Nowelizacja księgowania w kosztach składek ZUS oraz listy płac i inne zmiany
W roku 2023 większość podatników czeka sporo zmian, choć z pewnością mniej niż w poprzednim. Ważna nowelizacja, o której warto wiedzieć wchodzi w życie od 1 stycznia 2023 roku i dotyczy głównie momentu ujmowania składek przez podatnika w kosztach uzyskania przychodu.
Zacznijmy najpierw od podstaw i stanu obecnego. Płatnik składek – w prawie ubezpieczeń społecznych jednostki organizacyjne bądź też osoby zobligowane z jakiegokolwiek tytułu do obliczenia należnych składek, pobrania ich oraz przekazania tych składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Co ważne wyżej wymienione składki stanowią koszt dla płatnika, którym najczęściej jest pracodawca.
Księgowanie składki „za siebie” w KPiR można przeprowadzić na 2 sposoby:
- Zapłacone składki społeczne ZUS „za siebie,” przedsiębiorca może rozliczać na dwa sposoby. Pierwszym z nich jest zaliczenie ich do KPiR jako koszt uzyskania przychodu do kolumny 13. Zapisu należy dokonać nie wcześniej niż w dniu zapłaty ubezpieczenia. Zdarzenie należy zaksięgować dowodem wewnętrznym do którego warto dołączyć potwierdzenie zapłaty. Ta metoda może być szczególnie opłacalna dla przedsiębiorców planujących wygenerowanie straty.
- Drugim sposobem rozliczenia składek społecznych w działalności, jest obniżenie dochodu do opodatkowania. Ten sposób nie wymaga zaksięgowania składek społecznych. Przy tej formie rozliczenia nie jest sporządzany dowód wewnętrzny przez co opłacone składki nie widnieją w KPiR. Przedsiębiorca dokonujący takiego rozliczenia, uwzględnia składki społeczne przy wyliczaniu zaliczek na podatek dochodowy. W przypadku gdy przedsiębiorca podlega pod ubezpieczenie społeczne np. z umowy o pracę, wówczas z działalności opłaca jedynie ubezpieczenie zdrowotne. Zapłacone ubezpieczenie społeczne nie jest kosztem uzyskania przychodu i nie należy księgować go do KPiR. Zapłacona składka zdrowotna w wysokości 9% daje prawo podatnikowi do obniżenia wyliczonego podatku o kwot 7,75% podstawy tej składki.
Należy również podkreślić, że w przypadku spółek sprawa wygląda zupełnie inaczej i przykładowo w przypadku wspólników spółki z.o.o. nie można zaliczyć składek na ubezpieczenia społeczne do kosztów, gdyż wg. prawa podatkowego podatnikiem jest spółka, a sam wspólnik nie ma statusu przedsiębiorcy, a sama zapłata jest świadczeniem na rzecz samego siebie.
Dla osoby, której dotyczy ten koszt zawsze ważny będzie moment ich ujęcia.
Do tej pory wyglądał on następująco:
- w miesiącu, za który są należne składki - w terminie wynikającym z odrębnych przepisów,
- w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony - nie później niż do 15 dnia tego miesiąca.
W nadchodzącym roku składki ZUS, których część jest finansowana przez płatnika stanowią koszty w miesiącu, których one dotyczą (warunkiem jest ich opłacenie w terminie wynikającym z przepisów). Nie spełnienie wspomnianego warunku spowoduje, że wcześniej wspomniane składki będą mogły zostać ujęte w kosztach tylko w miesiącu ich opłacenia do ZUS. Mówiąc prościej – znaczenie traci to, kiedy wypłacimy pracownikom wynagrodzenia (wyżej wymienione informacje dotyczą Art. 22 ust. 6bb ustawy o PDOF (wersja obowiązująca od 1 stycznia 2023 r.) oraz Art. 15 ust. 4h ustawy o PDOP (wersja obowiązująca od 1 stycznia 2023 r.).
Przepisy przejściowe
Warto również wspomnieć o przepisach przejściowych związanych z poprzednimi wersjami nowego ładu; składki opłacone po 1 stycznia 2023 r., ale dotyczące wynagrodzeń za 2022 będą stanowić koszt na podstawie przepisów obowiązujących do końca bieżącego roku. Zmiany te w środowisku są odbierane pozytywnie, gdyż ujednolicenie przepisów stanowi spore ułatwienie i jest to droga, którą naszym zdaniem ustawodawca powinien obrać. Jedynym problemem jaki jest widoczny na ten moment jest terminowość opłacania składek przez płatników, gdyż przypadku niedotrzymania terminu może to skutkować koniecznością korekt okresu ujęcia kosztów oraz dodatkową pracą dla osób odpowiedzialnych za rozliczenia.
Roczna składka zdrowotna
Kolejną dość istotną informacją wartą wymienienia będzie to, że w 2023 r. płatnicy składek będą ustalać po raz pierwszy roczną składkę zdrowotną. Mówiąc dokładniej chodzi o płatników rozliczających podatek dochodowy na zasadach ogólnych lub na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych. Rozliczenie to nastąpi w deklaracji ZUS DRA składanej za kwiecień 2023 r. Płatnicy będą ją ustalać za okres od 01.02.2022 r. do 31.01.2023 r. (przychody obejmujące styczeń-grudzień 2022r.). Dla podmiotów na zasadach ogólnych będzie to wyglądało następująco:
- Obliczenie różnicy między przychodami z działalności gospodarczej, a kosztami uzyskania przychodów za 2022 r.
- Pomniejszenie wyniku o kwotę opłaconych w tym roku składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe (warunkiem jest nie ujęcie ich wcześniej w kosztach uzyskania przychodu).
Co istotne płatnik nie uwzględnia przychodów niepodlegających opodatkowaniem podatkiem dochodowym na podstawie przepisów ustawy, za wyjątkiem przychodów zwolnionych z PITu w ramach ulg takich jak np.
- ulga na powrót
- ulga dla rodzin 4+
- ulga dla pracujących seniorów
W przypadku ryczałtowców trzeba ustalić roczną podstawę wymiaru składki jako iloczyn liczby miesięcy podlegających ubezpieczeniu zdrowotnemu roaz kwoty odpowiadającej następującym ilościom:
- 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w czwartym kwartale 2021 r., włącznie z wypłatami z zysku (3732,62 zł), jeżeli przychody z działalności gospodarczej nie przekroczyły od początku roku 60 000 zł,
- 100% ww. przeciętnego wynagrodzenia (6221,04 zł), jeżeli przychody z działalności gospodarczej (od początku roku) przekroczyły 60 000 zł i nie przekroczyły 300 000 zł,
- 180% ww. przeciętnego wynagrodzenia (11 197,87 zł), jeżeli przychody z działalności gospodarczej (od początku roku) przekroczyły 300 000 zł.
Termin złożenie rozliczenia wygląda następująco: Płatnicy składek, którzy wybrali jedną z wyżej wymienionych form opodatkowania, muszą złożyć podatkowe rozliczenie roczne do 30 kwietnia 2023 r. To oznacza, że roczną składkę zdrowotną rozliczą w deklaracji za kwiecień 2023 r. składanej do ZUS do 20 maja 2023 r.
Autor: Bartosz Smyczek
