Nazwa tego dokumentu może być nieco myląca, gdyż proforma nie jest dokumentem księgowym, a więc w rzeczywistości nie jest fakturą. Łacińskie określenie pro forma oznacza „ze względu na formę, dla pozorów” i jest używane w odniesieniu do czynności robionych dla dopełnienia wymogów formalnych, lecz bez wywoływania skutków prawnych.
Warto zaznaczyć, że „faktura proforma” to termin zwyczajowy, który nie występuje w przepisach. Zgodnie z opublikowanym w 2013 r. wyjaśnieniem Ministerstwa Finansów dotyczącym dokumentów określanych mianem faktur pro-forma, wystawienie tego dokumentu nie powoduje skutków w zakresie podatku VAT, czyli obowiązku zapłaty wykazanego w proformie podatku, a także nie stanowi podstawy do odliczenia podatku VAT. Wystawienie proformy nie zwalnia też z obowiązku wystawienia faktury dokumentującej dostawę towaru, wykonanie usługi lub otrzymanie całości/części należności przed dostawą/wykonaniem usługi.
Wzór faktury proforma praktycznie nie różni się od standardowej faktury – zawiera te same dane, z tą różnicą, że jest opatrzony tytułem „FAKTURA PRO FORMA”. Ten dopisek jest znakiem charakterystycznym proformy, który odróżnia ją od prawdziwego dokumentu księgowego. W przeciwieństwie do zwykłej faktury proforma nie powoduje ustawowych skutków księgowo-podatkowych.
Faktura proforma powinna zawierać następujące informacje:
● tytuł „FAKTURA PRO-FORMA”,
● numer faktury proforma,
● dane sprzedawcy i nabywcy,
● datę wystawienia faktury proforma,
● formę zapłaty,
● nazwę towaru lub usługi,
● wartość netto i brutto,
● stawkę VAT,
● wysokość podatku VAT.
Faktura proforma pełni funkcję informacyjną i stanowi zapowiedź lub propozycję faktury (najczęściej faktury VAT). Wystawienie proformy nie zwalnia z obowiązku wystawienia zwykłej faktury przeznaczonej do zaksięgowania.
Wystawia się ją w następujących sytuacjach:
● by poświadczyć dojście do transakcji, lecz bez ustawowego obowiązku księgowania i opodatkowania,
● jako ofertę handlową przy zachowaniu formalnej struktury,
● jako dokument określający kwotę do zapłaty za wykonanie usługi lub dostawę towaru w przyszłości,
● jako formę wezwania do zapłaty.
Istnieją sytuacje wykluczające możliwość wystawienia proformy:
● po dostawie towaru lub wykonaniu usługi (wówczas wystawiamy fakturę VAT),
● po otrzymaniu zapłaty (wystawiamy fakturę VAT, fakturę zaliczkową lub końcową),
● jako alternatywa dla dokumentu księgowego,
● jako podstawa do odliczenia VAT.
Faktura proforma nie jest dokumentem obowiązkowym, dlatego żaden przedsiębiorca nie musi jej wystawiać. Wiele firm decyduje się na jej stosowanie wyłącznie z tego powodu, że w niektórych sytuacjach bywa przydatna i opłacalna. Najczęściej są to przedsiębiorcy sprzedający towary i usługi, którzy chcą przedstawić ofertę handlową, określić kwotę do zapłaty lub zachęcić do zakupu.
FV proforma to wyłącznie dokument handlowy, a nie księgowy, dlatego wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy w ogóle warto ją wystawiać. Nie masz takiego obowiązku, jednak możesz dzięki temu zyskać nowych klientów i zwiększyć liczbę transakcji.
Poniżej znajdziesz kilka argumentów za wystawianiem proformy:
● Faktura proforma pozwala w prosty i przejrzysty sposób poinformować potencjalnego nabywcę o cenie i szczegółach usługi – umożliwia więc uniknięcie nieporozumień i nieścisłości.
● Proforma stanowi informację o tym, jak będzie wyglądała faktura VAT.
● Jeśli klient nie zareaguje na proformę, nie trzeba nic robić, dlatego można ją po prostu potraktować jako niezobowiązujący sposób na przedstawienie oferty handlowej.
● Proforma może być traktowana jako przypomnienie o płatności, co stanowi motywację do zapłaty.
● Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, dlatego w przypadku zmian warunków transakcji nie trzeba jej korygować.
Wstecz
