Czy outsourcing księgowości się opłaca? 5 kluczowych zalet
Outsourcing księgowości to coraz popularniejsze rozwiązanie wśród firm, które chcą skupić się na rozwoju biznesu, jednocześnie obniżając koszty i zwiększając efektywność. Zamiast zatrudniać wewnętrzny dział księgowy, przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na współpracę z zewnętrznymi specjalistami. Czy takie podejście się opłaca? Jakie korzyści może przynieść firmie? W tym artykule przyjrzymy się głównym zaletom outsourcingu księgowości i sprawdzimy, czy warto postawić na to rozwiązanie.
Niższe koszty w porównaniu z zatrudnieniem wewnętrznej księgowości
Jednym z kluczowych powodów, dla których firmy decydują się na outsourcing księgowości, są znaczące oszczędności finansowe. Zatrudnienie młodszej księgowej na pełen etat wiąże się nie tylko z kosztami wynagrodzenia, które waha się od 5500 do 9000 zł brutto miesięcznie, ale także z szeregiem dodatkowych wydatków. Pracodawca musi pokryć składki ZUS (ok. 20–22% wynagrodzenia), koszty rekrutacji, onboardingu, szkoleń oraz zapewnić odpowiednie narzędzia pracy – komputer, oprogramowanie, biurko i miejsce w biurze. Dodatkowo, dochodzi konieczność organizowania zastępstw w przypadku urlopów i zwolnień lekarskich oraz ryzyko rotacji pracowników, co generuje kolejne wydatki.
Outsourcing księgowości pozwala na redukcję tych kosztów nawet o 40%, ponieważ firma nie musi martwić się o infrastrukturę techniczną, aktualizację oprogramowania, zabezpieczenia czy przestrzeń biurową. Eliminacja kosztów rekrutacji i zarządzania zespołem księgowym to kolejna zaleta, szczególnie w czasach niedoboru specjalistów na rynku. Dzięki outsourcingowi przedsiębiorcy płacą jedynie za rzeczywiście wykonaną pracę, bez konieczności ponoszenia ukrytych kosztów związanych z utrzymaniem etatowego pracownika.
Brak kosztów rekrutacji i dostęp do doświadczonych specjalistów
Rekrutacja wykwalifikowanego księgowego to coraz większe wyzwanie, zwłaszcza w obliczu deficytu specjalistów na rynku pracy. Znalezienie odpowiedniej osoby wymaga czasu, zaangażowania oraz nakładów finansowych. Pracodawca musi przeprowadzić proces rekrutacyjny, często korzystając z usług agencji HR, a następnie zadbać o wdrożenie nowego pracownika, co generuje dodatkowe koszty. W przypadku rotacji lub zwolnień procedura ta musi być powtarzana, co dodatkowo destabilizuje dział księgowy.
Decydując się na outsourcing, firma unika tych problemów, ponieważ biura rachunkowe zatrudniają doświadczonych specjalistów, którzy stale podnoszą swoje kwalifikacje. Co więcej, obsługują one klientów z różnych branż, dzięki czemu są przygotowane na różne scenariusze i mogą szybko reagować na zmieniające się przepisy oraz specyficzne potrzeby przedsiębiorców. Współpraca z profesjonalnym biurem rachunkowym daje dostęp do szerokiej wiedzy eksperckiej bez konieczności samodzielnego budowania zespołu i ponoszenia kosztów związanych z jego utrzymaniem.
Możliwość automatyzacji i wdrożenia nowoczesnych programów księgowych
Biura rachunkowe korzystają z nowoczesnych systemów księgowych, które umożliwiają automatyzację wielu procesów. Dzięki temu eliminowane są błędy ludzkie, a czas poświęcany na powtarzalne czynności zostaje znacznie skrócony. Firmy, które zdecydują się na outsourcing księgowości, nie muszą samodzielnie inwestować w drogie oprogramowanie, jego aktualizacje oraz zabezpieczenia – biuro rachunkowe zapewnia dostęp do sprawdzonych i zgodnych z przepisami systemów.
Co więcej, profesjonalne biura rachunkowe potrafią dostosować narzędzia księgowe do specyfiki działalności klienta. Dzięki temu raportowanie finansowe, fakturowanie czy rozliczenia podatkowe są maksymalnie dopasowane do realnych potrzeb firmy, co przekłada się na większą przejrzystość i lepszą kontrolę nad finansami przedsiębiorstwa.
Dodatkowe usługi wspierające rozwój firmy
Outsourcing księgowości to nie tylko prowadzenie ksiąg rachunkowych – wiele biur rachunkowych oferuje także dodatkowe usługi, które mogą wspierać rozwój biznesu. Przykładem jest kompleksowa obsługa kadr i płac, dzięki której firma nie musi zajmować się naliczaniem wynagrodzeń, składkami ZUS czy umowami pracowniczymi.
Coraz więcej biur oferuje również usługę zewnętrznego dyrektora finansowego, który pomaga w optymalizacji procesów finansowych i może znacząco wpłynąć na rentowność przedsiębiorstwa. Jego zadaniem jest analiza kosztów, doradztwo w zakresie budżetowania oraz wsparcie w podejmowaniu strategicznych decyzji finansowych. Tego typu rozwiązanie pozwala większym firmom korzystać z eksperckiej wiedzy bez konieczności zatrudniania wysoko wykwalifikowanego specjalisty na stałe.
Odpowiedzialność za poprawność rozliczeń i dostęp do aktualnych przepisów
Jednym z największych atutów outsourcingu księgowości jest to, że profesjonalne biuro rachunkowe ponosi pełną odpowiedzialność za poprawność rozliczeń. W przeciwieństwie do wewnętrznego działu księgowego, biura rachunkowe zazwyczaj posiadają polisę OC, która zabezpiecza firmę na wypadek ewentualnych błędów księgowych. Daje to przedsiębiorcom dodatkowe poczucie bezpieczeństwa i minimalizuje ryzyko finansowe związane z nieprawidłowościami w rozliczeniach.
Co więcej, biura rachunkowe na bieżąco śledzą zmiany w przepisach podatkowych i księgowych, co pozwala im błyskawicznie dostosowywać procesy do aktualnych wymogów prawnych. Dzięki dostępowi do ekspertów z różnych dziedzin – prawa, podatków, audytu czy kadr i płac – przedsiębiorcy zyskują kompleksową obsługę i wsparcie w analizie finansowej z różnych perspektyw. To nie tylko zmniejsza ryzyko błędów, ale również pozwala firmie działać zgodnie z najnowszymi regulacjami bez konieczności samodzielnego śledzenia zmian w przepisach.
Outsourcing księgowości to rozwiązanie, które może przynieść firmie wiele korzyści – od oszczędności finansowych, przez dostęp do doświadczonych specjalistów i nowoczesnych systemów, po dodatkowe usługi wspierające rozwój biznesu.
Oczywiście outsourcing ma również swoje wady – nie zawsze sprawdzi się w każdej organizacji, a decyzja o jego wdrożeniu powinna być dopasowana do specyfiki i wizji firmy. Dlatego warto dokładnie przeanalizować swoje potrzeby i skonsultować się z ekspertami, aby znaleźć najlepsze rozwiązanie.
Jśli zastanawiasz się, czy outsourcing księgowości będzie korzystnym wyborem dla Twojej firmy, skontaktuj się z biurem rachunkowym TaxCoach. Nasi specjaliści pomogą Ci dopasować optymalne rozwiązania, dostosowane do specyfiki Twojego biznesu. Zapraszamy do kontaktu!
.png)
