Dla właścicieli firm, osób zarządzających finansami, pracowników działów księgowości, sprzedaży i zakupów oraz wszystkich, którzy odpowiadają za wystawianie, odbieranie lub przekazywanie faktur. Materiał przyda się również przedsiębiorcom, którzy chcą lepiej zrozumieć wpływ KSeF na współpracę z biurem rachunkowym.
KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, służy do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Dokumenty mają określony format danych i trafiają do systemu, w którym są udostępniane uprawnionym odbiorcom. Zmienia się więc sposób pracy z fakturą: od jej przygotowania, przez przekazanie kontrahentowi, po odbiór i ujęcie w księgowości.
Z perspektywy przedsiębiorcy ważne jest zrozumienie obu stron tego procesu. Firma może wystawiać faktury sprzedażowe, ale jednocześnie otrzymuje faktury za zakupy, usługi czy koszty prowadzenia działalności. Nawet jeśli za wystawianie dokumentów odpowiada jedna osoba, faktury zakupowe mogą dotyczyć wielu działów. Potwierdzenie wykonania usługi, opis wydatku czy przypisanie kosztu do projektu nadal wymagają wewnętrznych ustaleń.
Dlatego przygotowania do KSeF warto zacząć od prostego pytania: jak faktura przechodzi dziś przez Twoją firmę? Sprawdź, kto ją tworzy lub odbiera, kto weryfikuje jej treść, kto ją akceptuje i kiedy księgowość otrzymuje informacje potrzebne do rozliczenia. Taka analiza pozwala znaleźć miejsca, w których sam dostęp do systemu nie wystarczy do sprawnej pracy.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF został wprowadzony etapami. Od 1 lutego 2026 r. objął podatników, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. objął pozostałych podatników, z przewidzianymi w przepisach wyjątkami i rozwiązaniami przejściowymi. Obowiązek odbierania faktur w KSeF dotyczy podatników od 1 lutego 2026 r.
Dla firmy oznacza to, że termin rozpoczęcia obowiązkowego wystawiania własnych faktur nie powinien być jedyną datą braną pod uwagę. Faktury od dostawców mogły zacząć trafiać do KSeF wcześniej. Warto więc sprawdzić zarówno sposób dokumentowania sprzedaży, jak i organizację odbioru faktur zakupowych.
Przy ustalaniu obowiązków swojej firmy trzeba uwzględnić jej sytuację oraz rodzaje wystawianych dokumentów. Nie każda transakcja i nie każdy dokument podlega tym samym zasadom. Szczególną uwagę powinny zwrócić na to firmy, które obsługują różne grupy klientów, prowadzą sprzedaż zagraniczną albo mają kilka systemów wykorzystywanych do fakturowania.
W wielu firmach wystawienie faktury jest końcowym etapem procesu sprzedaży. Dane do dokumentu mogą pochodzić z zamówienia, umowy, sklepu internetowego, systemu magazynowego lub od opiekuna klienta. Jeśli informacje są niepełne albo trafiają do osoby wystawiającej fakturę z opóźnieniem, zmiana sposobu wysyłki dokumentu nie rozwiąże tego problemu.
Przed uporządkowaniem fakturowania warto prześledzić kilka typowych sytuacji: wystawienie zwykłej faktury, korektę, sprzedaż powtarzalną oraz transakcję wymagającą dodatkowych danych. Sprawdź, gdzie powstają informacje o nabywcy, cenie i przedmiocie sprzedaży oraz kto odpowiada za ich poprawność. Jeśli dokumenty powstają w więcej niż jednym programie, ustal też, czy każdy z tych procesów został uwzględniony.
Ważna jest również obsługa pytań i błędów. Gdy klient zgłosi nieprawidłowe dane na fakturze, pracownicy powinni wiedzieć, do kogo przekazać sprawę i kto podejmuje decyzję o dalszym działaniu. Jasna odpowiedzialność ogranicza sytuacje, w których dokument czeka na wyjaśnienie, bo kilka osób zakłada, że zajmie się nim ktoś inny.
Dotychczas faktura zakupowa mogła przychodzić e-mailem do osoby zamawiającej, na adres księgowości lub bezpośrednio do właściciela firmy. KSeF zmienia sposób udostępniania faktur, ale nie zastępuje informacji, które są potrzebne do oceny wydatku. Księgowość może potrzebować wyjaśnienia, czego dotyczy zakup, z jakim projektem jest związany i czy dostawa lub usługa została wykonana.
Dobrym punktem wyjścia jest ustalenie, kto regularnie sprawdza nowe faktury i jak identyfikuje osobę odpowiedzialną za dany zakup. Następnie warto określić sposób przekazywania opisów dokumentów, akceptacji kosztów oraz zgłaszania faktur, które budzą wątpliwości. Dotyczy to szczególnie firm, w których zakupy robią pracownicy kilku działów lub oddziałów.
Zwróć uwagę także na dokumenty otrzymane w KSeF, których nikt w firmie się nie spodziewał. Samo pojawienie się faktury w systemie nie odpowiada na pytanie, czy wydatek był uzgodniony i czy dokument dotyczy rzeczywistej transakcji. Potrzebna jest ścieżka wyjaśnienia takiej sytuacji z osobą odpowiedzialną za zakup i z księgowością.
Praca z KSeF wymaga określenia, kto może działać w imieniu firmy i jaki zakres czynności należy do poszczególnych osób. W małej działalności część zadań wykonuje właściciel. W większej organizacji wystawianiem faktur, obsługą zakupów i księgowaniem zajmują się odrębne zespoły. W obu przypadkach warto świadomie ustalić podział obowiązków.
Zrób listę osób i podmiotów, które potrzebują dostępu do faktur. Uwzględnij pracowników odpowiedzialnych za sprzedaż i zakupy, osoby nadzorujące finanse oraz biuro rachunkowe, jeśli korzysta z systemu w imieniu firmy. Dla każdej roli określ, jakie zadania ma wykonywać. Dzięki temu łatwiej zdecydować, jakie uprawnienia są potrzebne i kto ma zarządzać ich zmianami.
Pomyśl również o sytuacjach codziennych: urlopie pracownika, zmianie stanowiska, odejściu osoby z firmy czy rozpoczęciu współpracy z nowym biurem rachunkowym. Dostęp do systemu powinien odpowiadać aktualnemu podziałowi pracy. Warto wyznaczyć osobę, która sprawdza uprawnienia i reaguje, gdy zmienia się skład zespołu.
KSeF ułatwia dostęp do faktur znajdujących się w systemie, ale dobra współpraca z księgowością nadal wymaga przekazywania kontekstu. Faktura nie zawsze pokazuje, do czego wykorzystano zakup, kto go zatwierdził albo jak należy rozliczyć transakcję. Część dokumentów i informacji potrzebnych do prowadzenia księgowości funkcjonuje również poza KSeF.
Ustal z biurem rachunkowym, które czynności wykonuje firma, a które przejmuje księgowość. Omów sposób odbioru faktur, terminy ich opisywania, przekazywanie dodatkowych dokumentów oraz postępowanie w przypadku błędów lub niejasności. Jeśli w firmie działają osobne systemy sprzedażowe, sprawdź, jakie dane księgowość otrzymuje z każdego z nich.
Warto przygotować krótki, wspólny opis procesu. Nie musi to być rozbudowana instrukcja. Wystarczy, że pracownik wie, gdzie zgłosić nową fakturę wymagającą wyjaśnienia, jak opisać zakup i do kiedy przekazać informacje. Takie ustalenia pomagają utrzymać płynny obieg dokumentów również wtedy, gdy zmieniają się osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania.
Zacznij od spisania sposobów, w jakie Twoja firma wystawia i otrzymuje faktury. Uwzględnij sprzedaż prowadzoną w różnych kanałach, faktury cykliczne, korekty oraz zakupy realizowane przez pracowników. Następnie wskaż osoby odpowiedzialne za każdy etap i systemy, z których korzystają.
W drugim kroku porównaj obecny obieg dokumentów z pracą w KSeF. Sprawdź, kto będzie odbierać faktury zakupowe, gdzie trafią do akceptacji i jak zostaną przekazane informacje potrzebne księgowości. Przy fakturach sprzedażowych ustal, kto odpowiada za dane źródłowe, wystawienie dokumentu i wyjaśnienie ewentualnych błędów.
Na koniec przetestuj ustalony sposób pracy na kilku typowych przykładach z działalności firmy. Sam opis procesu może wyglądać dobrze, a mimo to ujawnić braki przy korekcie faktury, nieobecności pracownika lub zakupie dokonanym przez inny dział. Takie próby pomagają doprecyzować odpowiedzialność i przygotować zespół do codziennej pracy.
Dla kogo jest ten webinar?
Webinar jest przeznaczony dla właścicieli firm i osób zarządzających finansami, które chcą zrozumieć wpływ KSeF na działalność przedsiębiorstwa. Przyda się również pracownikom odpowiedzialnym za wystawianie faktur, obsługę zakupów, obieg dokumentów i współpracę z księgowością.
Materiał może być pomocny zarówno dla małych firm, w których większość spraw prowadzi właściciel, jak i dla organizacji z osobnymi działami sprzedaży, administracji i finansów. Jeśli zastanawiasz się, kto powinien odpowiadać za faktury w KSeF i jak przygotować firmowe procesy, obejrzyj nagranie, a następnie omów konkretne rozwiązania ze swoim zespołem i księgowością.
Nagranie webinaru z 27 listopada 2025 r. Przed zastosowaniem informacji dotyczących terminów i obowiązków sprawdź aktualne przepisy.
Biznes
68 min
Firma może zwiększać sprzedaż i jednocześnie tracić płynność lub marżę. Obejrzyj webinar o cash flow, kosztach, KPI i danych potrzebnych do podejmowania decyzji.
Podatki
78 min
Planujesz przekazać firmę lub majątek kolejnemu pokoleniu? Sprawdź, jak działa fundacja rodzinna, kto może zostać beneficjentem i jakie kwestie podatkowe warto przeanalizować.
Podatki
99 min
Co zmieniło się w podatkach w 2026 roku, a które rozwiązania były jeszcze projektami? Obejrzyj webinar o VAT, CIT, PIT, KSeF i rozliczaniu samochodów firmowych.
