Darmowy program do faktur online
z obsługą KSeF
1 stycznia 2026 roku dużą część polskich przedsiębiorców objął obowiązek prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów w formie elektronicznej, a więc przy wykorzystaniu wybranego programu komputerowego. To spora zmiana i stopniowe odejście od wciąż stosowanych przez niektóre firmy ksiąg papierowych, ale także od ksiąg prowadzonych w arkuszu kalkulacyjnym. Co warto wiedzieć o zasadach związanych z Podatkową Księgą Przychodów i Rozchodów w 2026 roku? Zapraszamy do lektury artykułu, w którym przedstawiamy najważniejsze informacje na ten temat.
1 stycznia 2026 roku – nowy obowiązek w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów przez program komputerowy
O tym, że w 2026 roku polskich przedsiębiorców czeka szereg istotnych zmian i nowych obowiązków wspominaliśmy już na naszym blogu w grudniu 2025 roku, w tym w szczególności w artykułach: „Nadchodzą trudne czasy dla małych przedsiębiorców? 2026 rok to szereg podwyżek i utrudnień” oraz „Zmiany podatkowe od początku 2026 roku”.
W drugim ze wspomnianych wpisów wskazaliśmy przy tym na to, że od początku tego roku Księgę Przychodów i Rozchodów, co do zasady, będzie trzeba prowadzić z wykorzystaniem wybranego programu komputerowego.
Powyższe to efekt wdrożenia ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw, która w artykule 66 ust. 1 wprost wskazuje, że: księgi, ewidencje i wykazy prowadzone są przy użyciu programów komputerowych i przesyłane po raz pierwszy za rok podatkowy rozpoczynający się po dniu:
1) 31 grudnia 2025 r. - w przypadku podmiotów, które są obowiązane przesyłać ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT (a więc ewidencję JPK_V7M);
2) 31 grudnia 2026 r. - w przypadku pozostałych podmiotów.
Powyższe oznacza, że od 1 stycznia 2026 roku wszyscy podatnicy, których przepisy obligują do przesyłania ewidencji JPK_V7M, muszą prowadzić przy użyciu programów komputerowych wszelkie księgi, ewidencje i wykazy, w tym również Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów.
Także jednak pozostali przedsiębiorcy nie mogą zbyt długo zostać przy formie papierowej czy formie arkusza kalkulacyjnego. Opisywane zmiany obejmą bowiem większość z nich już rok później, a więc 1 stycznia 2027 roku.
Obowiązek elektronicznego prowadzenia KPiR 2026 – najważniejsza zmiana to nowy wzór (rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów)
Dokładne zasady prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów opisane przy tym zostały w najnowszym rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. To akt wykonawczy, który zastąpił rozporządzenie z 2019 roku i który uwzględnia opisywane zmiany dotyczące prowadzenia PKPiR wyłącznie przy użyciu programu komputerowego, a także nałożone na przedsiębiorców obowiązki związane z wdrażaniem w formie obowiązkowej Krajowego Systemu e-Faktur.
Zapisz się do newslettera
Zostaw swój adres e-mail i otrzymuj raz w tygodniu poradniki wspierające rozwój Twojej firmy
Rozporządzenie z 6 września ubiegłego roku przede wszystkim wprowadza przy tym nowy wzór Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, który stanowi załącznik do tego aktu.
Najważniejsza zmiana to w tym zakresie wprowadzenie do PKPiR dwóch nowych kolumn, tj.:
- Kolumny nr 3 przeznaczonej do wpisywania numeru identyfikującego fakturę w KSeF (jeżeli dana faktura została wystawiona przy użyciu tego systemu);
- Kolumny nr 5 o nazwie „Identyfikator podatkowy”.
W wyniku powyższego dotychczasowy wzór z 17 kolumnami zamienił się we wzór z 19 kolumnami. To ważne nie tylko dla przedsiębiorców już dziś zobowiązanych do prowadzenia PKPiR przy użyciu programu komputerowego, ale także dla podmiotów, które mogą jeszcze prowadzić księgę w formie papierowej lub w arkuszu kalkulacyjnym. Te firmy już dzisiaj muszą pamiętać o uwzględnieniu nowych kolumn. Obowiązek stosowania nowego wzoru dotyczy bowiem wszystkich podatników bez względu na formę prowadzenia PKPiR.
Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów 2026 – co jeszcze warto wiedzieć o obowiązku prowadzenia PKPiR w 2026 roku?
Podatnicy, którzy wciąż korzystają z ksiąg papierowych, powinni również pamiętać o obowiązku zbroszurowania księgi i ponumerowania jej kart (mówi o tym bowiem wprost paragraf 5 rozporządzenia z 6 września 2025 r.).
Oprócz powyższego najnowsze rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zakłada także między innymi:
- Rezygnację z uproszczonego wzoru PKPiR dla rolników prowadzących działalność gospodarczą;
- Brak możliwości dokumentowania zakupów w jednostkach handlu detalicznego za pomocą paragonów bez NIP nabywcy;
- Zniesienie obowiązku wpisywania zakupu materiałów i towarów handlowych niezwłocznie po ich otrzymaniu;
- Wyłączenie z listy dowodów księgowych dowodów przesunięć i brak definicji przedsiębiorstwa wielozakładowego (co oznacza koniec obligatoryjnego posiadania przez przedsiębiorstwo wielozakładowe ksiąg w każdym swoim zakładzie oraz brak dodatkowego obowiązku sporządzania dowodów przesunięć);
- Wyłączenie z listy dowodów księgowych dziennych zestawień dowodów (co wiąże się z koniecznością dokonywania zapisów w księgach wyłącznie na podstawie poszczególnych faktur).
Jeśli zainteresował Cię ten wpis, sprawdź naszą ofertę i przeczytaj jak możemy Ci pomóc:
Podsumowanie
Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów w wersji elektronicznej – od kiedy i dla kogo obowiązkowa?
Od 1 stycznia br. dla dużej części przedsiębiorców w Polsce nie jest już możliwe prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów w formie papierowej lub formie arkusza kalkulacyjnego.
Od początku przyszłego roku księga prowadzona w wybranym programie komputerowym będzie przy tym jedyną możliwą opcją dla większości podmiotów gospodarczych.
Powyższe to efekt wdrożenia ustawy z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw, a także związanego z tą ustawą rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. To właśnie ten akt wykonawczy wskazuje przy tym na zupełnie nowe zasady prowadzenia PKPiR, które opisane zostały w niniejszym artykule.
Zaciekawił Cię ten wpis?
Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, będziemy Ci raz w tygodniu wysyłać informacje o nowych wpisach.
Umów się na bezpłatną konsultację
Rozwijaj firmę dzięki rachunkowości połączonej z doradztwem:
lub
.jpg)
