Ile projektów jednocześnie to optymalna liczba? Wpływ wielozadaniowości na wydajność pracy
Współczesny rynek pracy wymaga od pracowników coraz większej elastyczności. W wielu branżach powszechnie oczekuje się umiejętności pracy nad wieloma zadaniami jednocześnie, a ogłoszenia rekrutacyjne często zawierają frazy takie jak „prowadzenie kilku projektów równolegle” czy „praca pod presją czasu”. W praktyce oznacza to, że wiele osób mierzy się na co dzień z koniecznością jednoczesnego realizowania różnych obowiązków. Warto więc zastanowić się, jak taka forma pracy wpływa na efektywność i gdzie leży granica optymalnej liczby projektów.
Czym jest multitasking?
Multitasking, czyli wielozadaniowość, to umiejętność wykonywania więcej niż jednego zadania w tym samym czasie. W kontekście zawodowym, oznacza to często jednoczesne prowadzenie kilku projektów, reagowanie na bieżące potrzeby zespołu oraz zarządzanie priorytetami. Pojęcie to pochodzi z informatyki, gdzie odnosiło się do zdolności procesora do obsługi wielu procesów równolegle. Jednak mózg człowieka funkcjonuje inaczej niż komputer.
W praktyce jednoczesne wykonywanie dwóch złożonych zadań poznawczych jest niemożliwe. Ludzki mózg nie pracuje równolegle, lecz sekwencyjnie – oznacza to, że przełącza się między zadaniami, co generuje tzw. koszt przełączania. Ten koszt to utrata czasu i energii potrzebnych na ponowne skupienie się i przypomnienie kontekstu zadania.
Wpływ wielozadaniowości na wydajność
Badania prowadzone przez m.in. Joshua Rubinsteina, Davida Meyera i Jeffreya Poldracka wykazują, że ciągłe przełączanie się pomiędzy zadaniami może skutkować stratą nawet do 40% efektywnego czasu pracy. Każde przerwanie zadania i konieczność powrotu do niego może zająć od kilku do kilkunastu minut. Efektem jest spadek koncentracji, wzrost ryzyka błędów oraz ogólne obniżenie jakości realizowanych zadań.
Z punktu widzenia organizacji oznacza to konkretne koszty. Przykładowo, jeśli sześć osób w zespole doświadcza średnio 10 rozproszeń dziennie, firma może tracić nawet 12 godzin efektywnej pracy dziennie. Przeprowadzenie audytu „energetycznego” zespołu – czyli analizy, jak często dochodzi do rozproszeń i jakie są ich konsekwencje – może być pierwszym krokiem do optymalizacji procesów.
Ile projektów to optymalna liczba?
Nie istnieje jedna uniwersalna liczba projektów, nad którymi można efektywnie pracować jednocześnie. Optymalna ilość zależy od roli, poziomu złożoności zadań, a także od sposobu organizacji pracy w zespole lub firmie. Jednak ogólne rekomendacje są dość spójne:
-
W przypadku specjalistów technicznych lub twórczych, takich jak programiści, analitycy czy graficy, optymalna liczba równoległych projektów to zazwyczaj 1–2. Pozwala to na głęboką pracę i maksymalne wykorzystanie zasobów poznawczych.
-
U osób zarządzających, takich jak kierownicy projektów czy menedżerowie, dopuszczalna liczba projektów może sięgać 3–5, jeśli ich udział ma charakter koordynacyjny, a nie operacyjny.
-
W zespołach zwinnych (Agile, Scrum), zaleca się pełne skupienie na jednym projekcie w danym czasie, co zwiększa przejrzystość działań i efektywność sprintów.
Jak poprawić wydajność pracy?
Zamiast opierać się na wielozadaniowości, lepsze efekty można osiągnąć poprzez wdrożenie sprawdzonych metod organizacyjnych:
-
Praca blokowa – wyznaczanie bloków czasowych na realizację konkretnych zadań bez przerw i rozproszeń.
-
Godziny ciszy – wprowadzenie w firmie okresów (np. poranków), w których nie są planowane spotkania ani inne zakłócenia.
-
Priorytetyzacja zadań – korzystanie z macierzy Eisenhowera, która pomaga rozróżnić, co jest pilne, a co ważne.
-
Technika Pomodoro – podział dnia na krótkie interwały pracy z przerwami, wspierający koncentrację.
-
Kultura odpoczynku – regularne przerwy co 90 minut oraz przestrzenie sprzyjające regeneracji psychicznej.
Wielozadaniowość może być przydatna w wybranych sytuacjach, jednak w kontekście pracy wymagającej koncentracji i wysokiej jakości efektów, znacznie lepiej sprawdza się podejście oparte na priorytetyzacji, planowaniu i ograniczaniu rozproszeń. Kluczem do utrzymania wysokiej wydajności nie jest liczba wykonywanych jednocześnie zadań, lecz sposób organizacji pracy.
Dlatego zarówno pracownicy, jak i pracodawcy powinni świadomie zarządzać obciążeniem projektowym i wspierać środowisko sprzyjające skupieniu oraz efektywnej realizacji obowiązków.
Jeśli szukasz sposobów na poprawę organizacji pracy, zoptymalizowanie procesów kadrowo-płacowych oraz zwiększenie efektywności administracyjnej w Twojej firmie – skorzystaj z usług kadrowo-płacowych TaxCoach. Przejmujemy na siebie pełną obsługę kadrową, doradzamy w zakresie zatrudnienia i wspieramy rozwój firm w sposób uporządkowany i bezpieczny.
.png)
