Ulga B+R w 2025 roku – co to jest, kto skorzysta, jak księgować?

Ulga na badania i rozwój może zapewnić realną oszczędność firmom, które inwestują w innowacje. Choć można z niej korzystać już od kilku lat, wciąż budzi wiele pytań. Czym jest ulga B+R? Kto może z niej skorzystać i jak wygląda księgowość B+R w praktyce? Odpowiadamy!

VIEWPORT

Czym jest ulga B+R?

Ulga B+R to preferencja podatkowa, która pozwala odliczyć od podstawy opodatkowania część kosztów poniesionych w firmie na badania i rozwój. Oznacza to, że nie tylko zaliczasz te wydatki na bieżąco do kosztów uzyskania przychodu, ale po zakończeniu roku może je ponownie odliczyć, dodatkowo obniżając swój dochód do opodatkowania. Ten mechanizm ma zachęcać do inwestowania w innowacje i rozwój nowych technologii.

Co ważne, ulga B+R dotyczy wszystkich podatników prowadzących działalność gospodarczą – niezależnie od skali. Szansę na duże korzyści podatkowe mają przede wszystkim firmy z sektora IT, przemysłowego czy biotechnologicznego. Ulga nie jest jednak ograniczona tylko do tych branż.

Ulga B+R pozwala obniżyć obciążenia podatkowe przy jednoczesnym zachowaniu dotychczasowego poziomu kosztów. Poza kosztami wdrożenia, które mogą pojawić się na samym początku, nie ma konieczności ponoszenia innych wydatków, by skorzystać z ulgi. Dla wielu firm ulga B+R może być impulsem do przyspieszenia rozwoju nowych produktów lub wejścia na zagraniczne rynki. To dobry sposób na poprawę płynności oraz szansa na zwiększenie konkurencyjności, zwłaszcza w branżach wymagających stałych nakładów na innowacje.

Ile można skorzystać?

W 2025 roku, tak jak w ostatnich latach, przepisy dają możliwość odliczenia od 100% do nawet 200% kosztów kwalifikowanych.

Aby pokazać, z jak dużymi korzyściami wiąże się wdrożenie tej ulgi, posłużmy się przykładem:

Spółka z o.o. prowadzi prace badawczo-rozwojowe nad opracowaniem innowacyjnych biodegradowalnych opakowań z wykorzystaniem surowców roślinnych. Celem projektu jest stworzenie konkurencyjnej alternatywy dla opakowań plastikowych. W ramach prac testuje różne mieszanki materiałowe i modyfikuje proces produkcji w celu uzyskania lepszych parametrów wytrzymałości i rozkładalności. Prace te wiążą się z kosztami nabycia surowców oraz kosztami wynagrodzeń pracowników z działu B+R.

Przychody: 1.000.000 zł

Koszty ogółem: 500.000 zł

• w tym koszty kwalifikowane B+R:
  • wynagrodzenia pracowników (200%): 150.000 zł,
  • surowce (100%): 50.000 zł.

 

	Spółka CIT 9%	Spółka CIT 19%
Przychód	1.000.000 zł	1.000.000 zł
Koszty	500.000 zł	500.000 zł
Dochód przed ulgą B+R	500.000 zł	500.000 zł
Podatek CIT bez ulgi	45.000 zł	95.000 zł
Ulga B+R (łącznie)	350.000 zł	350.000 zł
Dochód pomniejszony o ulgę B+R	150.000 zł	150.000 zł
Podatek CIT z ulgą B+R	13.500 zł	28.500 zł
Oszczędność podatkowa	31.500 zł	66.500 zł

 

W naszym przykładzie wdrożenie ulgi B+R pozwoli na zmniejszenie podatku aż o 30-60 tys. zł rocznie.

Czym jest działalność badawczo-rozwojowa?

W kontekście ulgi B+R dobrze wiedzieć, czym w ogóle jest działalność badawczo-rozwojowa. Zgodnie z definicją są to systematyczne, twórcze działania prowadzone w celu zdobycia nowej wiedzy i wykorzystania jej w praktyce. Wyróżnia się:

• badania naukowe,
• prace rozwojowe.

Przykładowo, firma informatyczna opracowująca nowe algorytmy może zaliczyć takie działania do działalności B+R. Podobnie jak producent maszyn, który testuje prototypy nowych rozwiązań technicznych.

Ważne, by działalność ta prowadziła do powstania nowego lub ulepszenia istniejącego produktu, procesu bądź usługi. Podejmowane czynności muszą mieć element nowatorstwa, jednak niekoniecznie muszą to być z odkrycia całkowicie nowe w skali światowej.

Uwaga! Do B+R nie zalicza się rutynowych zmian czy działań odtwórczych. Bardzo ważne jest udokumentowanie, że prace mają charakter innowacyjny. Firmy powinny również wykazać, że działania badawczo-rozwojowe są prowadzone planowo i systematycznie. W przeciwnym razie zastosowanie ulgi nie będzie możliwe.

Warto wiedzieć! Nawet drobne innowacje w procesach produkcyjnych mogą kwalifikować się jako działalność badawczo-rozwojowa, a tym samym uprawniać do skorzystania z tej preferencji. Jeśli nie masz pewności, czy ulga Ci przysługuje, skontaktuj się z nami. Zajmujemy się rachunkowością i doradztwem podatkowym – jesteśmy gotowi odpowiedzieć na wszystkie Twoje pytania.

Kto może skorzystać z ulgi na badania i rozwój?

Z ulgi B+R mogą korzystać wszyscy podatnicy prowadzący działalność gospodarczą, o ile inwestują w działalność badawczo-rozwojową. Niezależnie, czy chodzi o jednoosobową firmę, spółkę osobową czy kapitałową – w przypadku każdej z nich może Ci przysługiwać prawo do ulgi. Warunkiem jest ponoszenie kosztów kwalifikowanych oraz ich odpowiednie udokumentowanie (w kontekście badań I rozwoju).

Z ulgi nie skorzystają jednak przedsiębiorcy opodatkowani ryczałtem. W ich przypadku wysokość kosztów nie ma wpływy na kwotę podatku dochodowego do zapłaty. Warto zauważyć, że przy uwzględnieniu ulgi B+R najkorzystniejsza dla nich może stać się inna forma opodatkowania.

Koszty kwalifikowane przy uldze B+R

Koszty kwalifikowane to wydatki, które można odliczyć w ramach ulgi B+R. Najczęściej są to:

• wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w działalność B+R,
• koszty zakupu materiałów  i surowców,
• wydatki na sprzęt specjalistyczny,
• wydatki na ekspertyzy, opinie czy usługi doradcze,
• koszty związane z uzyskaniem patentu bądź wzoru przemysłowego,
• odpisy amortyzacyjne od niektórych środków trwałych.

Ważne! Wszystkie koszty muszą też być odpowiednio wyodrębnione w ewidencji księgowej. Podstawą odliczenia są faktury, listy płac, raporty, umowy i inne dowody księgowe. Dokumentacja powinna potwierdzać związek z działalnością B+R. W ramach usług księgowych, które świadczymy, pomożemy zadbać o to, aby ta ewidencja spełniała wymogi formalne. 

Korzystanie z ulgi B+R krok po kroku

Skorzystanie z ulgi B+R wymaga przede wszystkim zidentyfikowania działalności badawczo-rozwojowej.

Często to właśnie ten pierwszy krok jest dla przedsiębiorców najtrudniejszy. Mając swoją firmę, wiesz, czym ona się zajmuje i jakie innowacyjne projekty realizuje. Możesz mieć jednak wątpliwości, czy takie działania będą uznane za innowacyjne również z perspektywy przepisów podatkowych. Wystarczy jednak, że opowiesz nam o swojej działalności i podejmowanych działaniach, a my pomożemy Ci ustalić, czy spełniają one przesłanki do uznania je za działalność badawczo-rozwojową.  

Gdy będziesz już wiedzieć, że prowadzisz działalność badawczo-rozwojową, czeka Cię kilka kolejnych etapów:

• przygotuj kompletną dokumentację, w tym raporty, faktury, umowy, opisy i harmonogramy projektów;
• wyodrębnij koszty kwalifikowane związane z tym obszarem;
• wprowadź powyższe dane do ewidencji rachunkowej, osobno oznaczając wydatki B+R;
• na koniec roku oblicz sumę kosztów kwalifikowanych;
• sprawdź, jaką stawkę możesz zastosować: 100% czy 200%;
• odlicz odpowiednią kwotę od podstawy opodatkowania w zeznaniu rocznym;
• wypełnij załącznik PIT/BR lub CIT/BR.

Na każdym z etapów możesz liczyć na naszą pomoc i wsparcie.

Przedsiębiorstwa, które poniosły stratę lub mają zbyt niski dochód w pierwszych dwóch latach działalności, mogą otrzymać zwrot gotówkowy odpowiadający wartości niewykorzystanej ulgi.

Jak księgować ulgę B+R?

Księgowość w przypadku B+R wymaga precyzji i systematyczności. Przede wszystkim należy wyodrębnić koszty związane z działalnością badawczo-rozwojową. W podatkowej księdze przychodów i rozchodów są one ujmowane w kolumnie 16. W przypadku ksiąg rachunkowych jest tworzona osobna ewidencja kosztów B+R.

Wszystkie wydatki powinny być jasno powiązane z prowadzoną działalnością B+R. Oznacza to konieczność prowadzenia szczegółowej dokumentacji. Kluczowe jest bieżące rozliczanie kosztów i przypisywanie ich do konkretnych projektów – zapewni to transparentność rozliczeń oraz rzetelność danych na wypadek ewentualnej kontroli podatkowej. Należy także prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników zaangażowanych w B+R.

Brak prawidłowej dokumentacji może skutkować zakwestionowaniem ulgi przez organ podatkowy. Z kolei dobrze prowadzona księgowość B+R  przyczyni się do bezpieczeństwa w tym zakresie.

Warto pamiętać, że z ulgi B+R możesz korzystać razem z innymi instrumentami wsparcia, np. ulgą na prototyp czy preferencją IP Box. W połączeniu dają one jeszcze większe oszczędności i możliwość elastyczności przy zarządzaniu finansami.

Ważne jest jednak odpowiednie przygotowanie dokumentacji i świadomość, które koszty rzeczywiście podlegają odliczeniu oraz na jakich zasadach. Właśnie w tym obszarze istotną rolę odgrywają profesjonaliści tacy jak my – biuro rachunkowe TaxCoach. Wiemy, jak łączyć wymagania wynikające z przepisów z realiami prowadzenia biznesu. Nasz zespół nie tylko rozliczy Twoją ulgę, ale też odpowie na wszystkie pytania, udzieli porad i zajmie się dokumentacją. Wspieramy zarówno doświadczonych przedsiębiorców, jak i tych, którzy dopiero zaczynają wdrażać innowacje. Możesz na nas liczyć niezależnie od branży i skali działalności.

Zamów rozmowę
z naszym specjalistą

Skontaktujemy się z Tobą w ciągu 24h.

---

lub

---

Przejdź do kontaktu

adres e-mail*

numer telefonu*

*Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych w celu odpowiedzi na moje zapytanie. Więcej w Polityce prywatności.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie podanych wyżej danych osobowych oraz ich przekazanie do spółek powiązanych w celu przesyłania informacji promocyjnych, ofert handlowych i innych działań marketingowych na podany adres e-mail i numer telefonu przez Taxcoach sp. z o.o., ul. Wierzbięcice 44A/40A, 61-568 Poznań. Szczegóły znajdują się w Polityce prywatności oraz Podmioty powiązane.