Jak skutecznie przygotować się do kontroli skarbowej w firmie e-commerce?
Branża e-commerce rozwija się dynamicznie, ale to również oznacza rosnące zainteresowanie organów podatkowych. Firmy handlujące w internecie są coraz częściej kontrolowane przez urzędy skarbowe, zwłaszcza jeśli prowadzą sprzedaż zagraniczną, korzystają z wielu platform, magazynów czy systemów płatności. Jak się przygotować, by kontrola przebiegła sprawnie i bez przykrych niespodzianek?
Zadbaj o kompletność i zgodność dokumentacji księgowej
Upewnij się, że wszystkie faktury sprzedażowe i kosztowe są poprawnie zaksięgowane, masz dokumentację do każdej transakcji (w tym dowody zapłaty), a JPK (Jednolite Pliki Kontrolne) są spójne z księgami i deklaracjami VAT. Uwaga: e-commerce często korzysta z automatyzacji (np. integracji z marketplace’ami, systemami płatności), które mogą generować błędy w księgowaniu, jeśli nie są poprawnie skonfigurowane.
Zadbaj o poprawne rozliczanie podatku VAT – w kraju i za granicą
Najczęstsze błędy dotyczą nieprawidłowego rozliczenia VAT OSS (sprzedaż B2C w UE), braku rejestracji VAT w krajach, gdzie przekroczono limity sprzedaży, oraz błędów w dokumentowaniu eksportu i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. Dobrze przygotowane rejestry sprzedaży z rozbiciem na kraje UE, potwierdzenia wywozu towarów i dowody opłacania zagranicznego VAT znacznie ułatwią kontrolę i ograniczą ryzyko sankcji.
Prowadź dokładne ewidencje magazynowe i inwentaryzacyjne
W przypadku e-commerce, gdzie często korzysta się z dropshippingu lub fulfillmentu (np. Amazon FBA), a magazyny znajdują się za granicą lub są obsługiwane przez zewnętrznych operatorów, niezwykle ważne jest dokumentowanie przepływów towarów i prowadzenie aktualnej ewidencji stanów magazynowych. Należy również przechowywać wszystkie umowy z dostawcami i partnerami logistycznymi, by na żądanie urzędu udowodnić ciągłość łańcucha dostaw.
Zadbaj o zgodność z przepisami dotyczącymi paragonów i faktur
Jeśli sprzedajesz również w modelu B2C na rynku krajowym, musisz przestrzegać obowiązków związanych z fiskalizacją, w tym przesyłaniem e-paragonów. Dobrze skonfigurowane systemy sprzedażowe (takie jak Baselinker, IdoSell, Shopify) mogą automatyzować ten proces, ale ich poprawne działanie powinno być regularnie kontrolowane – błędy w numeracji lub dublowanie dokumentów to częsty problem przy integracjach.
Sprawdź poprawność rozliczeń z ZUS i PIT
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę z o.o. i wypłacasz wynagrodzenie, zwróć szczególną uwagę na terminowość opłacania składek ZUS oraz poprawność deklaracji PIT-11, PIT-4R. Wszystkie umowy zawierane z pracownikami, kontrahentami lub współpracownikami powinny być przejrzyste i zgodne z faktycznym zakresem obowiązków i wynagrodzeniem.
Przygotuj się na pytania dotyczące źródła dochodów i przepływów pieniężnych
Kontrolujący często interesują się pochodzeniem środków na inwestycje, sposobem ustalania cen (zwłaszcza jeśli występują powiązania kapitałowe) oraz metodą rozliczania promocji, rabatów czy zwrotów. Warto wcześniej przygotować dokumenty takie jak polityka cenowa, regulaminy zwrotów, umowy z partnerami marketingowymi czy dowody realizacji kampanii, by szybko i bezproblemowo odpowiedzieć na pytania urzędników.
Zadbaj o backup i dostęp do danych
W e-commerce większość danych księgowych i sprzedażowych znajduje się w chmurze lub zewnętrznych systemach. Musisz mieć zapewniony dostęp do nich nawet po kilku latach – urząd może poprosić o dane z konkretnego okresu. Kopie zapasowe, archiwizacja dokumentów i systematyczna kontrola dostępu do systemów to podstawa ochrony przed problemami.
Znajdź specjalistów, którzy znają się na e-commerce
Księgowość e-commerce rządzi się swoimi prawami. Wielowalutowość, zagraniczny VAT, marketplace’y, fulfillment – to wyzwania, z którymi tradycyjne biuro rachunkowe często sobie nie radzi. Dlatego w wielu przypadkach najlepszym rozwiązaniem jest outsourcing księgowości do biura specjalizującego się w e-commerce, które zna realia rynku i potrafi doradzić, jak skutecznie przygotować się do kontroli, a nawet całkowicie reprezentować Twoją firmę przed urzędem.
Przygotowanie do kontroli skarbowej w firmie e-commerce wymaga nie tylko porządku w dokumentach księgowych, ale również zrozumienia specyfiki branży – sprzedaży zagranicznej, VAT OSS, magazynów zewnętrznych, automatyzacji systemów i integracji platform sprzedażowych. Kluczowe jest posiadanie spójnej dokumentacji, dostęp do danych historycznych, zgodność z przepisami dotyczącymi fiskalizacji oraz przygotowanie się na pytania urzędników dotyczące źródeł dochodów, polityki cenowej i zasad rozliczania rabatów. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorcy działający w e-commerce powinni współpracować z księgowymi rozumiejącymi ten rynek lub zdecydować się na outsourcing do wyspecjalizowanego biura rachunkowego, które nie tylko prowadzi księgi, ale również chroni firmę przed ryzykiem błędów i wspiera podczas kontroli. Jeśli szukasz takiego wsparcia, skontaktuj się z TaxCoach – zapewniamy kompleksową obsługę księgową e-commerce i przygotujemy Twoją firmę na każdą kontrolę.
