Legalizacja pracy pracowników z Ukrainy – jak to robić w 2025 roku?
Chcesz zatrudniać w swojej firmie pracowników z Ukrainy? Dzięki przepisom ustawy z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa proces ten wciąż jest znacząco uproszczony. Jak jednak dokładnie to zrobić, a więc jak legalnie zatrudnić ukraińskich pracowników? Zapraszamy do lektury artykułu pt.: „Legalizacja pracy pracowników z Ukrainy – jak to robić w 2025 roku?”.
Jak zatrudnić pracownika z Ukrainy w 2025 roku? Legalizacja pobytu Ukraińca w Polsce
Każdy polski przedsiębiorca chcący zatrudniać w swojej firmie cudzoziemców, powinien pamiętać o tym, że o legalności pracy danego pracownika możemy mówić, co do zasady, dopiero wtedy, gdy pracownik przebywa legalnie w Polsce i ma do tego zezwolenie na pracę.
W przypadku obywateli Ukrainy każdy legalny pobyt w Polsce daje dziś jednak także możliwość pracy.
Z perspektywy pracodawcy kluczowe jest więc w tym kontekście potwierdzenie, że obywatel Ukrainy ma dokument potwierdzający jego legalny pobyt w kraju nad Wisłą.
Co może być takim dokumentem? Mogą być nim wszelkie tytuły pobytowe obywateli Ukrainy, a więc przede wszystkim:
- Długoterminowa wiza krajowa typu D;
- Krótkoterminowa wiza Schengen typu C;
- Dokument potwierdzający możliwość korzystania z ruchu bezwizowego;
- Zezwolenie na pobyt.
Pamiętać przy tym należy, że zgodnie z tak zwaną specustawą wojenną (a więc przytoczoną już ustawą z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa) obywatele Ukrainy, którzy przybyli do Polski od dnia 24 lutego 2022 r. w związku z wybuchem wojny, nawet jeżeli nie posiadają ważnych dokumentów pobytowych, to mogą legalnie przebywać w naszym kraju do 30 września 2025 r., jeżeli tylko zadeklarują zamiar pozostania w Polsce.
Jest to tak zwana ochrona czasowa, którą obywatel Ukrainy może uzyskać po zarejestrowaniu swojego pobytu w urzędzie gminy. Po prawidłowej rejestracji takiemu Ukraińcowi nadawany jest numer PESEL ze statusem UKR, który:
- Jest potwierdzeniem objęcia go opisywaną ochroną;
- Daje możliwość korzystania z elektronicznego dokumentu pobytowego;
- Daje możliwość wnioskowania o pobyt czasowy.
Kończąc już opis, kluczowej z perspektywy pracodawców, kwestii legalności pobytu pracowników z Ukrainy w Polsce, warto raz jeszcze powtórzyć przytoczoną już datę graniczną, a więc 30 września 2025 r. Do tej właśnie daty wydłużone są bowiem na ten moment wszelkie terminy ważności posiadanych przez Ukraińców tytułów pobytowych w Polsce. Dotyczy to więc wiz krajowych i wiz Schengen, a także ruchu bezwizowego i zezwolenia na pobyt. Rozciąga się to przy tym również na Ukraińców, którzy przybyli do Polski jeszcze przed 24 lutego 2022 r.
Legalizacja pracy pracowników z Ukrainy – powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy
Upewniłeś się, że dana osoba z Ukrainy przebywa w Polsce legalnie? W takim razie czas na legalizację pracy!
Zgodnie z przytoczoną już specustawą wojenną obywatele Ukrainy są dziś zwolnieni z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę i mogą być legalnie zatrudniani, o ile tylko ich pracodawca wywiąże się z jednego ważnego obowiązku.
Mowa tu o obowiązku powiadomienia, w terminie 7 dni od dnia podjęcia pracy przez obywatela Ukrainy, powiatowego urzędu pracy (właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu) o powierzeniu pracy temu obywatelowi.
Powiadomienie to jest przy tym całkowicie bezpłatne i bardzo łatwo wysyła się je za pomocą specjalnego portalu praca.gov.pl.
Legalizacja pracy pracowników z Ukrainy – inne możliwości w 2025 roku
Trzeba jednak zaznaczyć, że opisana wyżej, uproszczona forma legalizacji pracy pracowników z Ukrainy jest całkowicie dobrowolna i wcale nie jest jedyną możliwością dokonania tej legalizacji w 2025 roku.
Pracodawca wciąż może bowiem bazować na oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy lub na zezwoleniu na pracę typu A. W tych jednak przypadkach nie wystarczy już samo tylko zbadanie legalności pobytu Ukraińca w Polsce. Konieczne będzie bowiem również sprawdzenie tego, czy tytuł pobytowy, którym Ukrainiec się legitymuje, na pewno uprawnia go nie tylko do pobytu w Polsce, ale także do legalnego świadczenia tu pracy.
Warto na koniec wspomnieć o jeszcze jednej możliwej ścieżce legalizacji pracy pracowników z Ukrainy. Jest to możliwość, która wynika z przepisów unijnych (a dokładniej z decyzji wykonawczej Rady (UE) 2022/382 z dnia 4 marca 2022 r. stwierdzającej istnienie masowego napływu wysiedleńców z Ukrainy w rozumieniu art. 5 dyrektywy 2001/55/WE i skutkującej wprowadzeniem tymczasowej ochrony) i która przewiduje ochronę czasową dla obywateli Ukrainy uciekających przed wojną.
Zaświadczenie o objęciu taką ochroną wydaje Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców i zgodnie z obowiązującymi przepisami daje to prawo do legalnego pobytu i dostępu do polskiego rynku pracy aż do 4 marca 2026 r.
Chcesz legalnie zatrudniać pracowników z Ukrainy i zastanawiasz się jak to poprawnie robić w 2025 roku?
Skontaktuj się z nami już dziś i skorzystaj z kompleksowego doradztwa ekspertów TaxCoach w tym zakresie. Nasze usługi to przy tym nie tylko kwestie związane z legalizacją pracy cudzoziemców, ale także z: kadrami i płacami (również dotyczącymi pracowników zza granicy), efektywną księgowością czy doradztwem podatkowym.
Przed zatrudnieniem cudzoziemców koniecznie sprawdź też nasz najnowszy artykuł pt.: „Zatrudnianie cudzoziemców w 2025 roku – jak to robić? Nowe zasady!”, w którym opisaliśmy zmiany w zasadach dotyczących zatrudniania cudzoziemców, jakie weszły w życie 1 czerwca br.
