Prowadzenie sklepu internetowego to nie tylko świetny pomysł na biznes, lecz również mnóstwo obowiązków. Zakładając działalność w branży e-commerce, nie można zapominać o księgowości, która może być prowadzona samodzielnie lub z pomocą biura rachunkowego. Księgowość w e-commerce to złożone zagadnienie, którym zajmiemy się w dzisiejszym wpisie – sprawdź, co warto wiedzieć przed założeniem sklepu internetowego.
Zakładanie sklepu internetowego z pomocą księgowego
Zanim przejdziemy do prowadzenia księgowości w e-commerce, skupmy się na tym, jak w ogóle założyć tego typu biznes. Jeśli jest to Twoja pierwsza działalność gospodarcza, możesz skorzystać z pomocy naszego biura rachunkowego, które przeprowadzi Cię przez cały proces i zadba o wszelkie formalności.
Forma prowadzenia sklepu internetowego
Sklep internetowy, jak każdą inną działalność, trzeba zarejestrować. Jak założyć firmę w branży e-commerce? Polskie przepisy nie określają żadnej szczególnej formy prowadzenia sklepu online, dlatego może to być m.in. jednoosobowa działalność gospodarcza czy spółka z o.o. Jedynym wyjątkiem jest spółka partnerska, na którą nie mogą się zdecydować osoby z branży e-commerce, gdyż jest ona przeznaczona dla osób wykonujących wolne zawody.
Inną opcją jest działalność nierejestrowana, jednak można się na nią zdecydować tylko wtedy, gdy miesięczne przychody z działalności nie przekroczą 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku (od 1 lipca 2023 r. jest to kwota 3600 zł brutto).
Forma opodatkowania
Wybór formy prowadzenia działalności ma wpływ na sposób jej opodatkowania. W tym przypadku najlepiej skorzystać z usług doradcy podatkowego, który pomoże wybrać najlepszą formę opodatkowania dla Twojej firmy.
Do wyboru są trzy formy opodatkowania dochodów:
● Na zasadach ogólnych (skala podatkowa) – 12% dla dochodów do 120 000 zł, 32% dla dochodów ponad 120 000 zł. Skalę podatkową może wybrać każda osoba fizyczna prowadząca działalność.
● Stawka liniowa (19%) – na tę formę może się zdecydować każda osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą z wyjątkiem przedsiębiorców świadczących usługi na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy. Zazwyczaj wybierają ją przedsiębiorcy uzyskujący dochód powyżej 120 000 zł, którzy w przypadku skali podatkowej musieliby płacić 32% podatku.
● Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – wybór tej formy nie jest możliwy dla niektórych rodzajów działalności, np. aptek internetowych, kantorów czy sklepów sprzedających części samochodowe.
Siedziba firmy
Zdarza się, że biznes e-commerce prowadzimy z domu, ale nie chcemy podawać prywatnego adresu do ogólnej wiadomości. W takim przypadku wiele osób decyduje się na wirtualne biuro, które umożliwia otrzymanie prestiżowego adresu (np. w Warszawie), a przy tym oferuje dodatkowe możliwości, takie jak odbiór i przechowywanie dokumentów, skanowanie i przesyłanie dokumentów czy dostęp do szyfrowanego panelu klienta.
Regulamin sklepu internetowego
Każdy sklep internetowy musi mieć regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną. Jego celem jest informowanie klientów o przysługujących im prawach, a także warunkach funkcjonowania sklepu.
Co musi się w nim znaleźć? Przede wszystkim rodzaj i zakres świadczonych usług, a także warunki świadczenia usług drogą elektroniczną. Te drugie powinny obejmować:
● wymagania techniczne,
● zakaz dostarczania przez usługobiorcę treści o charakterze bezprawnym,
● tryb postępowania reklamacyjnego,
● warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną.
Regulamin musi być udostępniony klientowi bezpłatnie, przed zawarciem umowy. Choć darmowe wzory regulaminów można znaleźć w internecie, regulamin powinien być dopasowany do konkretnego sklepu. Najlepiej więc zlecić jego przygotowanie specjalistom lub przekazać znaleziony w sieci dokument do konsultacji i ewentualnych poprawek.
Prawo do odstąpienia od umowy
W przypadku handlu internetowego klient ma prawo zwrócić towar w ciągu 14 dni bez podawania przyczyny. Niezwykle istotne jest poinformowanie klienta o prawie do odstąpienia od umowy, gdyż ma to znaczący wpływ na prowadzony biznes. Klient, który został poinformowany o prawie do odstąpienia od umowy przed upływem 12 miesięcy, ma 14 dni na zwrot towaru od dnia, w którym otrzymał taką informację. Jeśli natomiast klient nie został poinformowany o tymże prawie, ma aż 12 miesięcy na zwrot towaru od dnia, w którym upłynęło 14 dni od zawarcia umowy.
Warto też znać swoje prawa i poinformować klienta, że niektóre produkty są wyłączone spod przepisów o zwrocie. Dotyczy to m.in. towarów personalizowanych oraz towarów zapieczętowanych, które nie nadają się do zwrotu ze względów higienicznych lub zdrowotnych (np. chusteczki nawilżane).
Sklep internetowy a RODO
Kolejną istotną kwestią jest prowadzenie sklepu internetowego zgodnie z przepisami RODO, czyli rozporządzeniem o ochronie danych osobowych. Dotyczą one wszystkich przedsiębiorców przetwarzających dane osobowe w związku z prowadzoną działalnością. Przetwarzanie danych w przypadku sklepów internetowych możliwe jest tylko wtedy, gdy mamy ku temu odpowiednią podstawę prawną, np. umowę, zgodę wyrażoną w sposób świadomy i dobrowolny lub prawnie uzasadniony interes administratora.
RODO nakłada również na przedsiębiorcę obowiązek przygotowania następujących dokumentów: polityka prywatności, polityka bezpieczeństwa, rejestr czynności przetwarzania, regulamin sklepu internetowego, polityka dotycząca plików cookies i upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. W ich przygotowaniu może pomóc doświadczone biuro rachunkowe.
Zapisz się do newslettera
Zostaw swój adres e-mail i otrzymuj raz w tygodniu poradniki wspierające rozwój Twojej firmy
Co obejmuje księgowość dla e-commerce?
Usługi księgowe są zawsze dopasowane do rodzaju prowadzonej działalności oraz potrzeb danego przedsiębiorcy. Są jednak elementy wspólne (wspomniane powyżej), o których trzeba pamiętać już na etapie zakładania działalności.
Profesjonalna księgowość dla e-commerce obejmuje następujące elementy:
● Obsługa e-commerce na terenie Europy – chcesz rozszerzyć działalność sklepu internetowego o inne kraje? To wymaga doskonałej znajomości tamtejszych procedur, dokumentów i przepisów prawa podatkowego. Biuro rachunkowe oferujące obsługę podmiotów e-commerce na terenie całej Europy zajmie się Twoją księgowością i zadba o formalności, takie jak rozliczanie faktur, zwrot VAT, bramki płatnicze czy zwroty kosztów i wysyłki.
● Obsługa podatkowa w całej Europie – obejmuje zarówno prywatne sklepy internetowe, jak i sprzedaż na Allegro, Amazonie czy eBayu. Handel online w każdym kraju wygląda nieco inaczej, dlatego księgowy pomoże w prowadzeniu przejrzystych rozliczeń i uniknięciu kar za nieprawidłowości w podatkach.
● Księgowość tradycyjna lub nowoczesna – możliwość integracji z systemem biura rachunkowego lub korzystanie z własnych narzędzi księgowych.
● System zintegrowany z platformami e-commerce – pełna integracja obejmuje Amazon, Amazon FDA, Allegro, eBay, OnBuy, Magento i wiele innych. Oznacza to, że nie ma potrzeby logowania się do każdego serwisu z osobna, a wszystkie dane masz na wyciągnięcie ręki w jednym narzędziu.
● Maksymalna automatyzacja procesów – chcesz, by Twój sklep internetowy funkcjonował sprawnie i wymagał minimalnej obsługi? Księgowość w naszym wydaniu to nie tylko rozliczanie faktur i dbanie o kwestie podatkowe, lecz również automatyzacja procesów. Oznacza to między innymi, że system synchronizuje magazyn z kanałem sprzedaży, wysyła powiadomienia e-mail, wystawia faktury czy zamyka sprzedaż przy zerowej liczbie towaru.
Księgowość dla e-commerce – Polska i Europa
Prowadzenie księgowości dla sklepu internetowego działającego na terenie Polski przypomina księgowość dla tradycyjnych firm. Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się jednak na rozszerzenie swojej działalności e-commerce o inne kraje, a to już nieco komplikuje sprawę. W obawie przed różnicami w handlu online na terenie poszczególnych krajów wielu przedsiębiorców odkłada plany o sprzedaży za granicą. Zupełnie niesłusznie! Zajmij się rozwijaniem firmy, a księgowość zostaw specjalistom z biura rachunkowego TaxCoach – obsługujemy podmioty z rynku polskiego i europejskiego, zarówno prywatne sklepy internetowe, jak i sprzedaż przez platformy handlowe.
Jeśli zainteresował Cię ten wpis, sprawdź naszą ofertę i przeczytaj jak możemy Ci pomóc:
Zaciekawił Cię ten wpis?
Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, będziemy Ci raz w tygodniu wysyłać informacje o nowych wpisach.
Umów się na bezpłatną konsultację
Rozwijaj firmę dzięki rachunkowości połączonej z doradztwem:
lub
