Zatrudnianie cudzoziemców w 2025 roku – jak to robić? Nowe zasady!
1 czerwca br. weszły w życie ważne zmiany w zasadach dotyczących zatrudniania cudzoziemców. Tego dnia zaczęły bowiem obowiązywać przepisy ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Co warto wiedzieć o najnowszych regulacjach? Zapraszamy do lektury artykułu, z którego dowiesz się, jak legalnie zatrudniać cudzoziemców w 2025 roku.
Zatrudnianie cudzoziemców w 2025 roku – nowe zasady
Od 1 czerwca br. pracodawcy chcący zatrudnić w swoich firmach cudzoziemców muszą spełnić nowe wymogi wprowadzone ustawą z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Ustawa ta wprowadziła między innymi:
- Wymóg zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej (w każdym przypadku z wyjątkiem sytuacji, w której cudzoziemiec będzie pełnił funkcję członka zarządu, reprezentanta spółki komandytowej, komandytowo-akcyjnej albo prokurenta);
- Wymóg przedstawienia cudzoziemcowi treści umowy na piśmie w wersji dla niego zrozumiałej (w przypadku sporządzenia umowy w języku polskim wobec cudzoziemca, który nie posługuje się językiem polskim);
- Wymóg przetłumaczenia umowy na język polski przez tłumacza przysięgłego (w przypadku sporządzenia umowy w języku obcym);
- Zobowiązanie podmiotów powierzających pracę do przekazywania kopii umów zawartych z cudzoziemcami do odpowiednich organów przez specjalny system teleinformatyczny;
- Uproszczone procedury legalizacji pracy cudzoziemców, związane między innymi ze zniesieniem obowiązku testu rynku pracy (polegającego na konieczności zbadania lokalnego rynku pracy, w celu potwierdzenia, że wśród osób bezrobotnych nie ma polskich obywateli spełniających wymogi na dane stanowisko pracy);
- Zaostrzenie sankcji za nieprawidłowości w zatrudnianiu cudzoziemców;
- Elektronizację procedur związanych z uzyskaniem zezwoleń na pracę.
Zatrudnianie cudzoziemców – jak to robić w 2025 roku?
Od czego w związku z nowymi przepisami zacząć zatrudnianie cudzoziemców w 2025 roku?
Przede wszystkim powiedzieć należy, że zgodnie z art. 4 ust. 2 przytoczonej już ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej: każdy podmiot powierzający pracę, jeszcze przed rozpoczęciem pracy, zobowiązany jest zażądać od zatrudnianego cudzoziemca przedstawienia ważnego dokumentu, uprawniającego do pobytu na terytorium Polski.
Kopię takiego dokumentu należy następnie przechowywać przez cały okres trwania zatrudnienia oraz przez okres 2 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek prawny będący podstawą zatrudnienia cudzoziemca uległ rozwiązaniu lub wygasł (chyba że dla konkretnego przypadku przepisy przewidują jeszcze dłuższy okres przechowywania dokumentacji dotyczącej zatrudnienia).
Cudzoziemiec posiada dokument uprawniający do legalnego pobytu na terytorium Polski i go okazał oraz pozwolił zrobić jego kopię?
W takim razie za pośrednictwem specjalnego systemu elektronicznego jako pracodawca musisz teraz złożyć wniosek o zezwolenie na pracę lub zarejestrować oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy.
Pamiętaj przy tym, że ani zezwolenie na pracę, ani oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy nie są dokumentami poświadczającymi zatrudnienie w Twojej firmie! Oprócz tego musisz więc koniecznie zawrzeć z cudzoziemcem pisemną umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną – która to umowa będzie uwzględniać warunki zadeklarowane w zezwoleniu bądź oświadczeniu.
Kolejno pamiętać należy o wspomnianym już nowym obowiązku, związanym z przekazaniem właściwym organom kopii podpisanej z cudzoziemcem umowy (czy to umowy o pracę, czy umowy cywilnoprawnej) przez system teleinformatyczny.
Następnie po stronie pracodawcy powstaje konieczność zapewnienia cudzoziemcowi odpowiednich warunków pracy (w tym również odpowiedniego, zgodnego z przepisami prawa wynagrodzenia) oraz obowiązek bieżącego monitorowania legalności pobytu i pracy.
Jeżeli zatrudniasz przy tym cudzoziemca na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenia, a cudzoziemiec ten pochodzi z kraju Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego, Szwajcarii lub kraju, z którym Polska nie ma podpisanej międzynarodowej umowy o zabezpieczeniu społecznym, to koniecznie pamiętaj o zgłoszeniu go do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego w ZUS-ie. Masz na to 7 dni od dnia rozpoczęcia świadczenia pracy przez cudzoziemca!
Jeżeli cudzoziemiec pochodzi natomiast z kraju, z którym Polska ma zawartą obowiązującą umowę o zabezpieczeniu społecznym, to należy sprawdzić w tej umowie zasady związane z ubezpieczeniami oraz się do nich zastosować.
Masz wątpliwości związane z zatrudnianiem cudzoziemców w 2025 roku? Doskonale wiemy, że zatrudnianie cudzoziemców nie jest procesem łatwym, a nowe przepisy mogą rodzić tu dodatkowe pytania.
Skontaktuj się z nami więc już dziś i skorzystaj z kompleksowego doradztwa ekspertów TaxCoach w tym zakresie.
Nasze usługi to między innymi:
- Efektywna księgowość (w tym także dla firm produkcyjnych i innych podmiotów zatrudniających cudzoziemców);
- Kadry i płace (także w odniesieniu do pracowników zza granicy);
- Doradztwo podatkowe;
- Doradztwo gospodarcze.
