Księgi handlowe - jakie dokumenty należy dostarczyć do nowego biura rachunkowego przy zmianie firmy księgowej

Księgi handlowe - jakie dokumenty należy dostarczyć do nowego biura rachunkowego przy zmianie firmy księgowej

Jeżeli posiadasz spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, spółkę akcyjną, spółkę komandytową lub inną formę prawną, w ramach której zobowiązany jesteś do prowadzenia ksiąg handlowych w oparciu o pełną księgowość i chcesz zmienić firmę księgową a nie wiesz jak się do tego zabrać ten wpis jest dla Ciebie. 

Dodatkowo jeśli nie wiesz jakie dokumenty księgowe będziesz musiał dostarczyć do nowego biura rachunkowego i czego powinieneś oczekiwać od poprzedniego biura księgowego na koniec współpracy koniecznie zapoznaj się z poniższym artykułem.

Zmiana biura rachunkowego - jakie dokumenty księgowe przy pełnej księgowości powinno się dostarczyć do nowego biura rachunkowego?

W przypadku kiedy prowadzisz swój biznes w formie pełnych ksiąg rachunkowych, po zakończeniu współpracy z Biurem rachunkowy, jest zobowiązany dostarczyć do nowego biura księgowego następujące dokumenty:

1.     Księgowe dla pełnych ksiąg handlowych:

a.      Politykę rachunkowości,

b.     Sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy,

c.      CIT za poprzedni rok obrachunkowy,

d.     Zestawienie obrotów i sald na ostatni dzień kalendarzowy poprzedniego okresu obrachunkowego (i kopię bazy programu – jeśli to możliwe),

e.      Ewidencje środków trwałych, wyposażenia i wartości niematerialnych i prawnych,

f.      Ewidencję zakupu i sprzedaży VAT wraz z deklaracjami VAT-7 za dany rok obrachunkowy,

g.     JPK VAT w wersji elektronicznej w formacie XML,

h.     Zestawienie obrotów i sald oraz bilans zamknięcia na ostatni dzień obrachunkowy poprzedniego biura rachunkowego,

i.       Rozrachunki z klientami i kontrahentami w podziale na poszczególne faktury na ostatni dzień obrachunkowy poprzedniego biura rachunkowego,

j.       Tabelę rozliczeń międzyokresowych kosztów,

k.     Zeszyty walutowe – jeśli są transakcje w walucie,

l.       Deklaracje VAT-7 wraz z rejestrami VAT zakupu i sprzedaży za wszystkie miesiące w danym roku, UPO za VAT-7 i za JPK,

m.   Dokumenty źródłowe (faktury, wyciągi bankowe, raporty kasowe, umowy kupna/sprzedaży, inne),

n.     Umowy zawarte ze wspólnikami lub członkami organów, w tym umowy pożyczki,

2.     Kadrowe (jeżeli Klient zatrudniał pracowników):

a.      Karty wynagrodzeń w bieżącym roku (lub kopie programu kadrowego)

b.     Karty wynagrodzeń z ostatnich 12 miesięcy (lub kopie programu kadrowego),

c.      Karty urlopowe,

d.     Karty zasiłkowe i nieobecności,

e.      Bazę programu Płatnik (ewentualnie wydruk każdego DRA od początku działalności),

f.      Akta osobowe pracowników,

g.     Przyjęte przez Klienta terminy wypłaty

3.     Płacowe (jeżeli Klient zatrudniał pracowników):

a.      Listy kart / płac zarobkowych, kart zasiłkowych za dany okres obrachunkowy (lub kopię programu),

b.     Bazę programu Płatnik jeśli dotyczy,

c.      Zestawienie wypłat wynagrodzeń za ostatnie 12 miesięcy kalendarzowych według deklaracji.

Pamiętaj!

Jeżeli prawidłowo odpowiadałeś na pytania w czasie współpracy i sprawnie dostarczałeś dokumenty wraz z uzupełnianiem braków, to Twoje poprzednie biuro rachunkowe powinno móc oddać dokumenty bez zbędnych opóźnień - najpóźniej po zamknięciu miesiąca. Np do 30.09 jeśli ostatni rozliczany miesiąc to sierpień. Biuro rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości jest zobowiązane prowadzić Twoje sprawy regularnie, systematyczni i rzetelnie w związku z czym powinni być gotowi oddać księgi, czy też dostarczyć sprawnie wyniki finansowe w sposób rzetelny i prawidłowy