Księga przychodów i rozchodów (KPiR) jest prostą formą księgowości służącą do rejestracji operacji gospodarczych związanych z działalnością przedsiębiorstwa lub podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą. Jest to ewidencja, w której rejestruje się przychody oraz koszty związane z prowadzeniem działalności.
KPiR należy założyć na 1 stycznia każdego roku podatkowego lub na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego.
Księga przychodów i rozchodów może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku formy papierowej wymagana jest numeracja stron oraz chronologia, natomiast w formie elektronicznej należy przechowywać zawartość z podziałem na okresy rozliczeniowe również w porządku chronologicznym. Wszelkie wpisy w KPiR powinny być prowadzone w sposób niewadliwy i rzetelny, zgodnie z obowiązującymi przepisami, co jest wymagane zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia KPiR.
Na co zwrócić uwagę, jeśli prowadzimy księgę przychodów i rozchodów?
Zapisz się do newslettera
Zostaw swój adres e-mail i otrzymuj raz w tygodniu poradniki wspierające rozwój Twojej firmy
Kogo dotyczy prowadzenie KPIR?
Prowadzenie uproszczonej księgowości w formie kpir może być stosowane przez następujące podmioty:
- Osoby fizyczne, które osiągają dochód z działalności gospodarczej poza rolnictwem i wybrały zasady ogólne opodatkowania dochodu lub podatek liniowy.
- Spółki jawne, spółki cywilne oraz spółki partnerskie. Warunkiem jest, aby ich przychody netto z poprzedniego roku obrotowego nie przekroczyły równowartości 2 000 000 euro w walucie polskiej (w 2023 roku limit ten wynosi 9654000,00 zł). Gdy ten limit zostanie przekroczony, podmioty te zobowiązane są do prowadzenia pełnej księgowości.
Jakie dane należy uzupełniać w kpir?
Udostępniony przez ministerstwo wzór zakłada istnienie 17 kolumn, które należy wypełniać w następujący sposób:
| Numer kolumny | Dane do uzupełnienia |
| 1 | Liczba porządkowa – numer kolejnego wpisu do księgi |
| 2 | Data pochodząca z dokumentu, który jest podstawą wpisu |
| 3 | Numer faktury lub innego dowodu transakcji |
| 4 | Dane kontrahentów, którzy są zaangażowani w transakcję (nazwa kontrahenta) |
| 5 | Dane kontrahentów, którzy są zaangażowani w transakcję (adres kontrahenta) |
| 6 | Opis zdarzenia gospodarczego, np. zakup materiałów lub wypłata wynagrodzeń |
| 7 | Przychody ze sprzedaży |
| 8 | Inne przychody, np. z odpłatnego zbycia majątku lub otrzymanych kar umownych |
| 9 | Suma przychodów z kolumn 7 i 8 |
| 10 | Koszt zakupu materiałów i towarów handlowych według cen zakupu |
| 11 | Dodatkowe koszty związane z zakupem, np. transport, załadunek i wyładunek, ubezpieczenie |
| 12 | Wynagrodzenie brutto wypłacane pracownikom |
| 13 | Pozostałe koszty nieuwzględnione w kolumnach 10–12, np. czynsz za lokal, opłaty za energię elektryczną, składki na ubezpieczenia pracowników finansowane przez pracodawcę |
| 14 | Suma kosztów z kolumn 12 i 13 |
| 15 | Ta kolumna jest dostępna do zapisywania innych zdarzeń gospodarczych niż te wymienione w kolumnach 1–13 |
| 16 | Koszty związane z działalnością badawczo-rozwojową |
| 17 |
Uwagi dotyczące treści wpisów w kolumnach 2–16. Kolumna może być również wykorzystywana do zapisywania pobranych zaliczek lub innych istotnych informacji |
Jakie dowody księgowe należy zapisywać w kpir?
● faktury VAT w tym faktury VAT RR ● dokumenty celne, ● rachunki, ● inne dokumenty potwierdzające rzeczywiste operacje gospodarcze (noty księgowe, dowody przesunięć, dowody opłat, raporty fiskalne itp.).
Poniżej znajdują się wymogi dotyczące informacji, które muszą być zawarte w tych dokumentach:
- Precyzyjne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) zaangażowanych w operację gospodarczą.
- Data wystawienia dokumentu oraz data lub okres przeprowadzenia operacji gospodarczej.
- Opis operacji gospodarczej oraz jej wartość.
- Imię i nazwisko osoby uprawnionej do wystawienia faktury.
- Oznaczenie numerem lub innym sposobem umożliwiającym powiązanie dokumentu z zapisami księgowymi wykonanymi na jego podstawie.
W przypadku prowadzenia elektronicznej księgi przychodów i rozchodów należy:
- Posiadać szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego do prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów na piśmie (przepisy nie określają jednoznacznie, jak powinna być sformułowana taka instrukcja, ale może ona zostać dołączona jako podręcznik opisujący zasady działania danego programu).
- Używać oprogramowania komputerowego, które umożliwia natychmiastowy dostęp do treści zapisów oraz pozwala na drukowanie wszystkich danych zgodnie z kolejnością chronologiczną, zgodnie z przyjętym wzorcem księgi.
- Przechowywać dane w sposób chroniący je przed zniszczeniem lub zniekształceniem.
Przechowywanie KPiR
KPiR co do zasady należy przechowywać w siedzibie firmy lub w miejscu wykonywania działalności. Jeżeli zlecasz prowadzenie KPiR dla biura księgowego w siedzibie firmy lub wykonywania działalności należy prowadzić ewidencję sprzedaży. Ewidencja powinna zawierać takie dane jak: numer kolejny wpisu, datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami oraz wysokość tego przychodu. Tak jak został wspomniane wcześniej, może być prowadzona zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Księgę wraz z dokumentację powinno przechowywać się 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego rozliczanego na podstawie owej księgi. Ewidencjonując sprzedaż na kasie fiskalnej - nie musisz prowadzić ewidencji sprzedaży.
Jak ujmować koszty prowadzenia działalności w KPiR?
- Metoda memoriałowa - koszty bezpośrednie - to te, które można bezpośrednio przyporządkować do konkretnego przychodu. Zwykle są one księgowane w roku, w którym odpowiadające im przychody zostały osiągnięte, jednakże muszą być ujęte przed dniem złożenia deklaracji podatkowej za dany rok. Do kosztów bezpośrednich zalicza się na przykład zakup maszyn i urządzeń wykorzystywanych w firmie oraz materiały do produkcji.
- Metoda kasowa - koszty pośrednie - to takie, które nie można jednoznacznie przyporządkować do konkretnego przychodu. Zwykle są one ewidencjonowane na podstawie daty wystawienia faktury przez dostawcę. Przykłady kosztów pośrednich to opłaty za najem, koszty utrzymania biura, szkolenia oraz działania reklamowe i promocyjne.
Jeśli zainteresował Cię ten wpis, sprawdź naszą ofertę i przeczytaj jak możemy Ci pomóc:
Podsumowanie
Mamy nadzieję, że powyższe informacje ułatwią i rozjaśnią Państwu prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów. Jeżeli sprawa nadal wydaje się skomplikowana lub po prostu zajmuje zbyt wiele czasu, zapraszamy do skorzystania z naszej obsługi. Zerknij na naszą ofertę.
Zaciekawił Cię ten wpis?
Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, będziemy Ci raz w tygodniu wysyłać informacje o nowych wpisach.
Umów się na bezpłatną konsultację
Rozwijaj firmę dzięki rachunkowości połączonej z doradztwem:
lub
