Żyjąc w dobie rosnącej liczby oszustw gospodarczych i coraz bardziej skutecznych kontroli organów podatkowych, przedsiębiorcy nie mogą bezrefleksyjnie ufać nowym kontrahentom. Weryfikacja każdego potencjalnego klienta jest konieczna ze względu na ryzyka, które wiążą się z podjęciem współpracy z firmą zadłużoną, niewypłacalną czy oszukańczą. Jak więc prawidłowo sprawdzać swoich kontrahentów? O tym właśnie w dzisiejszym artykule.
Dlaczego warto sprawdzić kontrahenta? Weryfikacja kontrahenta przed każdą współpracą a należyta staranność i zmniejszenie ryzyka transakcyjnego
Weryfikacja potencjalnych klientów powinna być podstawą funkcjonowania każdego odpowiedzialnego przedsiębiorcy dbającego o finanse swojej firmy i jej reputację.
Bieżące i odpowiednie prześwietlanie wszystkich kontrahentów może bowiem znacząco ułatwić późniejsze wykazanie należytej staranności w relacjach handlowych, co z kolei pozwala na istotne zmniejszenie ryzyka prowadzonego biznesu, w tym w szczególności w zakresie możliwej odpowiedzialności za cudze zobowiązania podatkowe.
Wspomniane zmniejszenie ryzyka odnosi się także do uniknięcia współprac z firmami zadłużonymi i niewypłacalnymi (a więc współprac, które potencjalnie mogą skończyć się stratami finansowymi i brakiem zapłaty za sprzedany towar czy wykonaną usługę) oraz do zapobiegnięcia różnego typu oszustwom – które nierzadko mogą zaszkodzić także uczciwej stronie transakcji.
Każdego kontrahenta warto więc weryfikować. Jak to robić? O tym w dalszej części niniejszego artykułu.
Zapisz się do newslettera
Zostaw swój adres e-mail i otrzymuj raz w tygodniu poradniki wspierające rozwój Twojej firmy
Jak sprawdzić potencjalnego kontrahenta i jego wiarygodność? Zacznij od rejestrów publicznych, takich jak Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG), Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) oraz REGON
Weryfikację kontrahenta warto zacząć od Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, Krajowego Rejestru Sądowego oraz rejestru REGON.
Do pierwszego ze wspomnianych rejestrów sięgamy, gdy nasz kontrahent prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą lub ewentualnie jest wspólnikiem spółki cywilnej.
W CEIDG sprawdzimy przy tym:
- Wszelkie dane przedsiębiorcy (w tym adres jego firmy, numer NIP, REGON oraz dane kontaktowe), a także informacje o ewentualnych pełnomocnikach;
- Jego status (tj. czy dany podmiot pozostaje aktywny, czy też jest zamknięty lub zawieszony);
- Datę rozpoczęcia działalności (oraz ewentualnego jej zawieszenia i wznowienia);
- Rodzaj prowadzonej działalności;
- Informacje o ewentualnej upadłości, postępowaniu naprawczym czy restrukturyzacyjnym.
Drugi ze wspomnianych rejestrów to natomiast Krajowy Rejestr Sądowy, który w całości poświęcony jest spółkom prawa handlowego, a więc spółkom: jawnym, komandytowym, komandytowo-akcyjnym, akcyjnym, z ograniczoną odpowiedzialnością oraz partnerskim.
Tu również sprawdzimy wszelkie dane firmy, jej numery identyfikacyjne oraz historię, a także:
- Formę prowadzonej działalności (mającą wpływ także na kwestie potencjalnej odpowiedzialności i ryzyka biznesowego);
- Sposób reprezentacji (celem weryfikacji osób mających prawo do skutecznego działania w imieniu spółki);
- Wysokość kapitału zakładowego lub akcyjnego (i co za tym idzie: maksymalnej kwoty odpowiedzialności za zobowiązania);
- Daty złożonych sprawozdań finansowych;
- Informacje o ewentualnych przekształceniach, likwidacji, wszczęciu postępowania upadłościowego, restrukturyzacyjnego czy naprawczego, a także ustanowieniu kuratora.
Informacje o przedsiębiorcach gromadzi także trzeci z rejestrów, a więc REGON, czyli Rejestr Gospodarki Narodowej, który dla celów statystycznych, administracyjnych i podatkowych prowadzi Główny Urząd Statystyczny.
Jak sprawdzić firmę? Kwestie związane z podatkiem VAT, czyli Biała lista podatników VAT (wykaz podatników VAT) i VIES (VAT UE)
Kolejny istotny do sprawdzenia punkt w procesie weryfikacji kontrahentów dotyczy wszelkich kwestii związanych z podatkiem VAT.
W tym celu mamy do sprawdzenia przede wszystkim tak zwaną Białą listę, czyli wykaz podatników VAT.
Oprócz podstawowych danych firmy znajdziemy tam:
- Informacje o tym, czy podmiot jest lub był w konkretnym czasie czynnym podatkiem VAT;
- Datę ewentualnej rejestracji jako czynny podatnik VAT;
- Datę i powód ewentualnego wykreślenia z rejestru lub odmowy rejestracji;
- Numer rachunku bankowego zweryfikowanego przez Szefa KAS.
Szczególnie istotny jest przy tym ostatni z wyszczególnionych punktów. Weryfikacja w zakresie rachunku bankowego kontrahenta może bowiem pozwolić uniknąć solidarnej odpowiedzialności z klientem w razie powstania zaległości podatkowych wynikających z danej transakcji.
W przypadku kontrahentów z innych krajów Unii Europejskiej wszelkie informacje dotyczące kwestii vatowskich sprawdzimy z kolei w systemie informatycznym VIES. Jest to wyszukiwarka prowadzona przez Komisję Europejską, która pozwala na weryfikację w zakresie tego, czy dana firma jest zarejestrowana jako podmiot dokonujący transakcji wewnątrzwspólnotowych.
Gdzie sprawdzić, czy kontrahent jest zadłużony? Rejestr Dłużników Niewypłacalnych, raporty z Biur Informacji Gospodarczej (BIG) oraz urząd skarbowy
Nikt nie chce współpracować z przedsiębiorstwami zadłużonymi. Trzeba więc powiedzieć, że o długach naszego potencjalnego partnera biznesowego dowiemy się z:
- Rejestru Dłużników Niewypłacalnych – czyli państwowego rejestru prowadzonego przez Krajowy Rejestr Sądowy;
- Biur Informacji Gospodarczej (BIG) prowadzonych przez prywatne podmioty, wśród których wymienić należy: Biuro Informacji Gospodarczej InfoMonitor, Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej SA, Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej, Rejestr Dłużników ERIF Biuro Informacji Gospodarczej SA.
Informacje o zaległościach podatkowych naszego kontrahenta uzyskać z kolei możemy bezpośrednio od właściwego urzędu skarbowego. Urząd może udzielić nam także informacji o złożonych przez kontrahenta deklaracjach oraz innych obowiązkowych dokumentach. Aby o to wszystko zawnioskować, musimy być jednak stroną transakcji. Od urzędu nie otrzymamy więc informacji na temat klientów przyszłych, z którymi jeszcze nie współpracowaliśmy.
Jeśli zainteresował Cię ten wpis, sprawdź naszą ofertę i przeczytaj jak możemy Ci pomóc:
Podsumowanie
Jak i dlaczego warto weryfikować KAŻDEGO kontrahenta? CEIDG, KRS, REGON, Biała lista, VIES, US, BIG
Weryfikacja kontrahenta to sposób na minimalizację ryzyka biznesowego, w tym w szczególności w zakresie potencjalnej odpowiedzialności za cudze zobowiązania.
Weryfikacja ta powinna być przy tym szeroka i obejmować sprawdzenie klienta w takich miejscach jak:
- CEIDG lub KRS (w zależności od formy prowadzenia działalności) oraz REGON;
- Wykaz podatków VAT (czyli tak zwana Biała lista);
- System informatyczny VIES (w przypadku kontrahentów z innych krajów Unii Europejskiej);
- Rejestry dłużników (Rejestr Dłużników Niewypłacalnych oraz Biura Informacji Gospodarczej).
Zaciekawił Cię ten wpis?
Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, będziemy Ci raz w tygodniu wysyłać informacje o nowych wpisach.
Umów się na bezpłatną konsultację
Rozwijaj firmę dzięki rachunkowości połączonej z doradztwem:
lub
