Pobierz darmowego e-booka

Fakturowanie i magazynowanie - automatyzacja

Fakturowanie i magazynowanie - automatyzacja

Dla tych z nas którzy dopiero zaczynają swoją przygodę z e-commerce, realizacja zamówień może być wyzwaniem. Dlatego warto pamiętać, iż jest wiele pomocnych sposobów abyśmy  ułatwili sobie funkcjonowanie. Dobrze abyśmy zwrócili uwagę na kwestię automatyzacji naszych magazynów oraz jednoczesnego wystawiania faktur. 

Automatyzacja magazynów
          
Dzięki tej czynności usprawnimy takie rzeczy jak:

  • szybkość dostawy do klienta,
  • zmniejszenie kosztów operacyjnych,
  • zwiększenie satysfakcji wśród klientów,
  • ograniczenie pomyłek przy wysyłce, 
  • optymalne zarządzanie dostępną powierzchnią magazynową w zależności od popytu na poszczególne towary, 
  • wprowadzenie określonych procedur w bezpośredni sposób przekładających się na wzrost bezpieczeństwa pracowników pracujących w magazynie.

Przyczyny dla których dokonujemy automatyzacji magazynów:

  • rosną oczekiwania odbiorców względem dostawy i czasu jej realizacji,
  • duży wzrost kosztów powierzchni magazynowych,
  • wzrasta koszt zatrudnienia odpowiednich pracowników do obsługi.

Sam proces przygotowania zamówień może być dla nas stosunkowo skomplikowany, zwłaszcza jeśli nasz sklep przygotowuje ich setki i więcej. Na liczbę wysyłanych przez nas wysyłek wpływa także parę innych czynników np. święta różnego rodzaju, specyfika naszej branży czy też promocje itp.

Jeżeli pozwolimy na to, że w okresie wzmożonego popytu spadnie wydajność naszych magazynów, skutkiem może być nie dostarczanie przesyłek do konsumentów w danym przedziale czasowym. Czego skutkiem może być utrata naszych klientów oraz ich przejście do konkurencji. Dzięki zautomatyzowaniu naszych magazynów nie dopuścimy do takiej sytuacji. Zamówienia będą realizowane na czas, a klienci zadowoleni z naszych usług. 
 

Co to oznacza?


Automatyzacja magazynów i wysyłek to nic innego jak szereg działań ułatwiających nam wysyłkę oraz proces przygotowawczy do niej, wykonywany przez naszych pracowników lub przez nas. 

Przykładem takiej automatyzacji może być chociażby nabycie urządzenia, które za nas automatycznie uzupełni oraz wydrukuje etykiety na postawie listy zamawiających z systemu, potrzebne do nadania przesyłki. Takie rozwiązanie jest znacznie mniej czasochłonne niż ręczne wypisywanie etykiet. 


Poziomy automatyzacji magazynów
                                                                                                                                                                                              
Wyróżniamy trzy poziomy automatyzacji magazynów: niski, średni oraz wysoki. 

Wysoki poziom odznaczamy tym, iż mamy do czynienia z pełną automatyzacją magazynu. Oznacza to, że możemy dopatrzeć się nawet do ponad 95% realizacji procesów magazynowych w automatyczny sposób. W tym przypadku zatrudnienie pracowników (magazynierów) jest minimalne, potrzebujemy ich tylko i wyłącznie do kontroli nad maszynami. 

Średnia automatyzacja polega jak sama nazwa wskazuje na średniej automatyzacji. W tym przypadku możemy zaobserwować większe zapotrzebowanie na pracowników niż w powyższym modelu. Magazynierzy w tym przypadku odpowiadają za podstawowe czynności co skutkuje wydłużeniem procesu wysyłki. 

Na ostatnim poziomie automatyzacji magazynowej większośc prac wykonuje człowiek. W tym przypadku zaobserwować możemy najdłuższą drogę realizacji zamówień. 

Decyzja należy do nas w jakim stopniu chcemy zautomatyzować pracę oraz na jakie rozwiązania nas stać na obecnym etapie rozwoju naszego sklepu.

Fakturowanie z magazynem - automatyzacja 

Niewiele osób jest świadoma tego, iż wystawianie faktur powinniśmy wykonywać jednocześnie z zarządzaniem magazynem. Ułatwia nam to znacznie pracę oraz pozwala na zachowanie porządku w dokumentacji. Dzięki temu możemy usprawnić takie czynności jak zarządzanie stanów towarowych, sporządzanie stanów z natury czy też kontrolę nad stanem oraz ilością towaru. 

Musimy pamiętać, iż nawet jeżeli nie mamy obowiązku prowadzenia gospodarki magazynowej, to na koniec roku i tak jesteśmy zobowiązani do spisu z natury. Fakturowanie z magazynem znacząco ułatwi nam w tym przypadku sprawę. Możemy zaobserwować także inne korzyści. W programie do fakturowania z magazynem w każdej chwili możemy sprawdzić stan naszych magazynów, kontrolować daną liczbę poszczególnych towarów i materiałów oraz zarządzać kolejkowaniem.

Potrzebne dokumenty 

Aby odpowiednio i zgodnie z przepisami wykonywać czynności związane z obrotem w magazynie potrzebujemy do tego odpowiedniej dokumentacji. Wystawiamy do tych czynności takie dokumenty jak:

  • WZ – wydanie zewnętrzne potwierdza ono wydanie towaru czy materiału z magazynu w związku z jego sprzedażą lub nieodpłatnym wydaniem.
  • RW – rozchód wewnętrzny stosuje się go przy wydaniu materiałów na potrzeby wewnętrzne tego samego przedsiębiorstwa.
  • PZ – przyjęcie zewnętrzne stosujemy ten dokument przy zakupie towarów lub przyjęciu ich nieodpłatnie. Dokument ten jest szczególnie ważny przy dostawach nie udokumentowanych fakturą. PZ wystawia się na podstawie dowodu dostawy.
  • PW – przyjęcie wewnętrzne stosujemy je przy odbiorze towaru od jednostki, która stanowi część danego przedsiębiorstwa. Dokument PW nie zawiera informacji o kontrahencie.
  • MM – przesunięcie międzymagazynowe stosujemy je jako potwierdzenie przemieszczenia materiałów pomiędzy magazynami tego samego przedsiębiorstwa.
  • ZW – zwrot wewnętrzny stosujemy go przy zwrocie materiału pobranego w ilości większej niż wymagana.

Znaczna część wyżej wymienionych dokumentów jest powiązana z fakturami, głównie sprzedażowymi. Skutkiem wystawienia faktury automatycznie jest wystawienie dokumentu WZ. To oznacza duże ułatwienie całego procesu sprzedaży i porządkowania ilości towarów widocznych w naszym systemie. 

W jaki sposób to zrobić?

Do opcji fakturowania z magazynem nie potrzebujemy dużo. Wystarczy nam odpowiednie oprogramowanie lub program/aplikacja. Dzięki temu procesy te są dla nas przejrzyste i proste do opanowania. Warto jednak zapytać się naszego księgowego lub zrobić krótki research na temat jakie programy są dla nas najbardziej opłacalne oraz najwygodniejsze.