Kupno nowego smartfona na fakturę to duża oszczędność na podatkach, ale pod jednym warunkiem: musisz udowodnić jego związek z prowadzoną działalnością. Wyjaśniamy, jak prawidłowo rozliczyć zakup telefonu na firmę, ile możesz odzyskać i czy urzędnicy skarbowi mają prawo weryfikować Twoje bilingi!
Telefon na firmę jednoosobową jako koszt uzyskania przychodu
W polskim systemie podatkowym nie istnieje zamknięty katalog przedmiotów, które można lub których nie wolno kupić „na firmę”. Obowiązuje tu zasada wyrażona w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.
|
Kosztem są wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. |
Decydując się na zakup telefonu na firmę, musisz wskazać racjonalny związek tego wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą. W obecnych realiach jest to stosunkowo proste. Smartfon przestał być urządzeniem służącym wyłącznie do dzwonienia. To terminal płatniczy, skaner dokumentów, narzędzie do obsługi bankowości, poczty e-mail, czy prowadzenia marketingu w social mediach.
Jeśli prowadzisz sklep internetowy, firmę budowlaną, doradztwo czy usługi IT – związek przyczynowo-skutkowy jest oczywisty. Bez kontaktu ze światem nie masz klientów. Urząd Skarbowy rzadko podważa sam fakt zakupu telefonu, o ile profil działalności choć w minimalnym stopniu wymaga komunikacji. Problemy mogą pojawić się w sytuacjach, gdy rodzaj biznesu kompletnie nie wymaga mobilności, a podatnik kupuje najdroższy model dostępny na rynku.
Kosztami uzyskania przychodu są wszelkie wydatki związane z ochroną i eksploatacją sprzętu. Zakup akcesoriów, takich jak etui, folia ochronna, szkło hartowane czy ładowarka jest w pełni uzasadniony – ich celem jest przecież zabezpieczenie firmowego mienia przed zniszczeniem i zapewnienie ciągłości pracy.
Zapisz się do newslettera
Zostaw swój adres e-mail i otrzymuj raz w tygodniu poradniki wspierające rozwój Twojej firmy
Telefon na firmę – ile można odliczyć?
Zakup telefonu przez osoby mające firmy daje możliwość zmniejszenia obciążeń podatkowych. Mechanizm ten działa dwutorowo: pozwala obniżyć podatek dochodowy oraz odzyskać VAT. To, ile zyskasz, zależy jednak od Twojej formy opodatkowania oraz statusu podatnika.
Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT i telefon będzie wykorzystywany wyłącznie do czynności opodatkowanych, możesz odliczyć 100% VAT. Przy użytku mieszanym (firmowo-prywatnym) odliczenie powinno być zastosowane proporcjonalnie.
Warto jednak zachować zdrowy rozsądek. Jeżeli faktura za telefon opiewa na dwa urządzenia, a Ty nikogo nie zatrudniasz, fiskus może zapytać, kto korzysta z drugiego aparatu. Jeśli udowodnią, że jeden telefon służy wyłącznie celom prywatnym (np. korzysta z niego członek rodziny niezatrudniony w firmie), prawo do odliczenia VAT przepada, a zaliczenie wydatku w koszty PIT zostanie uznane za próbę zaniżenia podatku.
Amortyzacja telefonu – jednorazowa czy liniowa? Limity obowiązujące w 2026 roku
Jednoosobowy przedsiębiorca (JDG) ma prawo zaliczyć wydatek na zakup telefonu do kosztów uzyskania przychodu. Oznacza to, że kwota netto z faktury pomniejsza dochód, od którego wylicza się podatek. Dotyczy to przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych (skala podatkowa) oraz podatkiem liniowym.
Sposób ujęcia kosztu zależy od wartości sprzętu:
- Jeśli wartość telefonu nie przekracza 10 000 zł netto dla VAT-owców lub brutto dla nievatowców, możesz zaksięgować wydatek jednorazowo w miesiącu zakupu.
- Jeśli cena zakupu jest wyższa niż 10 000 zł, telefon należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych. Wówczas koszt rozliczasz poprzez odpisy amortyzacyjne. Standardowo dokonuje się ich w czasie (metoda liniowa 20% rocznie), jednak większość przedsiębiorców mających status tzw. małego podatnika ma prawo do jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w ramach pomocy de minimis.
Uwaga! Jeśli masz ryczałt ewidencjonowany, płacisz podatek od przychodu, a nie od dochodu. W tym modelu nie masz możliwości pomniejszenia podatku o koszty zakupu telefonu. Nie oznacza to jednak braku korzyści – jako ryczałtowiec nadal masz prawo do odliczenia podatku VAT na zasadach ogólnych.
Jak sfinansować zakup telefonu na firmę? Gotówka, raty i leasing a moment zaliczenia w koszty
Wybór metody płatności wpływa na to, kiedy i co dokładnie zaksięgujesz. Przedsiębiorcy najczęściej stają przed dylematem: telefon na fakturę płatną od razu czy finansowanie zewnętrzne?
Zakup za gotówkę lub przelewem
To najprostsza sytuacja. W KPiR koszt księguje się zgodnie z datą wystawienia faktury. Przy ryczałcie ewidencjonowanym nie rozliczasz kosztów w PIT, ale nadal możesz rozliczać VAT (jeśli jesteś czynnym podatnikiem). Pamiętaj o limicie płatności gotówkowych między przedsiębiorcami – w 2026 roku wynosi nadal 15 000 zł brutto. Smartfony rzadko przekraczają tę kwotę, ale jeśli kupujesz kilka urządzeń, bezpieczniej użyć przelewu z konta firmowego.
Telefon na raty na firmę
To popularna opcja w marketach z elektroniką. Decydując się na telefon na raty na firmę, otrzymujesz fakturę na pełną wartość sprzętu w dniu zakupu. Tę kwotę księgujesz od razu jako koszt (lub środek trwały).
Uwaga na odsetki! Jeśli korzystasz z promocyjnych „rat 0%”, spłacasz jedynie wartość kapitałową i nie generujesz dodatkowych kosztów finansowych. Jeżeli jednak wybierzesz kredyt oprocentowany, każda rata składa się z części kapitałowej oraz odsetkowej. Pamiętaj, że odsetki stają się kosztem uzyskania przychodu dopiero w momencie ich faktycznej zapłaty (metoda kasowa), a nie w dacie wystawienia harmonogramu spłat. Każda rata wymaga więc odrębnego księgowania części odsetkowej.
Leasing telefonu na firmę
Najczęściej wybieranym wariantem jest leasing operacyjny. W tym modelu telefon formalnie należy do firmy leasingowej, a przedsiębiorca jedynie go użytkuje. Otrzymuje co miesiąc fakturę, którą w całości zalicza do kosztów uzyskania przychodu. VAT odliczany jest na bieżąco. Po zakończeniu umowy telefon można wykupić na własność. Rzadziej spotyka się leasing finansowy, w którym telefon od razu staje się środkiem trwałym firmy i podlega amortyzacji, a kosztem w ratach jest jedynie część odsetkowa. Cały VAT w tym wariancie trzeba opłacić z góry.
Coraz większą popularnością cieszy się również najem długoterminowy. Przedsiębiorca płaci wówczas za samą możliwość korzystania ze sprzętu, a faktura za usługę najmu stanowi koszt firmowy. Po zakończeniu umowy pojawiają się zazwyczaj trzy opcje: zwrot urządzenia, wymiana na nowszy model lub wykup na własność po zaproponowanej cenie.
Wydatki na telefon firmowy możesz zaliczyć do kosztów niezależnie od sposobu finansowania zakupu wybranego modelu czy rozliczeń z operatorem. Zarówno faktury za abonament, jak i te dokumentujące doładowania w systemie na kartę (pre-paid), stanowią pełnoprawny koszt podatkowy. Warunkiem jest zawsze dowód zakupu wystawionego na dane firmy. Jeśli gromadzenie drobnych faktur sprawia Ci kłopot, nasza profesjonalna obsługa księgowa pomoże Ci uporządkować dokumentację i upewnić się, że nie tracisz ani złotówki z należnych odliczeń!
Co ile można kupić telefon na firmę i ile można ich mieć?
Przepisy nie określają limitu ilościowego ani czasowego. Nie ma artykułu, który mówiłby, co ile można kupić telefon na firmę. W branży IT, marketingu czy handlu, wymiana telefonu co rok lub dwa lata jest w pełni uzasadniona postępem technologicznym – starsze modele mogą nie obsługiwać wymaganych aplikacji lub działać zbyt wolno. Jeśli jednak prowadzisz jednoosobowy warsztat samochodowy i kupujesz trzeci telefon w ciągu kwartału, kontroler z Urzędu Skarbowego z pewnością zapyta o powód.
Czy zatem można wziąć na firmę dwa telefony lub więcej? Tak. Możesz argumentować, że inne numery służą do kontaktów z klientami, a inny do kontaktów z bankiem i księgowością. Ważne, aby wszystkie faktycznie znajdowały się w firmie.
Telefon na firmę – czy warto decydować się na takie rozwiązanie?
Zakup telefonu na firmę to jedna z najprostszych i najbezpieczniejszych metod optymalizacji kosztów w JDG. Pozwala nie tylko odzyskać podatek VAT, lecz także skutecznie obniżyć podatek dochodowy. To sprawia, że koszt nowoczesnego smartfona jest znacznie niższy niż cena widoczna na sklepowej półce. Inwestycja w wydajny sprzęt to jednak nie tylko oszczędność podatkowa, lecz przede wszystkim wyższy komfort pracy i lepsza jakość kontaktu z klientami.
Aby uniknąć błędów przy księgowaniu sprzętu o wysokiej wartości lub przy rozliczaniu skomplikowanych umów leasingowych, warto skonsultować się z ekspertami. Doświadczone biuro rachunkowe nie tylko poprawnie zaksięguje fakturę, lecz także doradzi, czy w Twoim przypadku korzystniejsza będzie jednorazowa amortyzacja, czy może inny model finansowania.
Zadbaj o bezpieczeństwo swoich rozliczeń i nie martw się o kontrole skarbowe. Jeśli szukasz zaufanych księgowych, skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy wesprzeć Twój biznes!
Jeśli zainteresował Cię ten wpis, sprawdź naszą ofertę i przeczytaj jak możemy Ci pomóc:
Podsumowanie
Czy przy zakupie telefonu na firmę odliczenie VAT obowiązuje też przy używanym sprzęcie?
Tak, używany telefon również możesz wrzucić w koszty firmy, a jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT – możesz też odliczyć VAT, pod warunkiem że telefon będzie wykorzystywany w działalności i otrzymasz fakturę wystawioną na firmę (np. z komisu, sklepu lub firmy sprzedającej sprzęt po leasingu). Jeśli kupujesz od osoby prywatnej i nie masz faktury na firmę, wtedy nie odliczysz VAT.
Kupiony telefon na firmę został skradziony lub zniszczony. Czy muszę robić korektę kosztów i zwracać VAT?
Nie, pod warunkiem że zdarzenie było niezawinione i losowe. Organy podatkowe akceptują fakt, że strata środka trwałego lub wyposażenia w wyniku kradzieży nie pozbawia przedsiębiorcy prawa do kosztów i odliczonego VAT-u. Konieczne jest jednak przechowywanie odpowiedniej dokumentacji – najlepiej protokołu policyjnego zgłoszenia kradzieży lub protokołu zniszczenia sprzętu. Bez dowodów urzędnik może uznać, że telefon został przekazany na cele prywatne lub sprzedany „na czarno”.
Czy usługi dodatkowe na fakturze od operatora, takie jak Netflix czy Spotify, mogę wliczyć w koszty?
Urzędy Skarbowe zazwyczaj kwestionują wydatki na serwisy streamingowe jako niemające związku z prowadzoną działalnością, traktując je jako wydatki osobiste przedsiębiorcy. Wyjątkiem mogą być branże kreatywne, marketingowe czy kulturalne, w których dostęp do popkultury jest niezbędny do tworzenia treści czy monitorowania trendów – wtedy jednak należy przygotować się na uzasadnienie tego przed organem kontrolnym.
Czy sprzedaż telefonu kupionego na firmę jest legalna?
Tak, sprzedaż telefonu firmowego jest legalna, ale stanowi przychód z działalności gospodarczej. Transakcję musisz udokumentować fakturą sprzedaży, doliczając 23% VAT. Kwotę netto księgujesz w kolumnie 8 KPiR jako „pozostałe przychody”. Jeśli urządzenie figurowało w ewidencji środków trwałych, pamiętaj o jego formalnym wykreśleniu po zbyciu.
Zaciekawił Cię ten wpis?
Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, będziemy Ci raz w tygodniu wysyłać informacje o nowych wpisach.
Umów się na bezpłatną konsultację
Rozwijaj firmę dzięki rachunkowości połączonej z doradztwem:
lub
