Rozwijająca się działalność jednoosobowa może w końcu napotkać na moment, w którym nieodzowna okaże się pomoc dodatkowej osoby. Decyzja o zatrudnieniu pierwszego pracownika to przy tym dla przedsiębiorcy szereg nowych, niespotykanych dotychczas obowiązków. W niniejszym materiale przedstawiamy poradnik dotyczący zatrudnienia pierwszego pracownika, będący listą najważniejszych formalności, o których powinieneś pamiętać, jeżeli zdecydujesz się na taki ruch.
Zanim zatrudnisz pierwszego pracownika w firmie, czyli wybór podstawy zatrudnienia: umowa o pracę czy umowa cywilnoprawna (umowa zlecenia, umowa o dzieło)
Pamiętaj, że praca bez umowy jest nielegalna! Decyzja o podstawie zatrudnienia jest więc nieodzowna. Wiąże się przy tym z ważnymi pytaniami o planowaną przyszłość i potrzeby firmy, charakter zleconych pracownikowi zadań, poziom jego podporządkowania oraz kwestie elastyczności i ochrony interesów obydwu stron.
Do wyboru mamy przede wszystkim:
- Umowę o pracę na okres próbny;
- Umowę o pracę na czas określony;
- Umowę o pracę na czas nieokreślony;
- Umowę zlecenia;
- Umowę o dzieło.
Pamiętaj przy tym, że choć umowa o pracę wiąże się z wyższymi kosztami, to daje największą ochronę oraz jasno reguluje wszystkie prawa i obowiązki stron.
Umowy cywilnoprawne to natomiast niższe koszty, prostsze rozliczenia i więcej elastyczności, ale także mniejsza pewność zatrudnienia. Przy stałym miejscu i czasie pracy oraz charakterze wskazującym na podporządkowanie umowa zlecenie czy umowa o dzieło może być również zakwestionowana przez organy kontrolne (takie jak Państwowa Inspekcja Pracy).
Pamiętaj, że bez względu na wybraną formę zatrudnienia, umowa powinna zawierać właściwe zapisy odnoszące się między innymi do:
- Daty i miejsca zawarcia;
- Określenia stron;
- Przedmiotu umowy;
- Czasu trwania;
- Określenia wynagrodzenia oraz sposobu i terminu jego wypłaty.
Szczegółowe wytyczne odnoszące się do treści i formy umowy o pracę znajdziesz przy tym w art. 29 Kodeksu pracy. Ze strony TaxCoach pobrać możesz natomiast wzory umów cywilnoprawnych, tj.:
- Umowy zlecenia: https://taxcoach.pl/pliki-do-pobrania/umowa-zlecenia-komplet-dokumentow.html;
- Umowy o dzieło: https://taxcoach.pl/pliki-do-pobrania/umowa-o-dzielo-komplet-dokumentow.html.
Zgłoszenie do ZUS – rejestracja jako płatnik (ZUS ZFA lub ZUS ZPA) oraz zgłoszenie pracownika (ZUS ZUA lub ZUS ZZA)
Przed podpisaniem pierwszej umowy koniecznie musisz zgłosić się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w celu rejestracji jako płatnik składek. Zrobisz to wypełniając formularz ZUS ZFA (jeżeli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą) lub ZUS ZPA (jeżeli prowadzisz spółkę). Najłatwiej dokonać tego poprzez specjalną zusowską Platformę Usług Elektronicznych, czyli PUE ZUS.
Zatrudnionego pracownika do ZUS-u zgłosisz natomiast za pomocą druku ZUS ZUA (w przypadku pracownika zatrudnionego na podstawie umowy, od której odprowadzane są wszystkie składki – na przykład umowy o pracę) lub druku ZUS ZZA (gdy od umowy odprowadzana będzie tylko składka zdrowotna). Masz na to tylko 7 dni od daty zatrudnienia.
Zapisz się do newslettera
Zostaw swój adres e-mail i otrzymuj raz w tygodniu poradniki wspierające rozwój Twojej firmy
Obowiązki związane z pierwszym zatrudnieniem względem urzędu skarbowego
Pamiętaj, że zatrudnienie pracownika i wypłacanie mu wynagrodzenia wiąże się z koniecznością wyliczania, pobierania i odprowadzania w jego imieniu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Jesteś w związku z tym zobowiązany do zgłoszenia się we właściwym urzędzie skarbowym jako płatnik podatku dochodowego.
Każdemu nowozatrudnionemu pracownikowi w ramach umowy o pracę należy także przekazać formularz PIT-2 (umożliwiający złożenie przez niego dobrowolnych oświadczeń podatkowych).
Na koniec roku koniecznie musisz pamiętać natomiast o przesłaniu do urzędu deklaracji podatkowej potwierdzającej wysokość wniesionych w trakcie roku wpłat.
Dodatkowe obowiązki związane z zatrudnieniem pierwszego pracownika: badania, BHP, PPK, RODO i archiwizacja
Zatrudnienie pracownika związane jest również z szeregiem innych obowiązków i formalności, do których należą między innymi:
- Zapoznanie zatrudnionego pracownika przed rozpoczęciem przez niego pracy z informacją o warunkach zatrudnienia lub regulaminem pracy (obowiązek sporządzenia regulaminu pracy, co do zasady, dotyczy jednak wyłącznie pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników);
- Pozyskanie od pracownika niezbędnych dokumentów (w tym zwłaszcza dokumentów potrzebnych do ustalenia stażu pracy i uprawnień urlopowych);
- Poinformowanie nowego pracownika o zasadach związanych z RODO;
- Skierowanie zatrudnionego pracownika przed przystąpieniem do pracy na badania medycyny pracy (i archiwizacja uzyskanego orzeczenia o braku przeciwwskazań zdrowotnych do pracy);
- Onboarding i przeprowadzenie szkolenia BHP, a więc szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, które koniecznie musi być ukończone jeszcze przed rozpoczęciem pracy;
- Kwestie związane z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi (tj. zgłoszenie do nich pracowników, którzy nie złożyli deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK);
- Zadbanie o kompletną dokumentację pracowniczą i przechowywanie jej przez opisany przepisami prawa okres.
Jeśli zainteresował Cię ten wpis, sprawdź naszą ofertę kadr i płac i przeczytaj jak możemy Ci pomóc:
Zaciekawił Cię ten wpis?
Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, będziemy Ci raz w tygodniu wysyłać informacje o nowych wpisach.
Umów się na bezpłatną konsultację
Rozwijaj firmę dzięki rachunkowości połączonej z doradztwem:
lub
