Obowiązkowy KSeF wchodzi w życie już 1 lutego 2026 roku! Rewolucja w fakturowaniu dosłownie teraz staje się więc faktem i dla przedsiębiorców wiąże się z wieloma nowymi zobowiązaniami. Co jednak grozi tym, którzy nie zdążą wdrożyć KSeF-u w swojej firmie na czas? O tym w niniejszym artykule!
Obowiązkowy KSeF od 1 lutego 2026 roku – czy dla wszystkich? Procedura wdrożenia obowiązkowego KSeF-u oraz okres przejściowy
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur to przygotowany przez Ministerstwo Finansów system, który służy do wystawiania, udostępniania i odbierania faktur ustrukturyzowanych.
Od 1 lutego 2026 roku KSeF stanie się przy tym obowiązkowy dla wszystkich firm, które w 2024 r. osiągnęły obrót przekraczający 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur przez Krajowy System e-Faktur obejmie natomiast pozostałych przedsiębiorców. Wyjątkiem są jedynie najmniejsze firmy o wartości sprzedaży nieprzekraczającej miesięcznie 10 tys. zł brutto. Takie podmioty ze zwolnienia z opisywanego obowiązku mogą korzystać aż do końca 2026 roku.
Oznacza to, że obecnie jesteśmy w okresie przejściowym, a pełne wdrożenie systemu KSeF dla wszystkich firm w Polsce czeka nas dopiero 1 stycznia 2027 roku. W praktyce jednak obowiązki związane z KSeF zaczynają się już 1 lutego br. i to nie tylko dla największych podmiotów...
Sankcje za niewdrożenie KSeF w terminie oraz kary za błędy w KSeF (faktura wystawiona poza KSeF, wystawienie faktury niezgodnie ze wzorem w trakcie awarii czy niedostępności systemu, brak integracji) – art. 106ni ustawy o VAT (od 1 stycznia 2027 r.)
Skoro powiedzieliśmy o obowiązkach związanych z wdrożeniem obowiązkowego systemu KSeF to niejako samo nasuwa się pytanie: „co grozi za niewdrożenie KSeF w terminie?” oraz: „co grozi za nieprzestrzeganie zasad związanych z KSeF?”.
O sankcjach pieniężnych grożących podatnikom w zakresie KSeF mówi nam art. 106ni ustawy o VAT. W przepisie tym przeczytać możemy o trzech podstawowych naruszeniach zasad KSeF:
- Braku wystawienia faktury ustrukturyzowanej przez Krajowy System e-Faktur pomimo takiego obowiązku;
- Wystawieniu faktury niezgodnie z udostępnionym wzorem w trakcie trwania awarii KSeF oraz niedostępności tego systemu, a także wtedy, gdy z innego powodu niemożliwe jest wystawienie faktury ustrukturyzowanej;
- Braku przesłania w wymaganym terminie faktury do systemu KSeF.
Za powyższe uchybienia, zgodnie z art. 106ni ust. 1 ustawy o VAT, grozi do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF lub do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze (w przypadku faktury bez wyszczególnionego podatku VAT).
Kara ta nakładana jest przez naczelnika urzędu skarbowego w drodze decyzji i uiszczona musi zostać w terminie 14 dni od dnia jej doręczenia.
Trzeba jednak zauważyć, że cały opisany wyżej przepis art. 106ni ustawy o VAT wchodzi w życie dopiero 1 stycznia 2027 roku. Oznacza to, że przedsiębiorcy, którzy nie zdążą wdrożyć systemu KSeF na czas, przynajmniej w obecnym roku nie muszą jeszcze obawiać się kar administracyjnych w tym zakresie...
Zapisz się do newslettera
Zostaw swój adres e-mail i otrzymuj raz w tygodniu poradniki wspierające rozwój Twojej firmy
KSeF a sankcje KKS — odpowiedzialność karno-skarbowa związana z fakturowaniem (np. za niewystawienie czy nierzetelne wystawienie faktury)
Nie wolno jednak zapominać o innych sankcjach, które związane są z nierzetelnym i błędnym fakturowaniem (także w zakresie KSeF). Mowa tu o funkcjonujących wciąż przepisach Kodeksu karnego skarbowego, w tym w szczególności artykule 62 tej ustawy, który nakłada następujące kary za naruszenia procedury rachunkowej:
- Karę grzywny do 180 stawek dziennych za niewystawienie faktury, wystawienie jej w sposób wadliwy albo odmówienie jej wydania;
- Karę grzywny do 180 stawek dziennych za nieprzechowywanie wystawionej lub otrzymanej faktury pomimo takiego obowiązku;
- Karę grzywny do 180 stawek dziennych za dokonanie sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo brak wydania dokumentu z kasy rejestrującej;
- Karę grzywny do 720 stawek dziennych albo karę pozbawienia wolności na czas nie krótszy od roku, albo obie kary łącznie za nierzetelne (czyli niezgodne z rzeczywistością) wystawienie faktury;
- Karę grzywny do 720 stawek dziennych albo karę pozbawienia wolności na czas nie krótszy od roku, albo obie kary łącznie za posługiwanie się nierzetelnie wystawioną fakturą;
- Karę grzywny do 720 stawek dziennych albo karę pozbawienia wolności, albo obie kary łącznie za nierzetelne wystawienie faktury albo za posługiwanie się nierzetelnie wystawioną fakturą z wynikającą z niej kwotą podatku małej wartości.
O powyższych karach związanych z ustawą o KKS koniecznie trzeba pamiętać, gdyż te można otrzymać już w tym roku – także wtedy, gdy naruszenie pośrednio dotyczyć będzie Krajowego Systemu e-Faktur (na przykład, gdy wadliwa czy nierzetelna faktura zostanie wystawiona przy wykorzystaniu nowego systemu).
W latach kolejnych, kiedy w życie wejdzie już przepis art. 106ni ustawy o VAT, potencjalnych kar związanych z nieprawidłowym fakturowaniem będzie natomiast jeszcze więcej...
Warto jednak zaznaczyć, że za ten sam czyn nie będzie można dostać dwóch różnych sankcji, a więc zarówno kary administracyjnej z art. 106ni ustawy o VAT, jak i karnoskarbowej z art. 62 ustawy o KKS.
Jeśli zainteresował Cię ten wpis, sprawdź naszą ofertę i przeczytaj jak możemy Ci pomóc:
Podsumowanie
KSeF a odpowiedzialność przedsiębiorcy – co grozi za niewdrożenie KSeF w terminie? Kary administracyjne oraz KKS
Za nierzetelne lub błędne fakturowanie już dziś grożą poważne sankcje. Opisane są one szczegółowo przede wszystkim w art. 62 ustawy o KKS. Mowa tu zwłaszcza o braku wystawienia faktury mimo takiego obowiązku, wystawieniu jej w sposób wadliwy lub nierzetelny (czyli niezgodny z prawdą) czy odmówieniu jej wydania. Karą za takie naruszenia może być kara grzywny lub nawet kara pozbawienia wolności (a w niektórych sytuacjach obie te kary łącznie).
Od 1 stycznia 2027 roku do potencjalnych kar za nieprawidłowe fakturowanie dojdą także te związane z nieprzestrzeganiem zasad KSeF. Artykuł 106ni ustawy o VAT wskazuje w tym zakresie na karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku VAT – karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności z tej faktury.
Zaciekawił Cię ten wpis?
Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, będziemy Ci raz w tygodniu wysyłać informacje o nowych wpisach.
Umów się na bezpłatną konsultację
Rozwijaj firmę dzięki rachunkowości połączonej z doradztwem:
lub
