E-Doręczenia - Obowiązek wprowadzenia przez przedsiębiorców
W dobie cyfryzacji coraz więcej procesów przenosi się do świata online, co nie omija również sposobów prowadzenia korespondencji. Jednym z ważniejszych kroków w tej rewolucji jest wprowadzenie usługi e-Doręczeń, czyli elektronicznego odpowiednika listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. W artykule wyjaśniamy, czym są e-Doręczenia, kto jest zobowiązany do ich stosowania, jakie terminy obowiązują oraz jakie korzyści mogą wyniknąć z wdrożenia tego rozwiązania.
Czym są e-Doręczenia?
e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru przesyłanie korespondencji elektronicznej z gwarancją doręczenia oraz potwierdzeniem odbioru.
Dzięki e-Doręczeniom obywatele, firmy oraz podmioty publiczne mogą prowadzić wymianę dokumentów bez konieczności odwiedzania urzędów czy stania w kolejkach na poczcie. Usługa ta znacząco upraszcza procesy komunikacyjne i jest kluczowym elementem cyfryzacji administracji publicznej w Polsce.
Dla kogo są e-Doręczenia?
e-Doręczenia dedykowane są dla czterech głównych grup:
-
Obywatele: Dzięki tej usłudze każdy z nas wkrótce będzie mógł odbierać listy polecone z urzędów przez Internet, eliminując potrzebę awizo czy wizyt na poczcie.
-
Przedsiębiorcy: Firmy zarejestrowane w CEIDG i KRS będą miały obowiązek korzystania z e-Doręczeń w określonych terminach.
-
Podmioty publiczne: Od 1 stycznia 2025 r. administracja publiczna, jednostki budżetowe oraz inne podmioty państwowe będą zobowiązane do korzystania z e-Doręczeń.
-
Osoby wykonujące zawody zaufania publicznego: Także od 2025 roku e-Doręczenia staną się obowiązkowe dla tej grupy zawodowej.
Kogo i od kiedy dotyczy obowiązek e-Doręczeń?
Obowiązek korzystania z e-Doręczeń został wprowadzony stopniowo, z uwzględnieniem specyfiki różnych grup użytkowników:
-
Spółki prawa handlowego:
- Zarejestrowane w KRS do końca 2024 r. – termin aktywacji do 1 kwietnia 2025 r.
- Zarejestrowane w KRS od 1 stycznia 2025 r. – obowiązek od momentu rejestracji.
-
Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG:
- Wpisani przed 2025 r. – termin aktywacji do 1 października 2026 r.
- Wpisani przed 2025 r., ale wprowadzający zmiany w CEIDG po 30 czerwca 2025 r. – obowiązek od 1 lipca 2025 r.
- Wpisani od 2025 r. – obowiązek od momentu rejestracji.
-
Podmioty publiczne:
- Od 1 stycznia 2025 r., z okresem przejściowym do końca tego samego roku.
Jakie korzyści dają e-Doręczenia?
1. Oszczędność czasu i pieniędzy
Zamiast tradycyjnego listu poleconego, cała korespondencja odbywa się online. To oznacza brak kolejek, kosztów przesyłki i straty czasu na wizyty w urzędach czy na poczcie.
2. Bezpieczeństwo i wiarygodność
e-Doręczenia zapewniają gwarancję dostarczenia dokumentu oraz potwierdzenie odbioru. Każdy dokument przesłany w ten sposób ma moc prawną równoważną tradycyjnym przesyłkom.
3. Transparentność i uporządkowanie procesów
Dzięki centralnej bazie adresów elektronicznych (BAE) możliwe jest śledzenie i kontrola wszystkich przesyłek.
4. Ekologia
Mniej tradycyjnych przesyłek papierowych to mniejsze zużycie papieru i ograniczenie emisji związanych z transportem pocztowym.
Jak założyć adres do e-Doręczeń?
Proces zakładania adresu do e-Doręczeń jest prosty, ale wymaga przestrzegania określonych kroków:
-
Złożenie wniosku:
Należy złożyć elektroniczny wniosek o utworzenie adresu na wybranej platformie e-Doręczeń. -
Wyznaczenie administratora skrzynki:
W przypadku spółek wymagane jest wskazanie osoby odpowiedzialnej za obsługę korespondencji. -
Podpis elektroniczny:
Wniosek musi być podpisany przez osoby uprawnione do reprezentowania firmy (np. profilem zaufanym). -
Aktywacja skrzynki:
Po weryfikacji i aktywacji adres zostaje wpisany do BAE, co umożliwia rozpoczęcie korzystania z e-Doręczeń.
Jak się przygotować do e-Doręczeń?
Wdrożenie e-Doręczeń wymaga nie tylko założenia adresu, ale także dostosowania procedur wewnętrznych. Ważne jest, aby odpowiednio wcześniej:
- Zapewnić system monitorowania korespondencji elektronicznej.
- Przeszkolić pracowników odpowiedzialnych za obsługę e-Doręczeń.
- Zaktualizować dane w rejestrach (CEIDG/KRS) oraz w BAE w przypadku zmian danych firmy.
Jeśli Twoja firma potrzebuje wsparcia w zakresie rejestracji i wdrożenia e-Doręczeń, zachęcamy do skorzystania z usług naszego biura rachunkowego TaxCoach. Nasz zespół pomoże Ci przejść przez cały proces oraz zadba o zgodność z przepisami prawa.
