Fakturą zaliczkową nazywamy dokument rejestrujący otrzymanie zaliczki, zadatku lub przedpłaty od kontrahenta. Taka faktura potwierdza dokonanie każdej części płatności osobno, ale odnosi się do jednego dokumentu. Stosujemy ją wyłącznie wtedy, gdy chcemy rozliczyć zaliczki otrzymane na poczet przyszłych dostaw lub usług. Pobierz darmowy wzór faktury zaliczkowej przygotowany przez specjalistę TaxCoach – faktura zaliczkowa w formacie XLSX jest gotowa do wypełnienia i zgodna z aktualnymi przepisami.
Faktura VAT zaliczkowa jest wystawiana po otrzymaniu przynajmniej części zapłaty od nabywcy, który wpłaca zaliczkę przed:
● sprzedażą,
● dostawą towarów lub wykonaniem usługi,
● wewnątrzwspólnotową sprzedażą towarów na odległość (z wyjątkiem tzw. procedury unijnej).
Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o podatku od towarów i usług obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, dlatego wpłaconą zaliczkę trzeba zawsze udokumentować za pomocą faktury.
Fakturę zaliczkową wystawiamy:
● nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty,
● nie wcześniej niż 60. dnia przed otrzymaniem całości lub części zapłaty.
Faktura VAT zaliczkowa, której wzór możesz pobrać z naszej strony, nie zawsze może być wystawiona. Ograniczenia obejmują otrzymanie całości lub części płatności w sytuacjach takich jak:
● wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów,
● dostawa towarów na zasadzie transferu bonu jednego przeznaczenia,
● dostawa energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
● świadczenie usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
● świadczenie usług telekomunikacyjnych,
● świadczenie usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT,
● świadczenie usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
● świadczenie usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
● świadczenie usług stałej obsługi prawnej i biurowej.
Otrzymanie zaliczki na powyższe czynności nie skutkuje powstaniem obowiązku podatkowego, dlatego nie trzeba wystawiać faktury zaliczkowej.
Faktura dokumentująca płatność, jaką jest zaliczka, musi zawierać następujące elementy:
● data wystawienia,
● kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
● imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
● numer NIP podatnika,
● numer identyfikujący nabywcę towarów lub usług na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,<
● data dokonania/zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi albo data otrzymania zapłaty, o ile jest określona i różni się od daty wystawienia faktury zaliczkowej,
● otrzymana kwota zapłaty,
● kwota podatku od otrzymanej płatności,
● dane dotyczące zamówienia lub umowy, w szczególności: nazwa towaru lub usługi, ilość i wartość zamówionych towarów (bez kwoty podatku), stawka i kwota podatku, wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.
W przypadku wystawienia więcej niż jednej faktury zaliczkowej (gdy faktury te obejmują łącznie całą zapłatę), ostatnia z nich musi zawierać numery poprzednich faktur.
Po zakończeniu transakcji w niektórych sytuacjach należy wystawić fakturę końcową (rozliczeniową), której darmowy wzór również znajdziesz na naszej stronie internetowej. Jeśli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej kwoty, w fakturze rozliczeniowej sumę wartości towarów lub usług należy pomniejszyć o wartość otrzymanych wcześniej zaliczek. Pomniejszamy wówczas również kwotę podatku – o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach zaliczkowych.
Wystawienie faktury końcowej nie zawsze jest konieczne – nie trzeba tego robić, jeśli faktura zaliczkowa obejmowała całość zapłaty. Wystawiamy ją więc wyłącznie wtedy, gdy zaliczka nie objęła całej kwoty, a jeśli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi wystawiono fakturę zaliczkową na 100% płatność, traktujemy ją jako fakturę końcową. Dotyczy to również sytuacji, gdy wystawimy kilka faktur zaliczkowych, a ich suma wyniesie 100% zapłaty – wówczas ostatnia z nich jest uznawana za fakturę zaliczkową końcową (o ile zawiera numery wszystkich poprzednich faktur).
Jeśli przedsiębiorca otrzyma zaliczkę w tym samym miesiącu, w którym dostarczy towar lub wykona usługę, może również pominąć fakturę zaliczkową i od razu wystawić końcową.
Potrzebujesz pomocy w wystawianiu faktur zaliczkowych? A może chcesz się upewnić, czy masz prawo pominąć wystawienie faktury końcowej? Skontaktuj się z nami i skorzystaj ze wsparcia ekspertów TaxCoach, którzy specjalizują się w księgowości.
Wstecz
