Delegowanie pracowników do Niemiec staje się coraz bardziej popularne, szczególnie wśród polskich przedsiębiorców poszukujących nowych możliwości rozwoju swojej działalności gospodarczej. Niemiecki rynek pracy oferuje atrakcyjne warunki zatrudnienia oraz wysokie wynagrodzenia, dlatego coraz więcej firm decyduje się na czasowe wysyłanie swoich pracowników za granicę. Proces delegowania, choć korzystny, wymaga jednak przestrzegania określonych przepisów zarówno prawa polskiego, jak i niemieckiego. Kluczowym elementem legalnego delegowania jest dopełnienie formalności związanych z ubezpieczeniem społecznym, czyli uzyskanie formularza A1.
Profesjonalna obsługa kadrowo-płacowa
Skorzystaj z darmowej konsultacji dotyczącej Kadr i Płac w Twojej firmie
Formularz A1 – podstawowe informacje
Formularz A1 to oficjalny dokument wydawany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, który potwierdza, że pracownik delegowany przez polską firmę pozostaje objęty polskim systemem ubezpieczeń społecznych przez cały okres pracy w Niemczech. Oznacza to, że składki ZUS nadal są opłacane w Polsce, a nie w Niemczech, co eliminuje ryzyko podwójnego opodatkowania i zmniejsza koszty zatrudnienia dla pracodawcy. Warunkiem otrzymania A1 jest to, aby delegowanie miało charakter tymczasowy (do 24 miesięcy) oraz aby przedsiębiorstwo delegujące prowadziło znaczącą działalność na terytorium Polski. Dodatkowo, nie można delegować pracownika, który ma zastąpić innego pracownika wcześniej delegowanego.
Jak uzyskać formularz A1?
Proces uzyskania formularza A1 rozpoczyna się od złożenia odpowiedniego wniosku do ZUS. Można to zrobić elektronicznie za pomocą Platformy Usług Elektronicznych (PUE ZUS), co jest wygodnym i szybkim rozwiązaniem, lub tradycyjnie – osobiście lub korespondencyjnie. Do wniosku należy dołączyć szereg dokumentów, takich jak umowa o pracę lub umowa zlecenie, dokumenty potwierdzające legalność zatrudnienia oraz prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (np. faktury, umowy, wykaz kontrahentów). Warto zadbać o dokładność i kompletność dokumentacji, ponieważ ewentualne braki mogą przedłużyć proces rozpatrywania wniosku. ZUS ma prawo weryfikować zasadność delegowania, dlatego istotne jest, aby przedstawione informacje były zgodne z rzeczywistym stanem faktycznym.
Obowiązki wobec prawa niemieckiego
Uzyskanie formularza A1 nie zwalnia pracodawcy z obowiązku przestrzegania niemieckich przepisów dotyczących warunków zatrudnienia. Oznacza to m.in. konieczność zapewnienia wynagrodzenia nie niższego niż ustawowa płaca minimalna w Niemczech, która obecnie wynosi 12 EUR brutto za godzinę. Jednak w wielu branżach funkcjonują układy zbiorowe, które ustalają wyższe stawki – np. w budownictwie, transporcie, gastronomii czy przemyśle mięsnym. Dodatkowo, należy respektować niemieckie regulacje dotyczące czasu pracy, odpoczynku, urlopów oraz zasad BHP. Pracownik delegowany musi mieć zapewnione odpowiednie warunki pracy i zakwaterowania, a także dostęp do informacji w języku zrozumiałym dla siebie.
Zgłaszanie delegowanych pracowników
Przedsiębiorcy delegujący pracowników do Niemiec mają obowiązek zgłoszenia tego faktu do odpowiednich niemieckich instytucji. W szczególności dotyczy to branż objętych obowiązkiem notyfikacji, takich jak budownictwo, opieka, przemysł mięsny czy transport drogowy. Zgłoszenia dokonuje się za pośrednictwem portalu Meldeportal-Mindestlohn, gdzie należy podać dane pracodawcy, pracownika, miejsce i czas wykonywania pracy oraz inne informacje wymagane przez przepisy. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować poważnymi konsekwencjami, w tym kontrolą ze strony niemieckiego urzędu celnego (Zollamt), grzywnami lub zakazem prowadzenia działalności na terenie Niemiec.
Konsekwencje braku formularza A1
Brak formularza A1 może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych. W przypadku kontroli niemieckich służb i braku dokumentu potwierdzającego podleganie polskiemu systemowi ubezpieczeń, pracodawca może zostać zobowiązany do zapłaty składek na ubezpieczenia społeczne według niemieckich stawek. Co więcej, pracownik może zostać uznany za nielegalnie zatrudnionego, co wiąże się z sankcjami administracyjnymi i karami pieniężnymi. Takie sytuacje mogą również negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy i utrudnić dalsze prowadzenie działalności na rynku niemieckim.
Skorzystaj z profesjonalnej usługi księgowej
Skorzystaj z darmowej konsultacji ze specjalistą
Podsumowanie
Delegowanie pracowników do Niemiec to atrakcyjna forma rozszerzania działalności, która niesie za sobą liczne korzyści, jednak wiąże się też z obowiązkami prawnymi i administracyjnymi. Kluczowe znaczenie ma uzyskanie formularza A1 oraz spełnienie wymogów wynikających z niemieckiego prawa pracy. Przestrzeganie tych zasad minimalizuje ryzyko sankcji i umożliwia sprawne prowadzenie działalności transgranicznej. W biurze rachunkowym TaxCoach oferujemy kompleksową pomoc w zakresie delegowania pracowników, w tym przygotowanie wniosków A1, kontakt z ZUS, doradztwo w zakresie wynagrodzeń i warunków zatrudnienia w Niemczech oraz bieżące wsparcie w trakcie całego procesu. Skontaktuj się z nami i powierz nam formalności – Ty skup się na rozwoju swojej firmy.
Zaciekawił Cię ten wpis?
Zapisz się do naszego newslettera, będziemy ci raz w tygodniu wysyłać informacje o nowych wpisach.
