Podejście procesowe w rachunkowości pozwala zwiększyć efektywność i wzmocnić pozytywne doświadczenie klienta. Jest to możliwe, pod warunkiem że zachodzące procesy będą zarówno monitorowane, jak i modyfikowane wraz ze zmieniającymi się potrzebami klientów, zmianami w prawie czy rozwojem technologii. Sprawdź, co możesz zyskać dzięki podejściu procesowemu stosowanemu przez Twoje biuro rachunkowe.
Czym jest podejście procesowe?
Proces jest sekwencją logicznie uporządkowanych czynności prowadzących do osiągnięcia określonego rezultatu (np. produktu lub usługi), z którego korzysta klient. Każda firma jest zbiorem wzajemnie przeplatających się procesów, których identyfikacja pozwala usprawnić funkcjonowanie i zwiększyć efektywność przedsiębiorstwa.
Podejście procesowe w rachunkowości koncentruje się na analizie i zarządzaniu procesami biznesowymi. Jest ono przeciwieństwem tradycyjnego podejścia transakcyjnego, które skupia się na poszczególnych operacjach osobno – podejście procesowe postrzega bowiem rachunkowość jako integralną część procesów biznesowych i zapewnia pełną obsługę od złożenia zamówienia do zapłaty i zaksięgowania transakcji.
W ramach podejścia procesowego realizuje się kompleksowe usługi rachunkowe, takie jak przetwarzanie faktur, rozliczanie płac, tworzenie sprawozdań finansowych czy zarządzanie kosztami firmowymi. Wszystkie procesy rachunkowe są następnie analizowane pod kątem efektywności, kompletności i zgodności z obowiązującymi przepisami. Podejście procesowe może również uwzględniać kwestie technologiczne, takie jak automatyzacja procesów czy wykorzystywanie systemów informatycznych do wsparcia księgowości.
Na czym polega podejście procesowe w biurze rachunkowym?
Podejście procesowe wywodzi się z 14 zasad Deminga, a konkretnie z punktu mówiącego o przełamywaniu barier między działami w przedsiębiorstwie. Zgodnie z tą zasadą poszczególne działy w firmie powinny współtworzyć sprawnie działający organizm. Wymaga to oczywiście wymiany informacji i monitorowania procesów zachodzących w przedsiębiorstwie.
Precyzyjne zaplanowanie procesów wymaga zaangażowania wszystkich działów i bieżącego kontrolowania efektywności poszczególnych działań. W przypadku biura rachunkowego oferującego szeroki zakres usług (księgowość i finanse, kadry i płace, doradztwo podatkowe i wiele innych) niezwykle istotne jest zorganizowanie procesów w taki sposób, aby klient miał poczucie bezpieczeństwa i stały dostęp do informacji.
W TaxCoach każdemu klientowi przypisujemy prywatnego opiekuna, z którym odbywa się komunikacja (e-mail, telefon, chat) – to właśnie on odpowiada za szybkie reagowanie na zgłoszenia i potrzeby klienta. Zapewniamy także dostęp do szyfrowanego panelu klienta, który umożliwia wgląd w prywatną dokumentację w trybie 24/7. Podejście procesowe stosowane w pracy biura rachunkowego nie tylko usprawnia wewnętrzną kontrolę nad wszystkimi procesami, lecz przede wszystkim przyspiesza korzystanie z oferty czy umożliwia dostarczanie spersonalizowanych usług.
Cechy podejścia procesowego
Podejście procesowe wyróżnia się kilkoma cechami. Oto niektóre z nich:
● koncentracja na procesach – a dokładniej na analizie, projektowaniu, zarządzaniu i doskonaleniu procesów biznesowych,
● podejście end-to-end – zarządzanie procesami odbywa się w sposób całościowy, od początku do końca,
● skupienie na wynikach – w podejściu procesowym niezwykle ważne jest skupienie się na osiągnięciu oczekiwanych rezultatów poprzez efektywne zarządzanie procesami,
● identyfikacja potrzeb klienta – celem analizy procesów jest zrozumienie potrzeb klienta i zredukowanie elementów, które negatywnie wpływają na jego zadowolenie,
● poprawa współpracy między działami – w podejściu procesowym przedsiębiorstwo jest traktowane jako jeden organizm, w którym wszystkie działy powinny ze sobą współpracować,
● otwartość na zmiany – procesy są dynamiczne, dlatego podlegają ciągłej kontroli i poprawkom.
Zapisz się do newslettera
Zostaw swój adres e-mail i otrzymuj raz w tygodniu poradniki wspierające rozwój Twojej firmy
Jeśli zainteresował Cię ten wpis, sprawdź naszą ofertę i przeczytaj jak możemy Ci pomóc:
Podejście procesowe a korzyści dla klienta
Stosowanie podejścia procesowego w biurze rachunkowym przynosi wiele korzyści dla klienta. Zgodnie z założeniami podejścia procesowego do zarządzania przedsiębiorstwem należy podchodzić całościowo, zaczynając od identyfikacji potrzeb klienta, przez zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji procesów, aż po doskonalenie systemu w celu utrzymania zadowolenia klienta.
Najważniejsze korzyści z podejścia procesowego dla klienta:
● Wzrost jakości usług – dzięki analizie procesów biznesowych możliwe jest zidentyfikowanie tych obszarów, które wymagają poprawy, np. poprzez usunięcie błędów, eliminację zbędnych czynności czy zwiększenie spójności procesów.
● Wzrost tempa usług – podejście procesowe pomaga w identyfikacji opóźnień i przestojów w obsłudze klienta. Wysokiej jakości usługi księgowe mogą więc być realizowane szybciej i efektywniej, co wpływa na zadowolenie odbiorcy.
● Spersonalizowana obsługa – dzięki podejściu procesowemu biuro rachunkowe może lepiej poznać potrzeby i oczekiwania klienta, a tym samym dostosować procesy do indywidualnych wymagań.
● Wzrost przejrzystości usług – cechami podejścia procesowego są przejrzystość i jawność procesów biznesowych. Oznacza to, że klient wie, czego oczekiwać na każdym etapie obsługi, co zwiększa zaufanie i pomaga budować długotrwałą współpracę.
● Szybsze rozwiązywanie problemów – podejście procesowe ułatwia zrozumienie i zlokalizowanie problemów mogących się pojawić podczas obsługi klienta. Szybsze rozwiązywanie problemów znacząco wpływa na jakość obsługi.
● Lepszy dostęp do informacji – dzięki wykorzystaniu systemów informatycznych, które wspierają procesy rachunkowe, klient otrzymuje dostęp do informacji i dokumentów w czasie rzeczywistym (przez całą dobę, z każdego miejsca z dostępem do internetu).
Zastosowanie podejścia procesowego w biurze rachunkowym ma na celu przede wszystkim zwiększenie jakości usług rachunkowych. Korzyści osiągane przez klienta mają znaczący wpływ na zadowolenie z obsługi i przedłużenie współpracy.
Zaciekawił Cię ten wpis?
Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, będziemy Ci raz w tygodniu wysyłać informacje o nowych wpisach.
Umów się na bezpłatną konsultację
Rozwijaj firmę dzięki rachunkowości połączonej z doradztwem:
lub
