Krajowy System e-Faktur (KSeF) obowiązkowy od 2026 r. - co warto wiedzieć?
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie, które ma być kolejnym krokiem w kierunku krajowej digitalizacji i usprawnienia procesów fiskalnych. Na razie system ten jest przy tym w pełni dobrowolny, jednak już w przyszłym roku stanie się obowiązkowy i to dla bardzo szerokiego kręgu podmiotów. Co warto wiedzieć o Krajowym Systemie e-Faktur już teraz i kiedy system ten będzie musiał być obowiązkowo wdrożony przez każdą zarejestrowaną w Polsce firmę? Zapraszamy do lektury!
Co to jest KSeF i faktura ustrukturyzowana? Krajowy System e-Faktur – czyli jedno miejsce do elektronicznego fakturowania dla wszystkich
Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to system, który umożliwia wystawianie, udostępnianie i odbieranie ustrukturyzowanych faktur.
Faktury ustrukturyzowane to natomiast takie, które mają jeden określony z góry wzór i jeden format. Cechy te, według założeń, mają pozwolić na sprawne ich wystawianie, przetwarzanie i odbieranie oraz automatyczną weryfikację, która znacząco przyspieszy wszelkie krajowe procesy fiskalne. Jeden system ma przy tym ułatwić rozliczanie faktur korygujących oraz pozwolić na automatyczną archiwizację wszystkich faktur ustrukturyzowanych przez okres 10 lat.
Warto przy tym wiedzieć, że KSeF funkcjonuje już od końcówki 2021 r. Wtedy właśnie wystartował jego pilotaż. Od stycznia 2022 r. dla każdej osoby prowadzącej działalność gospodarczą dostępny jest natomiast Krajowy System e-Faktur w wersji pełnej i darmowej, choć wciąż całkowicie dobrowolnej.
Ta ostatnia cecha KSeF-u już niedługo się jednak zmieni. Wielkimi krokami zbliżają się bowiem terminy wprowadzające obowiązek wystawiania e-faktur ustrukturyzowanych.
Obowiązkowe e-fakturowanie, czyli KSeF w wersji obligatoryjnej – od kiedy dokładnie? 2026
Pierwszy taki termin czeka nas już za około 9 miesięcy. Dokładnie od 1 lutego 2026 r. KSeF ma stać się bowiem obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (razem z kwotą podatku) przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwotę 200 mln zł.
Pozostali przedsiębiorcy na wdrożenie do swoich firm Krajowego Systemu e-Faktur wcale nie będą jednak mieć dużo więcej czasu… Obowiązek taki spadnie na nich już 2 miesiące później, a więc 1 kwietnia 2026 r.
Od tej daty z KSeF, co do zasady, korzystać więc będą musieli wszyscy prowadzący w Polsce działalność gospodarczą i to bez względu na to, czy są zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT, czy też z podatku tego są zwolnieni.
Ministerstwo Finansów jednocześnie nie wyklucza, że w przyszłości elektroniczne faktury KSeF wystawiać będą mogły także osoby prywatne.
Jak działa KSeF? Wystawianie faktur w KSeF. Krajowy System e-Faktur 2026 – jak wdrożyć w firmie?
Krajowy System e-Faktur to rozwiązanie w pełni elektroniczne. Jak dokładnie działa i czy jego wdrożenie jest procesem trudnym?
KSeF z pomocą zintegrowanego oprogramowania pozwala wystawiać i udostępniać faktury elektroniczne w formacie XML, weryfikując przy tym, czy na pewno są one zgodne z odgórnym standardem i nadając każdej z nich unikalny numer.
Wystawienie i udostępnienie faktury przez KSeF dla wystawcy oznacza przy tym uzyskanie UPO (czyli urzędowego poświadczenia odbioru), natomiast odbiorcy daje możliwość jej pobrania po zalogowaniu się w systemie lub podaniu danych dotyczących samej faktury.
Samo korzystanie z KSeF-u nie jest więc niczym trudnym. Jego wdrożenie w firmie to natomiast proces, przez który trzeba przejść w sposób przemyślany i kompleksowy. Wymaga to bowiem dostosowania dotychczasowych procedur księgowych oraz wykorzystywanych w firmie systemów i programów.
Mając przy tym na uwadze, że data wdrożenia obowiązkowego KSeF-u zbliża się nieubłaganie, już teraz warto podjąć pierwsze związane z tym kroki (w tym przede wszystkim te sprowadzające się do analizy przepisów i wytycznych opublikowanych przez Ministerstwo Finansów).
Zmiany związane z KSeF Cię przerażają? Ta, jak i każda inna zmiana przepisów, wymaga analizy oraz dostosowania prowadzonego biznesu.
Jeżeli potrzebujesz w tym zakresie pomocy, zachęcamy do sprawdzenia naszej oferty. Skontaktuj się z nami już dziś i uzyskaj kompleksowe wsparcie dla księgowości swojej firmy!
