Darmowy program do faktur online
z obsługą KSeF
Prowadzenie sklepu internetowego to dziś coś więcej niż dobra oferta i sprawna wysyłka. Rosnące koszty reklam, presja cenowa na marketplace'ach i coraz droższa logistyka sprawiają, że wielu właścicieli e-commerce sprzedaje więcej, ale zarabia mniej niż kilka lat temu. Sprzedaż rośnie na papierze, a na koncie zostaje coraz mniej. W tym artykule pokazujemy 6 konkretnych obszarów, w których warto szukać rezerw rentowności: od doboru odpowiednich narzędzi, przez automatyzację rozliczeń, kontrolę marż, po współpracę z zewnętrznym dyrektorem finansowym.
1. Automatyzacja i integracja kanałów sprzedaży
Jednym z najczęstszych powodów niskiej rentowności sklepów internetowych nie jest brak sprzedaży, tylko chaos operacyjny. Ręczne przepisywanie zamówień między Allegro, sklepem własnym i marketplace'ami, błędy w stanach magazynowych, nadpłacone przesyłki, czas pracowników zjadany przez powtarzalne czynności. Z pozoru drobne problemy, które w skali miesiąca potrafią kosztować sklep więcej niż niejedna kampania reklamowa.
Im więcej kanałów sprzedaży, tym trudniej ogarnąć to wszystko ręcznie. Sklep, który sprzedaje jednocześnie na Allegro, własnej platformie i kilku marketplace'ach, bardzo szybko dochodzi do momentu, w którym pracownik spędza kilka godzin dziennie na przeklikiwaniu się między panelami, zamiast obsługiwać klientów czy rozwijać ofertę. To właśnie ten moment jest sygnałem, że warto pomyśleć o systemie do zarządzania sprzedażą wielokanałową.
Jaki system do zarządzania sprzedażą wybrać?
To pytanie, które prędzej czy później zadaje sobie każdy rosnący sklep. Dobrze dobrany system pozwala między innymi:
- automatycznie synchronizować zamówienia i stany magazynowe między Allegro, własnym sklepem i innymi kanałami, dzięki czemu produkt nie jest sprzedawany dwa razy, gdy zostaje ostatnia sztuka
- ograniczyć liczbę pomyłek przy kompletacji i wysyłce zamówień
- porównywać koszty kurierów w czasie rzeczywistym i automatycznie wybierać najtańszą lub najszybszą opcję dla danej przesyłki
- generować dokumenty sprzedaży i wysyłki bez ręcznego przepisywania danych
- zwolnić czas zespołu na działania, które faktycznie zwiększają sprzedaż, zamiast na klikanie w kilku panelach naraz
Z naszego doświadczenia w pracy z klientami e-commerce, jednym z najlepiej sprawdzających się na polskim rynku rozwiązań tego typu jest Base (dawniej BaseLinker). To system do zarządzania sprzedażą wielokanałową z ponad 2000 integracji – łączy sklep z Allegro, Amazonem, eMAG i setkami innych marketplace'ów, a także z kurierami i systemami księgowymi. Automatyzuje obsługę zamówień, zwroty, magazyn, wysyłki i sprzedaż zagraniczną, a korzysta z niego ponad 30 000 firm. Rozwiązania te możemy w szczególności polecić sklepom, które rozwijają sprzedaż na kilku kanałach jednocześnie i czują, że ręczne zarządzanie zamówieniami zaczyna kosztować więcej niż samo narzędzie.
Zanim zainwestujesz w automatyzację, warto policzyć, ile realnie kosztują Was dziś błędy operacyjne i godziny pracy poświęcone na czynności, które system zrobiłby sam. Wystarczy zsumować liczbę godzin pracy zespołu poświęconą na obsługę zamówień w ciągu miesiąca i pomnożyć przez stawkę godzinową, żeby zobaczyć, jak szybko zwraca się taka inwestycja.
2. Uporządkowana księgowość i wsparcie zewnętrznego dyrektora finansowego (CFO)
Rentowność sklepu e-commerce rzadko widać na oko. Sprzedaż może rosnąć z miesiąca na miesiąc, a mimo to na koncie zostaje coraz mniej gotówki, bo rosną koszty reklam, prowizje marketplace'ów, koszty zwrotów, opłaty logistyczne i magazynowe. Bez bieżącej, dobrze poukładanej księgowości i regularnej analizy finansowej te procesy bardzo łatwo przeoczyć, dopóki nie jest już poważnie za późno na reakcję.
Klasyczna księgowość, skupiona przede wszystkim na rozliczeniach podatkowych i obowiązkach wobec urzędu skarbowego, często nie odpowiada na pytania, które najbardziej interesują właściciela sklepu: czy dany kanał sprzedaży się opłaca, czy stać nas na kolejną kampanię reklamową, czy wystarczy nam gotówki na zatowarowanie się przed sezonem. Tu z pomocą przychodzi model współpracy z zewnętrznym dyrektorem finansowym.
W praktyce taka współpraca oznacza dostęp do kompetencji dyrektora finansowego bez konieczności zatrudniania go na pełen etat. Zewnętrzny CFO patrzy na biznes od strony rentowności i płynności, a nie tylko rozliczeń. W ramach takiej współpracy zewnętrzny dyrektor finansowy zwykle:
- analizuje marże na poziomie produktu, kategorii i kanału sprzedaży, pokazując, gdzie sklep faktycznie zarabia
- pilnuje płynności finansowej i pomaga planować kasowo sezony wysokiej sprzedaży, takie jak Black Friday czy okres przedświąteczny
- przygotowuje przejrzyste raporty zarządcze, dzięki którym właściciel wie, gdzie realnie zarabia, a gdzie dopłaca do sprzedaży
- wspiera w decyzjach o cenach, inwestycjach w nowe kanały sprzedaży czy wejściu na rynki zagraniczne
- współpracuje z księgowością, żeby dane finansowe były nie tylko poprawne podatkowo, ale też użyteczne w codziennym zarządzaniu
Dla wielu sklepów e-commerce to rozwiązanie znacznie tańsze i bardziej elastyczne niż zatrudnienie dyrektora finansowego na etat, a jednocześnie dużo bardziej praktyczne niż sama księgowość transakcyjna, która kończy się na wysłaniu deklaracji do urzędu.
3. Kontrola marży na poziomie produktu, a nie całego sklepu
Bardzo częstym błędem jest patrzenie na rentowność sklepu jako całości, zamiast analizować ją produkt po produkcie lub kategoria po kategorii. W praktyce zdarza się, że część asortymentu generuje sprzedaż i dobrze wygląda w raportach ilościowych, ale realnie dokłada się do niej po uwzględnieniu kosztów reklamy, prowizji marketplace'u i kosztów zwrotów.
Problem polega na tym, że standardowe raporty sprzedażowe pokazują przychód i liczbę sztuk, ale rzadko doliczają wszystkie koszty przypadające na konkretny produkt. Dopiero gdy zsumujemy koszt pozyskania klienta, prowizję platformy, koszt wysyłki i szacowany koszt obsługi zwrotu, widać prawdziwy obraz.
Warto regularnie analizować:
- marżę netto po odliczeniu prowizji marketplace'u, kosztów płatności online i kosztów wysyłki
- efektywność wydatków na reklamę w podziale na konkretne produkty, a nie tylko na całe kampanie
- produkty o wysokim wskaźniku zwrotów, gdzie czasem taniej jest je wycofać z oferty, niż dalej je sprzedawać ze stratą
- sezonowość poszczególnych kategorii, żeby nie zamrażać kapitału w towarze, który sprzeda się dopiero za pół roku
To właśnie tu dane finansowe i dane sprzedażowe muszą się spotkać, co ponownie pokazuje, jak ważna jest integracja narzędzi sprzedażowych opisanych w punkcie pierwszym z rzetelną analizą finansową opisaną w punkcie drugim. Bez połączenia tych dwóch światów właściciel sklepu podejmuje decyzje na podstawie niepełnego obrazu sytuacji.
Zapisz się do newslettera
Zostaw swój adres e-mail i otrzymuj raz w tygodniu poradniki wspierające rozwój Twojej firmy
4. Optymalizacja logistyki i kosztów zwrotów
Koszty logistyczne to jeden z najszybciej rosnących elementów kosztowych w e-commerce, a jednocześnie jeden z najrzadziej optymalizowanych, bo wielu właścicieli sklepów traktuje je jako stały, niezmienny koszt. Tymczasem to właśnie tutaj często kryje się kilka punktów procentowych dodatkowej marży.
Warto przyjrzeć się kilku konkretnym obszarom. Po pierwsze, stawkom kurierskim. Wraz z rosnącym wolumenem zamówień warto renegocjować umowy z przewoźnikami, bo stawki ustalone rok czy dwa lata temu przy niższym wolumenie rzadko są konkurencyjne. Po drugie, automatycznemu wyborowi przewoźnika dla danej przesyłki, w zależności od wagi, gabarytu i miejsca docelowego. Tutaj ponownie pomagają systemy do zarządzania sprzedażą opisane w punkcie pierwszym.
Po trzecie, warto policzyć rzeczywisty koszt polityki darmowej dostawy. Wielu właścicieli sklepów wprowadza próg darmowej wysyłki bez sprawdzenia, czy realnie zwiększa on wartość koszyka na tyle, żeby pokryć koszt przesyłki, czy tylko obniża marżę na każdym zamówieniu.
Po czwarte, warto przeanalizować przyczyny zwrotów. Czasem powtarzający się problem to kwestia rozmiarówki, niedokładnego opisu produktu lub złej jakości zdjęć, które tworzą u klienta inne oczekiwania niż to, co dostaje w paczce. Rozwiązanie tych przyczyn u źródła jest zwykle dużo tańsze niż ciągłe pokrywanie kosztów zwrotów i ponownej wysyłki.
Nawet kilka punktów procentowych oszczędności na logistyce potrafi mieć większy wpływ na wynik finansowy niż kolejna kampania reklamowa, a jednocześnie wymaga jednorazowej pracy analitycznej, a nie stałych, powtarzających się wydatków.
5. Decyzje oparte na danych, nie na intuicji
Ostatni, ale kluczowy element to regularne raportowanie i podejmowanie decyzji na podstawie liczb, a nie przeczucia czy przyzwyczajenia. Wielu właścicieli sklepów podejmuje decyzje cenowe, promocyjne czy inwestycyjne na podstawie tego, co „zawsze działało”, zamiast sprawdzić, czy w obecnych warunkach kosztowych nadal się to opłaca.
Sklep, który wie w każdym momencie, jaka jest jego rzeczywista marża po wszystkich kosztach, które kanały sprzedaży są opłacalne, a które generują koszty bez realnego zysku, oraz jak wygląda przepływ gotówki w kolejnych tygodniach, podejmuje zauważalnie lepsze decyzje o cenach, promocjach i inwestycjach. Taka firma reaguje szybciej na zmiany kosztów reklamy czy prowizji platform, zamiast dowiadywać się o problemie dopiero po zamknięciu kwartału.
To dokładnie ten obszar, w którym łączą się wszystkie poprzednie punkty. Dobre narzędzia sprzedażowe dostarczają dane operacyjne, uporządkowana księgowość i zewnętrzny dyrektor finansowy pomagają je poprawnie zinterpretować, a analiza marży produktowej i kosztów logistyki dopełnia pełny obraz rentowności. Regularne, cotygodniowe lub comiesięczne przeglądanie tych danych, zamiast robienia tego raz na kwartał przy okazji rozliczenia podatkowego, pozwala reagować na problemy, zanim urosną do rozmiarów realnie zagrażających płynności firmy.
6. Automatyzacja rozliczeń sprzedaży w księgowości
Nawet jeśli sprzedaż jest już dobrze zautomatyzowana narzędziem takim jak Base, a księgowość prowadzona jest starannie, w wielu sklepach zostaje jeszcze jedno wąskie gardło: samo rozliczanie transakcji w systemie księgowym. Setki lub tysiące płatności miesięcznie, wpłaty od różnych pośredników płatności, prowizje marketplace'ów, korekty i zwroty. Ktoś w końcu musi to wszystko ręcznie dopasować do dokumentów sprzedaży i wprowadzić do systemu księgowego.
To właśnie ten etap, mimo że sprzedaż i logistyka są już zautomatyzowane, bardzo często nadal pochłania najwięcej godzin pracy księgowości, zwłaszcza przy rosnącym wolumenie zamówień. Ręczne dopasowywanie wpłat do faktur, ustawianie kontrahentów na wyciągach bankowych i rozliczanie korekt sprzedażowych to praca żmudna, podatna na błędy i trudna do skalowania bez zwiększania zespołu księgowego.
Do tego konkretnego problemu powstało narzędzie Ecomrail, które automatyzuje rozliczanie sprzedaży e-commerce bezpośrednio w systemie Comarch ERP Optima. W praktyce system pobiera dane transakcyjne z platform sprzedażowych (Allegro, Amazon, Shopify, WooCommerce, PrestaShop), z systemów do zarządzania sprzedażą wielokanałową, w tym z Base oraz z bramek płatności takich jak PayU, Przelewy24 czy Stripe, a następnie samodzielnie tworzy zapisy księgowe, dopasowuje wpłaty do dokumentów i rozlicza operacje w Optimie, bez ręcznego przepisywania.
Kilka elementów, które wyróżniają to rozwiązanie:
- działa w chmurze, więc nie wymaga własnego serwera ani instalacji dodatkowego oprogramowania
- automatycznie ustawia kontrahentów na wyciągach i dopasowuje płatności do dokumentów sprzedaży
- rozlicza również korekty, a nie tylko standardowe transakcje sprzedażowe
- radzi sobie zarówno z mniejszym wolumenem transakcji, jak i z bardzo dużymi bazami liczącymi nawet kilkadziesiąt czy sto tysięcy operacji miesięcznie
- wdrożenie zajmuje jeden dzień roboczy i nie angażuje zasobów po stronie klienta
Dla sklepu e-commerce oznacza to realne odciążenie księgowości i możliwość obsłużenia rosnącej sprzedaży bez konieczności powiększania zespołu. Dla biura rachunkowego obsługującego wielu klientów e-commerce to z kolei szansa na przyjęcie kolejnych klientów bez proporcjonalnego zwiększania liczby księgowych.
Jeśli zainteresował Cię ten wpis, sprawdź naszą ofertę księgowości dla e-commerce i przeczytaj jak możemy Ci pomóc:
Podsumowanie
Poprawa rentowności sklepu e-commerce rzadko polega na jednej wielkiej zmianie. To raczej suma mniejszych decyzji: dobrze dobranego systemu do zarządzania sprzedażą wielokanałową, takiego jak Base (dawniej BaseLinker), uporządkowanej księgowości wspartej wiedzą zewnętrznego dyrektora finansowego, systematycznej kontroli marży na poziomie produktu, optymalizacji logistyki i kosztów zwrotów, podejmowania decyzji w oparciu o dane zamiast o intuicję, a coraz częściej także automatyzacji samych rozliczeń sprzedaży w systemie księgowym.
Zaciekawił Cię ten wpis?
Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, będziemy Ci raz w tygodniu wysyłać informacje o nowych wpisach.
Umów się na bezpłatną konsultację
Rozwijaj firmę dzięki rachunkowości połączonej z doradztwem:
lub
![Aktualne progi Intrastat i stawki VAT 2025 [Zestawienie]](https://taxcoach.pl/couch/uploads/image/nowy-blog/blog-14.png)