Darmowy program do faktur online
z obsługą KSeF
1 stycznia 2027 roku zaczną obowiązywać przepisy, które wprowadzą kary za naruszenie obowiązków związanych z Krajowym Systemem e-Faktur. Firmy, które jeszcze nie wdrożyły systemu KSeF mają więc na to już naprawdę niewiele czasu. W dzisiejszym materiale analizujemy w tym kontekście sytuację firm zagranicznych. Czy one także muszą wystawiać faktury w KSeF? Zapraszamy do lektury.
Już 1 stycznia 2027 r. ruszają przepisy zakładające kary za naruszenia przepisów o Krajowym Systemie e-Faktur (w tym za naruszenie obowiązku wystawiania faktur w KSeF)
O tym, że wszystko wskazuje na to, że zgodnie z planem, a więc już od 1 stycznia przyszłego roku, zaczną obowiązywać przepisy, które wprowadzą kary za naruszenie obowiązków związanych z Krajowym Systemem e-Faktur pisaliśmy już ostatnio we wpisie „Naruszenie przepisów o KSeF bez kar dla przedsiębiorców także w 2027 roku? Zmiana w podejściu Ministerstwa Finansów dotycząca sankcji związanych z Krajowym Systemem e-Faktur”.
Pomimo wcześniejszych zapowiedzi możliwego przełożenia tego terminu (takie sugestie na antenie radia RMF FM jeszcze w kwietniu wyrażał bowiem sam minister finansów), na dzień publikacji niniejszego artykułu nie opublikowano projektu przepisów zmieniających termin wejścia rozpatrywanych sankcji w życie i nic nie wskazuje na to, że projekt taki jest opracowywany.
Biorąc to pod uwagę, trzeba więc powiedzieć, że od 1 stycznia 2027 r. za brak wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, mimo istnienia takiego obowiązku, grozić będzie do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a w przypadku faktury bez wyszczególnionego podatku VAT: do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze.
Czy karą tą zagrożoną będą również firmy zagraniczne?
Podmiot zagraniczny a KSeF, czyli o tym, kiedy i kogo KSeF nie dotyczy
Artykuł 106ga ustawy o VAT, który mówi o obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, w ustępie 2 wprost wskazuje, kogo obowiązek ten nie dotyczy. Są to między innymi:
- Podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
- Podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, którzy posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę.
Z perspektywy tego, czy firma zagraniczna musi wystawiać faktury w KSeF, kluczowa jest więc odpowiedź na dwa następujące pytania:
PYTANIE 1: Czy firma ta posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej?
Odpowiedź przecząca na powyższe pytanie oznacza, że firma ta nie musi wystawiać faktur w KSeF.
Odpowiedź pozytywna na to pytanie związana jest natomiast z koniecznością udzielenia odpowiedzi na pytanie numer 2.
PYTANIE 2: Czy znajdujące się w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej firmy zagranicznej uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono daną fakturę?
Odpowiedź przecząca to znów brak konieczności wystawiania takich faktur w KSeF.
Odpowiedź potwierdzająca, co do zasady, równoznaczna jest z kolei z powstaniem obowiązku fakturowania w Krajowym Systemie e-Faktur.
Zapisz się do newslettera
Zostaw swój adres e-mail i otrzymuj raz w tygodniu poradniki wspierające rozwój Twojej firmy
Problem z definicją „stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej” w kontekście obowiązków związanych z KSeF (KSeF a faktury zagraniczne)
Choć powyższe wydaje się dość proste i przejrzyste, praktyka pokazuje, że często wcale tak nie jest.
Wszystko między innymi ze względu na brak definicji „stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej” w polskiej ustawie o VAT oraz innych krajowych ustawach podatkowych.
Definicja ta zawarta została natomiast w artykule 11 rozporządzenia wykonawczego Rady (UE) nr 282/2011 z dnia 15 marca 2011 r. ustanawiającego środki wykonawcze do dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej i wskazuje wyraźnie, że stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej powinno charakteryzować się:
- „wystarczającą stałością” oraz
- „odpowiednią strukturą w zakresie zaplecza personalnego i technicznego” umożliwiającą odbiór i wykorzystywanie usług do własnych potrzeb takiego miejsca, a także świadczenie usług.
Mamy tu więc położenie nacisku na konkretne cechy, które powiela w tym kontekście także linia orzecznicza TSUE oraz orzecznictwo krajowe. Co jednak najważniejsze w kontekście KSeF cechy te wyszczególniło także Ministerstwo Finansów w objaśnieniach podatkowych z 28 stycznia 2026 r. dotyczących zasad ustalania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju dla potrzeb wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
W objaśnieniach tych wskazano, że SMPD (a więc stałe miejsce prowadzenia działalności) istnieje, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:
- W miejscu tym znajduje się zaplecze personalne i techniczne usługodawcy, czyli adekwatna do profilu prowadzonej działalności gospodarczej liczba personelu oraz środków technicznych (tj. maszyn, urządzeń, systemów operacyjnych itp.);
- Zaplecze to posiada strukturę, która umożliwia świadczenie usług (w tym kontekście Ministerstwo Finansów szczególnie mocno podkreśla zakres samodzielności takiego miejsca względem centrali firmy i to, że podatnik powinien być w nim w stanie zawierać, w razie potrzeby, umowy w zakresie zwykłego zarządu);
- Miejsce, w którym znajduje się to zaplecze, charakteryzuje się stałością wystarczającą do świadczenia usług (stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej zdaniem resortu finansów charakteryzować się powinno określonym stopniem zaangażowania, które pozwala na uznanie, że działalność prowadzona w tym miejscu nie jest przemijająca lub okresowa).
Jeżeli mimo powyższego firma zagraniczna ma wątpliwości co do tego, czy posiada w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, warto wystąpić o wydanie interpretacji indywidualnej. Interpretacja taka nie tylko rozwieje wątpliwości w zakresie obowiązków związanych z KSeF, ale także zapewni ochronę w razie ewentualnej kontroli.
Jeśli zainteresował Cię ten wpis, sprawdź naszą ofertę i przeczytaj jak możemy Ci pomóc:
Podsumowanie
Czy zagraniczna firma musi wystawiać faktury w KSeF? Podmiot zagraniczny a faktura zagraniczna w KSeF
Zagraniczna firma, co do zasady, nie musi wystawiać faktur w KSeF, jeżeli nie posiada w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.
Jeżeli natomiast miejsce takie posiada, obowiązek KSeF powstanie, ale dopiero wtedy, gdy to stałe miejsce uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług udokumentowanych fakturą.
Z uwagi na brak definicji „stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej” w polskiej ustawie o VAT oraz innych krajowych ustawach podatkowych, a także dość ogólną definicję, która funkcjonuje w tym zakresie na poziomie unijnym, dla podmiotów zagranicznych często rekomendowanym rozwiązaniem jest wystąpienie o interpretację indywidualną.
Zaciekawił Cię ten wpis?
Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, będziemy Ci raz w tygodniu wysyłać informacje o nowych wpisach.
Umów się na bezpłatną konsultację
Rozwijaj firmę dzięki rachunkowości połączonej z doradztwem:
lub
