Digitalizacja papierowych e-teczek: Jak przenieść akta pracownicze do chmury?
Przeniesienie papierowych akt pracowniczych do wersji elektronicznej to krok ku nowoczesności i wygodzie zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Jednak proces digitalizacji wymaga nie tylko zaawansowanych narzędzi, ale również znajomości wymogów prawnych i technicznych. W artykule wyjaśniamy, jak poprawnie przeprowadzić tę transformację.
Od czego zacząć? Tworzenie odwzorowań cyfrowych
Pierwszym krokiem jest wykonanie odwzorowań cyfrowych dokumentów papierowych, takich jak skany. Proces ten obejmuje zarówno dokumentację obecnych, jak i byłych pracowników, niezależnie od okresu przechowywania ich akt.
Ważne: Każdy cyfrowy dokument musi zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej. To potwierdza zgodność skanu z oryginałem papierowym.
Wymagania techniczne i prawne
Digitalizacja dokumentacji pracowniczej wymaga spełnienia określonych wymagań opisanych w:
- Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. dotyczącym dokumentacji pracowniczej.
- Kodeksie pracy, art. 94 §8-12.
System teleinformatyczny wykorzystywany do przechowywania elektronicznych akt powinien spełniać minimalne wymagania techniczne, określone w załączniku do ww. Rozporządzenia.
Informowanie pracowników
Pracownik lub były pracownik ma prawo odebrać swoją dokumentację papierową w ciągu 30 dni od otrzymania zawiadomienia o możliwości odbioru. Informację tę należy przekazać:
- Osobiście za pokwitowaniem,
- Przez operatora pocztowego,
- Środkami komunikacji elektronicznej, pod warunkiem potwierdzenia doręczenia.
Jeśli zawiadomienie nie zostanie odebrane, uznaje się je za skutecznie doręczone po 14 dniach od pozostawienia pierwszej wiadomości przez operatora pocztowego.
W przypadku śmierci pracownika, prawo do odbioru dokumentacji mają określone w przepisach osoby, takie jak dzieci, małżonek czy rodzice.
Niszczenie dokumentacji papierowej
Po upływie 30 dni od poinformowania pracowników o możliwości odbioru papierowej dokumentacji, dokumenty te należy zniszczyć w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie. Proces ten wymaga szczególnej ostrożności, aby zapobiec nieautoryzowanemu dostępowi do danych.
Powrót do dokumentacji papierowej – czy to możliwe?
Tak, możliwe jest ponowne przejście na wersję papierową. W tym celu:
- Wydrukuj wszystkie dokumenty,
- Podpisz je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, potwierdzając zgodność z wersją elektroniczną,
- Poinformuj pracowników o zmianie i umożliw im odbiór dokumentacji w wersji elektronicznej.
Podpisywanie dokumentów przez pracownika
Większość pracowników nie dysponuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym. W takiej sytuacji dokumenty mogą być podpisywane ręcznie, a następnie skanowane i opatrywane kwalifikowanym podpisem pracodawcy lub pieczęcią elektroniczną.
Jeżeli pracownik nie odbierze dokumentu w ustalonym terminie, pracodawca ma prawo go zniszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści.
Przejście z papierowej na elektroniczną dokumentację pracowniczą to proces, który wymaga precyzji, znajomości przepisów prawa oraz dbałości o techniczne aspekty digitalizacji. Wdrożenie odpowiedniego systemu i przestrzeganie obowiązujących regulacji zapewnia zgodność z przepisami oraz ułatwia codzienną pracę biura rachunkowego i działu kadr.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o procesie digitalizacji akt lub potrzebujesz wsparcia w tej kwestii, skontaktuj się z naszym zespołem TaxCoach. Oferujemy kompleksowe usługi kadrowo-płacowe, w tym prowadzenie e-teczek, naliczanie wynagrodzeń oraz wsparcie w zakresie przepisów prawa pracy.
