Darmowy program do faktur online
z obsługą KSeF
Decyzja o tym, czy stworzyć wewnętrzny dział księgowy, czy powierzyć finanse zewnętrznemu partnerowi, ma znacznie większe znaczenie niż samo porównanie wynagrodzenia księgowego z miesięcznym abonamentem biura rachunkowego.
W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw koszt księgowości obejmuje nie tylko pensje, ale również oprogramowanie, rekrutację, szkolenia, zastępstwa, nadzór, bezpieczeństwo danych, wdrażanie nowych technologii oraz ryzyko wynikające z błędów lub nieobecności kluczowych pracowników.
Dlatego przed podjęciem decyzji warto policzyć całkowity koszt utrzymania funkcji finansowo-księgowej i sprawdzić, który model rzeczywiście odpowiada skali oraz sposobowi działania firmy.
Księgowość wewnętrzna czy outsourcing – jaka jest najważniejsza różnica?
Własny dział księgowy oznacza, że przedsiębiorstwo samodzielnie buduje kompetencje, zatrudnia ludzi, kupuje narzędzia i odpowiada za organizację całego procesu.
W przypadku outsourcingu firma kupuje natomiast usługę. Zewnętrzny zespół przejmuje określony zakres obowiązków związanych m.in. z księgowaniem dokumentów, rozliczeniami podatkowymi, raportowaniem czy obsługą procesów finansowych.
Różnica jest więc podobna do wyboru pomiędzy budowaniem własnej infrastruktury a korzystaniem z gotowej usługi.
Dla przedsiębiorcy oznacza to zupełnie inny model kosztowy i organizacyjny.
Ile naprawdę kosztuje własny dział księgowy?
Pierwszym kosztem, który bierze się pod uwagę przy zatrudnianiu księgowego, jest zazwyczaj wynagrodzenie brutto. W rzeczywistości jest ono tylko jedną z wielu pozycji.
Przy analizie całkowitego kosztu zatrudnienia należy uwzględnić również składki finansowane przez pracodawcę, wyposażenie stanowiska pracy, oprogramowanie, administrację oraz czas potrzebny na zarządzanie zespołem.
Do najważniejszych kosztów własnej księgowości należą:
-
wynagrodzenia pracowników wraz z kosztami pracodawcy,
-
rekrutacja i wdrożenie nowych osób,
-
urlopy, zwolnienia lekarskie i organizacja zastępstw,
-
licencje na systemy księgowe, kadrowe i finansowe,
-
aktualizacje oprogramowania,
-
infrastruktura IT oraz bezpieczeństwo danych,
-
wyposażenie stanowisk pracy i powierzchnia biurowa,
-
szkolenia związane ze zmianami podatkowymi i rachunkowymi,
-
benefity pracownicze,
-
nadzór nad pracą działu,
-
tworzenie i rozwijanie procedur księgowych,
-
wdrożenie lub konfiguracja systemów ERP,
-
automatyzacja procesów oraz wykorzystanie narzędzi AI,
-
konsultacje z doradcami podatkowymi, prawnikami, specjalistami IT czy ekspertami finansowymi,
-
koszty błędów i ich późniejszej korekty.
Do tego dochodzi koszt, który szczególnie trudno zauważyć w klasycznym budżecie: czas kadry zarządzającej poświęcony na stworzenie i utrzymanie całej funkcji księgowej.
Właściciel lub zarząd zamiast koncentrować się na sprzedaży, klientach i skalowaniu biznesu może angażować się w rekrutacje, rozwiązywanie problemów kadrowych, wybór systemów czy organizowanie zastępstw.
Ukryty koszt niedopasowania liczby pracowników
W niewielkich działach finansowych trudno idealnie dopasować liczbę zatrudnionych osób do aktualnego obciążenia pracą.
W spokojniejszym okresie część możliwości zespołu może pozostawać niewykorzystana. Gdy pojawia się więcej dokumentów, zamknięcie roku, kontrola albo intensywny rozwój przedsiębiorstwa, tych samych osób może być z kolei za mało.
Firma ponosi jednak stały koszt zatrudnienia niezależnie od tego, jak zmienia się bieżące zapotrzebowanie.
W przypadku outsourcingu księgowości łatwiej skalować zakres obsługi wraz ze wzrostem liczby dokumentów, pracowników lub transakcji. Przedsiębiorstwo kupuje określony zakres usługi zamiast samodzielnie budować wszystkie potrzebne zasoby.
Zapisz się do newslettera
Zostaw swój adres e-mail i otrzymuj raz w tygodniu poradniki wspierające rozwój Twojej firmy
Czy wysoko wykwalifikowany księgowy powinien wprowadzać faktury?
Kolejnym problemem wewnętrznej księgowości może być niewłaściwe wykorzystanie kompetencji.
Jeżeli główny księgowy wykonuje rutynowe czynności, które można zautomatyzować lub przekazać pracownikowi o innym poziomie doświadczenia, firma wykorzystuje kosztowne zasoby do prostych zadań operacyjnych.
Nowoczesny model obsługi księgowej może wyglądać inaczej.
Część danych z dokumentów jest odczytywana automatycznie. Księgowy odpowiada przede wszystkim za weryfikację poprawności, natomiast bardziej doświadczeni specjaliści koncentrują się na kontrolach jakości, zamknięciu miesiąca i bardziej skomplikowanych zagadnieniach.
Tak zorganizowany proces pozwala dopasować poziom kompetencji pracownika do rzeczywistej trudności wykonywanego zadania.
Ryzyko „jednej osoby” w księgowości
Dla małych przedsiębiorstw szczególnie istotne jest ryzyko uzależnienia procesów finansowych od jednego specjalisty.
Jeżeli jedna osoba zna strukturę rozliczeń, historię nietypowych transakcji i sposób działania systemów, jej dłuższa nieobecność może oznaczać poważny problem organizacyjny.
Co dzieje się, gdy księgowy zachoruje na kilka tygodni?
Kto przejmie obowiązki, jeśli złoży wypowiedzenie tuż przed zamknięciem miesiąca?
Gdzie znajduje się wiedza dotycząca nietypowych sposobów rozliczania poszczególnych operacji?
Przy jednoosobowej księgowości odpowiedzi na te pytania mogą być trudne.
Outsourcing ogranicza ryzyko personalne
W profesjonalnym biurze rachunkowym obsługa klienta powinna być oparta na zespole, procedurach oraz systemach dokumentujących wykonywane operacje.
Oznacza to, że nieobecność konkretnego księgowego nie musi powodować zatrzymania pracy.
Historia rozliczeń, dokumentacja oraz informacje dotyczące klienta są przechowywane w systemach organizacji, dzięki czemu możliwe jest zachowanie ciągłości obsługi także w przypadku zmian kadrowych.
Z punktu widzenia przedsiębiorcy jest to jeden z istotniejszych argumentów przemawiających za outsourcingiem.
Dostęp do kompetencji szerszych niż sama księgowość
Rozliczenia przedsiębiorstwa coraz częściej wymagają wiedzy wykraczającej poza klasyczną ewidencję dokumentów.
Firma może potrzebować wsparcia w zakresie:
-
podatków,
-
kadr i płac,
-
controllingu,
-
analiz finansowych,
-
integracji systemów,
-
automatyzacji,
-
KSeF,
-
procesów ERP,
-
raportowania zarządczego.
Jedna osoba rzadko posiada ekspercką wiedzę we wszystkich tych obszarach.
Co więcej, część zagadnień wymaga kompetencji lub uprawnień innych specjalistów. Księgowy nie zastępuje doradcy podatkowego w każdym zagadnieniu podatkowym, podobnie jak doradca podatkowy nie musi być specjalistą od integracji systemów finansowych.
W większych organizacjach świadczących outsourcing finansowo-księgowy klient może otrzymać dostęp do zespołu ekspertów z różnych dziedzin.
Przykładem takiego modelu jest TaxCoach, gdzie obsługę księgową uzupełniają kompetencje doradców podatkowych oraz specjalistów technologicznych. Pozwala to rozwiązywać bardziej złożone problemy bez konieczności każdorazowego poszukiwania kolejnego usługodawcy.
Technologia jako ukryty koszt księgowości
Cyfrowa księgowość wymaga dziś znacznie więcej niż zainstalowania programu do wystawiania faktur.
Rosnące znaczenie mają:
-
elektroniczny obieg dokumentów,
-
integracja z bankowością,
-
integracja z systemami sprzedażowymi,
-
automatyczne pobieranie danych,
-
cyfrowe archiwum,
-
kontrola jakości danych,
-
raportowanie,
-
systemy ERP,
-
automatyzacja procesów,
-
narzędzia wykorzystujące AI,
-
rozwiązania dostosowane do wymogów KSeF.
Firma posiadająca własny dział księgowy musi samodzielnie kupić, wdrożyć, utrzymywać i rozwijać takie rozwiązania.
W modelu outsourcingowym koszt technologii jest rozłożony pomiędzy wielu klientów usługodawcy. Dzięki temu nawet mniejsza firma może korzystać z rozwiązań, których samodzielne wdrożenie byłoby dla niej nieproporcjonalnie kosztowne.
Outsourcing księgowości – kiedy najbardziej się opłaca?
Zewnętrzna księgowość jest szczególnie atrakcyjna dla przedsiębiorstw, które chcą ograniczać koszty stałe i jednocześnie mieć dostęp do większego zaplecza kompetencyjnego.
Outsourcing warto rozważyć zwłaszcza wtedy, gdy firma:
-
dynamicznie rośnie,
-
nie chce budować od podstaw własnego działu finansowego,
-
potrzebuje łatwego skalowania obsługi,
-
chce ograniczyć ryzyko związane z nieobecnością pojedynczego pracownika,
-
potrzebuje dostępu do specjalistów podatkowych lub technologicznych,
-
planuje automatyzację procesów,
-
korzysta lub zamierza korzystać z systemu ERP,
-
chce skoncentrować zasoby zarządcze na swojej podstawowej działalności.
W takim przypadku miesięczna cena usługi jest tylko jednym z elementów decyzji. Znacznie ważniejsze może być to, ile czasu, ryzyka i inwestycji przedsiębiorstwo eliminuje dzięki przekazaniu procesów na zewnątrz.
Kiedy własny dział księgowy może być lepszym rozwiązaniem?
Outsourcing nie musi być najlepszą opcją dla każdej organizacji.
Wewnętrzny zespół finansowo-księgowy może mieć uzasadnienie w dużych przedsiębiorstwach posiadających rozbudowane i bardzo specyficzne procesy operacyjne.
Dotyczy to szczególnie sytuacji, w których dział finansowy musi na bieżąco współpracować z wieloma innymi jednostkami organizacji, uczestniczyć w codziennych decyzjach operacyjnych albo obsługiwać nietypowy model biznesowy wymagający stałego zaangażowania ekspertów.
Istnieje również model hybrydowy. Firma może pozostawić wewnątrz controlling, stanowisko dyrektora finansowego czy strategiczne funkcje finansowe, a księgowość transakcyjną, kadry lub wybrane procesy przekazać zewnętrznemu partnerowi.
Własna księgowość a outsourcing – co uwzględnić w rachunku kosztów?
Porównując oba modele, warto patrzeć na całkowity koszt funkcji księgowej, a nie wyłącznie na pojedynczą fakturę lub listę płac.
Dobry rachunek powinien uwzględniać pięć obszarów:
1. Ludzie Pensje, rekrutację, szkolenia, benefity, urlopy i zastępstwa.
2. Technologia Programy księgowe, ERP, integracje, cyberbezpieczeństwo, automatyzację i AI.
3. Organizacja Tworzenie procedur, nadzór, zarządzanie zespołem i kontrolę jakości.
4. Ryzyko Błędy, rotację, nieobecności, utratę wiedzy oraz problemy związane z terminowością rozliczeń.
5. Koszt alternatywny Czas właściciela i menedżerów, który zamiast na rozwój biznesu jest przeznaczany na budowę oraz utrzymanie zaplecza księgowego.
Dopiero takie zestawienie pozwala odpowiedzieć na pytanie, który wariant jest ekonomicznie korzystniejszy dla konkretnego przedsiębiorstwa.
Podsumowanie: własny dział księgowy czy biuro rachunkowe?
Dla wielu firm z sektora MŚP outsourcing księgowości może być bardziej efektywnym rozwiązaniem niż tworzenie własnego działu od podstaw.
Najważniejszą korzyścią nie musi być jednak sama niższa cena.
Firma otrzymuje dostęp do zespołu, technologii, procedur oraz dodatkowych kompetencji, a jednocześnie ogranicza ryzyko związane z rotacją i nieobecnościami pracowników.
Własny dział księgowy może natomiast mieć przewagę w większych organizacjach, w których finanse są silnie powiązane z nietypowymi procesami operacyjnymi i wymagają stałej obecności specjalistów wewnątrz przedsiębiorstwa.
Dlatego zamiast pytać wyłącznie „ile kosztuje księgowy?”, warto zadać inne pytanie:
ile naprawdę kosztuje firmę zorganizowanie całej księgowości samodzielnie?
Jeśli zainteresował Cię ten wpis, sprawdź naszą ofertę i przeczytaj jak możemy Ci pomóc:
Podsumowanie
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czy outsourcing księgowości jest tańszy niż zatrudnienie księgowego?
W wielu małych i średnich firmach outsourcing może być tańszy, ponieważ przedsiębiorca nie ponosi bezpośrednio kosztów rekrutacji, urlopów, zastępstw, infrastruktury, części oprogramowania czy utrzymywania pełnego zespołu specjalistów. Rzeczywista opłacalność zależy jednak od skali działalności, liczby dokumentów oraz zakresu potrzebnej obsługi.
Co jest największym ukrytym kosztem własnej księgowości?
Do najczęściej pomijanych kosztów należą rekrutacja i rotacja pracowników, oprogramowanie, szkolenia, zastępstwa, utrzymanie infrastruktury IT, zarządzanie procesami oraz czas kadry kierowniczej poświęcany na nadzorowanie działu.
Jakie są zalety outsourcingu księgowości?
Najważniejsze zalety to możliwość skalowania obsługi, ograniczenie ryzyka związanego z nieobecnością jednej osoby, dostęp do szerszego zespołu specjalistów, wykorzystanie nowoczesnych technologii oraz bardziej przewidywalny model kosztowy.
Czy biuro rachunkowe może zastąpić wewnętrzny dział księgowy?
W wielu firmach z sektora MŚP – tak. Zakres outsourcingu może obejmować znaczną część procesów księgowych, podatkowych i kadrowych. W większych przedsiębiorstwach często sprawdza się natomiast model hybrydowy, w którym część funkcji finansowych pozostaje wewnątrz organizacji.
Kiedy warto stworzyć własny dział księgowy?
Własny dział może być uzasadniony przede wszystkim w dużych organizacjach posiadających złożone, nietypowe procesy, które wymagają codziennego zaangażowania zespołu finansowego w działalność operacyjną przedsiębiorstwa.
Czy outsourcing księgowości ogranicza ryzyko związane z urlopami i zwolnieniami?
Tak, jeżeli usługodawca pracuje w modelu zespołowym i posiada odpowiednie procedury zastępstw. Wówczas rozliczenia firmy nie są uzależnione wyłącznie od dostępności jednej osoby.
Czy outsourcing księgowości może obejmować KSeF i automatyzację?
Tak. Nowoczesne biura rachunkowe mogą obsługiwać elektroniczny obieg dokumentów, integracje z systemami przedsiębiorstwa, procesy związane z KSeF oraz automatyzację części prac księgowych. Dokładny zakres zależy od wybranego usługodawcy.
Jak porównać koszt biura rachunkowego z własną księgowością?
Należy porównać nie tylko miesięczny abonament z wynagrodzeniem pracownika, ale całkowity koszt obu modeli. Po stronie własnego działu warto uwzględnić pensje, koszty pracodawcy, oprogramowanie, sprzęt, szkolenia, rekrutację, zastępstwa, zarządzanie, doradztwo specjalistyczne oraz ryzyko błędów i rotacji.
Co wybrać w małej firmie: księgowego na etat czy biuro rachunkowe?
Jeżeli przedsiębiorstwo nie wymaga codziennej obecności księgowego i chce zachować elastyczność kosztową, outsourcing często jest rozwiązaniem wartym rozważenia. Przed decyzją należy jednak porównać zakres usług, sposób komunikacji, technologię, odpowiedzialność oraz kompetencje zespołu obsługującego firmę.
Zaciekawił Cię ten wpis?
Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, będziemy Ci raz w tygodniu wysyłać informacje o nowych wpisach.
Umów się na bezpłatną konsultację
Rozwijaj firmę dzięki rachunkowości połączonej z doradztwem:
lub
