Większość przedsiębiorstw decyduje się na powierzenie swojej księgowości specjaliście. Samodzielnie prowadzona księgowość zdarza się sporadycznie, głównie wśród małych firm jednoosobowych. W przypadku większych firm istnieją dwie tendencje: zatrudnienie własnego księgowego na etat lub skorzystanie ze wsparcia większego biura rachunkowego. Sprawdźmy, które rozwiązanie jest najkorzystniejsze z punktu widzenia przedsiębiorcy.<o :p></o>
Księgowa na etacie – zalety i wady
Takie rozwiązanie jest często wybierane przez większe firmy, które mogą sobie pozwolić na zatrudnienie dodatkowego pracownika. Jednak to również duże firmy często potrzebują obsługi specjalistów wielu dziedzin, czego nie może zapewnić jedna osoba.
Zalety księgowej na etacie:
● poczucie bezpieczeństwa i kontroli – dedykowany pracownik, który przeszedł rekrutację na stanowisko księgowego, może być postrzegany jako opcja bezpieczniejsza niż zewnętrzne biuro rachunkowe,
● szybszy dostęp do informacji – księgowa jest dostępna na miejscu, dlatego odpowiedź można uzyskać natychmiast,
● lepsza znajomość specyfiki firmy – księgowa na etacie pracuje tylko dla jednej firmy, dlatego bardzo dobrze zna jej specyfikę i potrafi dopasować dedykowane rozwiązania.
Wady księgowej na etacie:
● dodatkowe koszty – dotyczy to nie tylko wynagrodzenia dla pracownika, lecz również kosztów związanych z utworzeniem miejsca pracy, zakupem sprzętu i oprogramowania czy opłat za szkolenia,
● problemy z księgowością podczas nieobecności – w czasie urlopu lub choroby księgowego mogą wystąpić problemy z prawidłowym rozliczaniem finansów firmy,
● mniejsza odpowiedzialność – w przypadku błędów w księgowości możemy starać się o odszkodowanie, którego maksymalna wysokość nie przewyższa kwoty 3-miesięcznego wynagrodzenia księgowej,
● brak multidyscyplinarności – księgowa specjalizuje się w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, dlatego jej oferta jest bardziej okrojona niż oferta biura rachunkowego.
Zapisz się do newslettera
Zostaw swój adres e-mail i otrzymuj raz w tygodniu poradniki wspierające rozwój Twojej firmy
Biuro rachunkowe – zalety i wady
Na korzystanie z usług zewnętrznego biura rachunkowego decyduje się coraz więcej firm – zwłaszcza tych, które mają obowiązek prowadzenia pełnej księgowości. Dostęp do intuicyjnego panelu klienta, kontakt online i niższe koszty usług księgowych przyciągają szczególnie młodych przedsiębiorców, którzy są otwarci na nowoczesne rozwiązania.
Zalety biura rachunkowego:
● niższe koszty – nie musisz płacić za sprzęt, oprogramowanie, szkolenia i tworzenie miejsca pracy, a wyłącznie za usługi księgowe (odchodzą też koszty związane z wynagrodzeniem pracownika oraz odprowadzaniem składek),
● nowoczesne metody – biura rachunkowe stosują bardziej zaawansowane systemy niż samodzielni księgowi, m.in. panel klienta (dostęp do dokumentów księgowych 24/7), dedykowany opiekun czy czat,
● ciągłość obsługi księgowej – nie musisz się martwić o swoją księgowość podczas urlopu pracownika, gdyż biuro rachunkowe odpowiada za ciągłość obsługi,
● większa odpowiedzialność – w przypadku błędów w księgowości możesz uzyskać wysokie odszkodowanie z polisy OC biura rachunkowego,
● multidyscyplinarność – biuro rachunkowe zatrudnia multidyscyplinarny zespół specjalistów, którzy są ekspertami w różnych dziedzinach,
● najlepsi specjaliści – biuro rachunkowe nie może sobie pozwolić na utratę renomy, dlatego zatrudnia wyłącznie najlepszych ekspertów.
Wady biura rachunkowego:
● problemy z zaufaniem – wiele firm boi się powierzyć swoje finanse zewnętrznej firmie, dlatego bardzo istotny jest research i korzystanie z usług doświadczonych i renomowanych biur rachunkowych,
● możliwe problemy z komunikacją – kontakt z biurem odbywa się zwykle w formie elektronicznej lub telefonicznej, dlatego nie jest to opcja popularna wśród firm, które preferują kontakt osobisty,
● mniejsza znajomość specyfiki firmy – biuro rachunkowe obsługuje wiele podmiotów, dlatego nie jest w stanie w 100% zaangażować się w działalność firmy.
Księgowa plus biuro rachunkowe – czy to ma sens?
Rozwiązaniem alternatywnym może być połączenie pracy księgowej z pracą biura rachunkowego. Jest to szczególnie przydatne w takich sytuacjach, jak urlop czy zwolnienie lekarskie. Jeśli zatrudniamy jedną księgową, musimy mieć świadomość, że przez co najmniej 20 dni w roku będzie ona przebywała na urlopie, nie mówiąc już o nieprzewidzianych sytuacjach, takich jak choćby choroba. Z tego względu musimy mieć plan awaryjny – w postaci zastępcy księgowego (dodatkowy etat) lub współpracy z biurem rachunkowym.
Warto jednak pamiętać, że ta druga opcja może być nieco kłopotliwa, zwłaszcza gdy potrzebujemy pilnej pomocy. Biuro rachunkowe musi bowiem zapoznać się nie tylko z profilem naszej działalności, lecz również z dotychczas prowadzoną księgowością. Jeśli chodzi o wyłączną współpracę z biurem rachunkowym, nie musimy się martwić tym, że księgowy pójdzie na urlop, zachoruje lub zrezygnuje z pracy – biuro samodzielnie zadba o profesjonalne zastępstwo bez utraty jakości usług.
Odpowiedzialność księgowego i biura rachunkowego
Księgowy ponosi odpowiedzialność za nienależyte wykonanie pracy. Odpowiedzialność księgowego regulują art. 77 i 79 ustawy o rachunkowości, w których znajdziemy konkretne przykłady karane grzywną lub karą pozbawienia wolności (m.in. nieprowadzenie ksiąg rachunkowych, prowadzenie ich wbrew przepisom ustawy czy podawanie nierzetelnych danych w księgach).
Jeśli księgowy popełnił błąd, który negatywnie wpłynął na prowadzenie działalności firmy, przedsiębiorca ma prawo ubiegać się o odszkodowanie. W przypadku księgowego na etacie nie może ono jednak przewyższać kwoty 3-miesięcznego wynagrodzenia, które przysługiwało pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody. Znacznie korzystniejszy jest wybór biura rachunkowego, które posiada aktualną polisę OC – w takim przypadku przedsiębiorca może liczyć na wyższe odszkodowanie, nawet do kilkuset tysięcy złotych.
Jeśli zainteresował Cię ten wpis, sprawdź naszą ofertę i przeczytaj jak możemy Ci pomóc:
Podsumowanie
Biuro rachunkowe TaxCoach tworzy ponad 40 specjalistów wielu dziedzin, m.in. księgowych, specjalistów ds. kadr i płac, doradców podatkowych oraz dyrektorów finansowych. Multidyscyplinarny zespół zapewnia kompleksowe wsparcie związane z księgowością, a przy tym oferuje różnorodne rozwiązania pomagające w prowadzeniu biznesu.<o :p></o>
Zaciekawił Cię ten wpis?
Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, będziemy Ci raz w tygodniu wysyłać informacje o nowych wpisach.
Umów się na bezpłatną konsultację
Rozwijaj firmę dzięki rachunkowości połączonej z doradztwem:
lub
