Każda nieopłacona na czas faktura to dla jej wystawcy źródło problemów i potencjalnych ryzyk. Zwłaszcza przy nowych współpracach taka sytuacja rodzi pytania o przyszłość, a duże kwoty zaległości mogą być istotnym ciosem w firmową płynność finansową. Warto więc wiedzieć, jak reagować na niepłacącego kontrahenta i co po kolei robić, aby odzyskać należne nam pieniądze. Niniejszy artykuł pt.: „Niepłacący kontrahent? Oto co robić!” to przygotowany przez TaxCoach poradnik dla wszystkich przedsiębiorców chcących zmniejszyć ryzyko niepłacących na czas klientów.
Zanim kontrahent nie zapłaci… czyli umowa właściwie chroniąca interesy stron oraz weryfikacja przed startem współpracy
Zanim przejdziemy do części poradnika, skupiającej się na czynnościach, które warto podjąć po zaistnieniu zdarzenia, jakim jest nieopłacona na czas faktura, koniecznie musimy wspomnieć o możliwych do podjęcia działaniach prewencyjnych, a więc takich, o których warto pomyśleć jeszcze zanim powstanie problem z płatnością.
Bez wątpienia podstawowym działaniem tego typu jest prawidłowe skonstruowanie zakładającej różne scenariusze umowy, która będzie chroniła interesy obydwu stron transakcji.
Prawidłowo skonstruowana umowa, chroniąca interesy stron, to przy tym taka umowa, która szczegółowo określa kwestie takie jak: wynagrodzenie, terminy płatności, zadatek lub zaliczka, poręczenie, zabezpieczenie rzeczowe, odsetki za zwłokę czy oświadczenie o dobrowolnym poddaniu się egzekucji.
Tego typu zapisy w kontrakcie mogą pomóc uniknąć wielu potencjalnych problemów w relacjach z kontrahentami i zabezpieczyć nas na wypadek nieprzyjemnych sytuacji z brakiem płatności za wykonaną usługę lub sprzedany towar.
Działaniem prewencyjnym podjętym przed każdą transakcją z nowym kontrahentem powinna być także stosowna weryfikacja takiego podmiotu. Mowa tu o sprawdzeniu potencjalnego klienta przed rozpoczęciem współpracy w:
- Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) lub Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS);
- Wykazie podatników VAT (czyli na tak zwanej białej liście);
- Wykazie podatników VAT UE;
- Właściwym urzędzie skarbowym;
- Rejestrze Dłużników Niewypłacalnych;
- Biurze Informacji Gospodarczej (BIG) takim jak: Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor (BIG InfoMonitor), Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej S.A. (KRD), Rejestr Dłużników ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A. (ERIF) czy Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej (KBIG).
Zapisz się do newslettera
Zostaw swój adres e-mail i otrzymuj raz w tygodniu poradniki wspierające rozwój Twojej firmy
Co zrobić, gdy kontrahent nie chce zapłacić? Wezwanie do zapłaty
Zweryfikowany klient nie uregulował na czas zapłaty za wystawioną fakturę? Przed wejściem na sądową ścieżkę warto porozmawiać z nim o tym fakcie, wystawiając mu przy tym wezwanie do zapłaty.
Wezwanie do zapłaty to formalne żądanie uiszczenia należności, zawierające dokładne określenie kwoty zaległości (z ewentualnymi odsetkami), termin i sposób zapłaty oraz podstawę należności (tj. zrealizowaną umowę czy wystawioną już wcześniej fakturę). W wezwaniu do zapłaty warto zawrzeć także ostrzeżenie o skutkach dalszego braku zapłaty (np. wskazanie o skierowaniu sprawy do sądu).
Choć część orzecznictwa wskazuje na to, że już samo doręczenie faktury może być uznane za wezwanie do zapłaty, krok ten zawsze warto wykonać przed wystosowaniem pozwu.
Doręczenie nierzetelnemu kontrahentowi wezwania do zapłaty może być bowiem sposobem na oszczędność czasu i kosztów związanych z ewentualnym postępowaniem sądowym. W końcu może także pozwolić na zachowanie dobrych relacji biznesowych z klientem (szczególnie jeżeli brak zapłaty wynikał z błędu lub niedopatrzenia, a nie chęci oszustwa).
Niezapłacona faktura pomimo wezwania? Czas na skierowanie sprawy do sądu
Klient nie odpowiedział na wystosowane przez nas polubowne próby zakończenia sporu, w tym w szczególności na ostateczne wezwanie do zapłaty? Może być to czas na skierowanie sprawy do sądu. Choć batalia sądowa nie jest komfortowa dla żadnej ze stron, w niektórych przypadkach może okazać się jedynym sposobem na odzyskanie należnych pieniędzy.
Pozew złożyć można przy tym w formie:
- Tradycyjnej w trybie postępowania nakazowego (uregulowanego w artykułach od 4841 do 497 Kodeksu postępowania cywilnego) lub postępowania upominawczego (uregulowanego w artykułach od 4971 do 505 Kodeksu postępowania cywilnego), a więc postępowań, które w przypadku pozytywnego rozstrzygnięcia zakończą się wydaniem przez sąd nakazu zapłaty;
- Elektronicznej w ramach elektronicznego postępowania upominawczego (a więc postępowania opartego na przepisach art. 50528 – art. 50539 Kodeksu postępowania cywilnego), przy którym opłata sądowa wynosi zaledwie 1,25% wartości przedmiotu sporu (ale nie mniej niż 30 zł), a do pozwu nie załącza się dokumentów, a jedynie je wskazuje i opisuje.
Kontrahent nie płaci faktury nawet pomimo nakazu zapłaty? Czas na egzekucję!
Pamiętać przy tym należy, że nawet uzyskany w sądzie nakaz zapłaty może nie rozwiązać jeszcze naszej sprawy. Nierzetelny kontrahent w dalszym ciągu może bowiem nie chcieć zapłacić wszystkich należności za wykonane przez nas usługi lub zakupiony towar.
Taki uchylający się od zapłaty dłużnik musi już jednak liczyć się ze skierowaniem sprawy na drogę postępowania egzekucyjnego.
W tym celu konieczne jest wystosowanie do wybranego komornika pisemnego wniosku o wszczęcie i prowadzenie egzekucji z dołączonym oryginałem prawomocnego orzeczenia sądowego.
Pamiętać przy tym należy, że jeżeli egzekucja ma być prowadzona z nieruchomości dłużnika, to wybrany powinien zostać komornik działający przy sądzie w miejscu położenia takiej nieruchomości.
Podsumowanie: Niepłacący kontrahent? Oto co robić!
Niepłacący kontrahent to zmartwienie wielu przedsiębiorców chcących zachować płynność finansową swojej firmy. Warto w związku z tym wiedzieć, jak w takiej sytuacji działać i co zrobić, aby odzyskać należne nam pieniądze.
Zacząć przy tym warto od polubownych prób zakończenia sporu, a ewentualny pozew (elektroniczny lub tradycyjny) koniecznie poprzedzić należy ostatecznym wezwaniem do zapłaty. Uzyskany przed sądem nakaz zapłaty z klauzulą wykonalności należy natomiast dołączyć do sporządzonego w formie pisemnej wniosku o wszczęcie i prowadzenie egzekucji.
Jeśli zainteresował Cię ten wpis, sprawdź naszą ofertę dyrektora finansowego i przeczytaj jak możemy Ci pomóc:
Podsumowanie
W TaxCoach doskonale wiemy, jak ważna jest płynność finansowa firmy. Pomagamy ją zachować naszym klientom, oferując takie usługi jak: zewnętrzny dyrektor finansowy na godziny czy optymalizacja podatkowa.
Skontaktuj się z nami już dziś, a przygotujemy spersonalizowaną ofertę, która pozwoli poprawić Twoją firmową płynność finansową.
Zaciekawił Cię ten wpis?
Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, będziemy Ci raz w tygodniu wysyłać informacje o nowych wpisach.
Umów się na bezpłatną konsultację
Rozwijaj firmę dzięki rachunkowości połączonej z doradztwem:
lub
