stanem rzeczywistym oraz wyksięgowanie różnic.

29. W przypadku zobowiązań, które są przedawnione ponad dwa lata, należy je zgodnie z przepisami podatkowymi zaksięgować w przychody do opodatkowania;

30. Przygotowanie RZIS (rachunku zysków i strat) oraz porównanie go z obrotówką.

31. Przygotowanie Bilansu oraz porównanie go z obrotówką i z rachunkiem zysków i strat.

32.. Przygotowanie kalkulacji podatku dochodowego oraz porównanie jej wyniku z deklaracją CIT.

33. Przygotowanie sprawozdania z działalności zarządu.

34. Przygotowanie informacji dodatkowej.

35. Przygotowanie uchwał (uchwała o podziale zysku / uchwała o pokryciu straty oraz uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.

36. Wygenerowanie pliku xml ze sprawozdaniem finansowym oraz podpisanie go przez księgowego przed przekazaniem pliku do podpisu przez zarząd.

37. Zapisanie podpisanych plików sprawozdawczych oraz ich wydrukowanie i wpięcie do segregatora z dokumentami danego roku obrotowego.

38. Po zatwierdzeniu sprawozdania przez KRS, przeksięgowujemy obroty z kont wynikowych na wynik finansowy oraz zamykamy w księgach rok obrachunkowy.

 

Potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z nami!