Jak rozliczyć zakup sprzętu IT dla firmy w 2025 r.?
Laptop, komputer, monitor, drukarka czy router – to tylko niektóre sprzęty IT, które dla wielu nowoczesnych firm są nieuchronnymi inwestycjami, bez których nie można działać w sposób efektywny. Jak przy tym rozliczyć tego typu zakup w 2025 r.? Czy można zaliczyć go jednorazowo do kosztów uzyskania przychodów, czy też należy go amortyzować? Zapraszamy do lektury artykułu pt. „Jak rozliczyć zakup sprzętu IT dla firmy w 2025 r.?”.
Kluczowe cechy sprzętu IT, czyli jego wartość i przewidywany okres używania
Zgodnie z treścią art. 22a ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy o PIT: maszyny, urządzenia i środki transportu oraz inne przedmioty o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, które wykorzystywane są przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, podlegają amortyzacji.
Zgodnie z kolei z art. 22d tej samej ustawy: „Podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku […], których wartość początkowa […] nie przekracza 10 000 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania”.
Powyższe przepisy w kontekście rozpatrywanego w niniejszym artykule pytania o to, jak rozliczyć zakup sprzętu IT dla firmy w 2025 r., wskazują nam więc na dwa kluczowe cechy takich urządzeń.
Pierwsza z tych cech to okres używania, a druga to wartość.
Dlaczego akurat te cechy są tak ważne? Dlatego, że mają one wpływ na to, czy dany sprzęt IT będziemy uznawać za środek trwały podlegający obowiązkowej amortyzacji.
Takim właśnie środkiem trwałym będzie bowiem urządzenie, które spełni jednocześnie dwa warunki:
- Jego przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok;
- Jego wartość początkowa przekracza 10 000 zł (netto – w przypadku przedsiębiorcy, który jest czynnym podatkiem VAT, bądź brutto – w przypadku podatników zwolnionych z tego podatku).
Spełnienie obydwu powyższych warunków powoduje, że sprzęt musi zostać obowiązkowo wprowadzony do ewidencji środków trwałych i być odpowiednio amortyzowany. Brak spełnienia przynajmniej jednego daje nam natomiast nieco szersze możliwości…
Zakup sprzętu IT dla firmy do 10 000 zł – jak rozliczyć?
Zakup sprzętu IT o wartości nieprzekraczającej 10 000 zł (netto bądź brutto – w zależności od statusu VAT przedsiębiorcy) daje następujące możliwości rozliczenia takiej inwestycji:
- Zaliczenie zakupu bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu jednorazowo – w miesiącu oddania sprzętu do użytkowania (bez wpisu do ewidencji środków trwałych);
- Wprowadzenie zakupionego sprzętu IT do ewidencji środków trwałych i dokonywanie w stosunku do niego planowych odpisów amortyzacyjnych w ustalonym okresie amortyzacji;
- Wprowadzenie zakupionego sprzętu IT do ewidencji środków trwałych i zamortyzowanie go jednorazowo – w miesiącu oddania do używania albo w miesiącu następnym (zgodnie z treścią art. 22f ust. 3 ustawy o PIT).
Zakup sprzętu IT o wartości początkowej przekraczającej 10 000 zł – 2025 r.
Wartość zakupionego sprzętu IT przekracza 10 000 zł? W takim razie sprzęt ten, co do zasady, musimy ująć w ewidencji środków trwałych.
Następnie natomiast musimy go właściwie zamortyzować. Do wyboru mamy w tym przypadku:
- Amortyzację metodą liniową (odbywającą się zgodnie ze stawkami amortyzacyjnymi zawartymi w załączniku do ustawy o PIT);
- Amortyzację metodą liniową indywidualną (gdy nabyty środek trwały jest używany lub ulepszony);
- Amortyzację metodą liniową przyspieszoną (która dotyczy jednak wyłącznie środków trwałych wykorzystywanych w sposób szczególny);
- Amortyzację metodą degresywną;
- Jednorazową amortyzację, która stanowi pomoc de minimis dla przedsiębiorców małych i takich, którzy w danym roku dopiero rozpoczynają swoją działalność gospodarczą;
- Jednorazową amortyzację przy zakupie fabrycznie nowych środków trwałych (a więc amortyzację z art. 22k ust. 14 ustawy o PIT).
Zakup sprzętu IT o wartości przekraczającej 10 000 zł, ale o planowanym okresie używania nieprzekraczającym roku
Należy pamiętać przy tym, że może zdarzyć się sytuacja, w którym jako przedsiębiorca kupujemy sprzęt IT o wartości przekraczającej 10 000 zł, ale planujemy, że będziemy go wykorzystywać w naszej firmie nie dłużej niż rok (na przykład ze względu na kontrakt podpisany z klientem na krótszy czas). Co w takim przypadku?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, zakupiony przez nas sprzęt w takiej sytuacji nie musi być wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Jednocześnie jednorazowo możemy zaliczyć go do kosztów uzyskania przychodów (i to nawet gdy jego wartość przekracza 10 000 zł!).
Musimy jednak uważać, gdyż jeżeli mimo braku takiego planu, ostatecznie okres używania zakupionego sprzętu IT przekroczy rok, to zgodnie z treścią art. 22e ustawy o PIT, już w pierwszym miesiącu następującym po miesiącu, w którym ten rok upłynął, będziemy zobowiązani do:
- Zaliczenia rozpatrywanego sprzętu IT do środków trwałych (w cenie nabycia albo koszcie wytworzenia);
- Zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów o różnicę między ceną nabycia lub kosztem wytworzenia a kwotą odpisów amortyzacyjnych, przypadającą na okres ich dotychczasowego używania, obliczonych dla środków trwałych przy zastosowaniu stawek amortyzacyjnych określonych w Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych (stanowiącym załącznik do ustawy o PIT);
- Zastosowania właściwych stawek amortyzacji (określonych w Wykazie rocznych stawek amortyzacyjnych) w całym okresie dokonywania odpisów amortyzacyjnych;
- Wpłacenia w terminie do 20 dnia tego miesiąca, do urzędu skarbowego kwotę odsetek naliczonych od dnia zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie składników majątku do dnia, w którym okres ich używania przekroczył rok;
- Wykazania naliczonej kwoty odsetek w odpowiednim zeznaniu.
Planujesz zakup sprzętu IT dla swojej firmy w 2025 r.? Aby nie mieć wątpliwości co do poprawności rozliczenia takiej transakcji, warto sięgnąć po pomoc wykwalifikowanych doradców.
Takich właśnie specjalistów znajdziesz w biurze rachunkowym TaxCoach! Skontaktuj się z nami już dziś i uzyskaj kompleksowe wsparcie dla swojej firmy w zakresie księgowości, ale także między innymi: kadr i płac, doradztwa podatkowego czy wirtualnego biura.
.png)
