27 sierpnia 2025 r. Prezydent podpisał ustawę nowelizującą przepisy o VAT, która na stałe wprowadza Krajowy System e-Faktur (KSeF) do polskiego systemu podatkowego. Tym samym proces legislacyjny dobiegł końca; pozostaje publikacja ustawy w Dzienniku Ustaw. Dla przedsiębiorców oznacza to jedno: od 2026 roku e-fakturowanie stanie się obowiązkowe, a przygotowań nie warto odkładać. Nowe przepisy będą miały bezpośredni wpływ na codzienną księgowość firm i sposób prowadzenia rozliczeń podatkowych.
Od kiedy obowiązkowy KSeF? Harmonogram zmian
Ustawa przewiduje stopniowe wdrażanie obowiązku korzystania z KSeF:
-
od 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie duże przedsiębiorstwa, które w 2024 r. osiągnęły sprzedaż przekraczającą 200 mln zł brutto;
-
od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur przez KSeF wejdzie w życie dla wszystkich pozostałych firm;
-
od kwietnia do grudnia 2026 r. – mikroprzedsiębiorcy otrzymają dodatkowy okres przejściowy; jeśli miesięczna sprzedaż nie przekroczy 10 tys. zł brutto, będą mogli korzystać ze zwolnienia z obowiązkowego wystawiania faktur w systemie.
Warto przy tym rozważyć ścisłą współpracę z doświadczonym dyrektorem finansowym, który może nadzorować dostosowanie systemów i procedur w firmie oraz zadbać o płynne przejście do nowych zasad fakturowania.
Zapisz się do newslettera
Zostaw swój adres e-mail i otrzymuj raz w tygodniu poradniki wspierające rozwój Twojej firmy
Jakie zmiany wprowadza KSeF?
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to nie tylko obowiązek, ale także szereg udogodnień i nowych zasad:
-
Skrócenie terminu zwrotu VAT – podstawowy czas oczekiwania na zwrot zostanie skrócony z 60 do 40 dni.
-
Kasy fiskalne – do końca 2026 r. nadal będzie można wystawiać faktury za pomocą kas rejestrujących.
-
Tryb „offline24” – na stałe wprowadzono możliwość wystawienia faktury bez dostępu do internetu (np. w razie awarii); dokument zostanie później przesłany do KSeF.
-
Brak kar do końca 2026 r. – przewidziano okres ochronny, w którym nie będą stosowane sankcje za błędy popełnione na etapie wdrożenia.
-
Cyfryzacja obiegu dokumentów – znika konieczność drukowania faktur i ręcznego ich wprowadzania do programów; dane będą automatycznie trafiać do systemów finansowo-księgowych.
Dlaczego KSeF to rewolucja dla biznesu?
Krajowy System e-Faktur to prawdziwa rewolucja dla przedsiębiorców, ponieważ zmienia nie tylko sposób wystawiania i przechowywania faktur, ale także całą kulturę prowadzenia rozliczeń podatkowych – dzięki centralizacji obiegu dokumentów wszystkie faktury będą trafiać bezpośrednio do systemu Ministerstwa Finansów, co znacząco ograniczy ryzyko nadużyć i wyłudzeń VAT, ułatwi kontrolę oraz poprawi transparentność rozliczeń; jednocześnie firmy zyskają szybki dostęp do pełnej dokumentacji, skróci się czas oczekiwania na zwrot VAT z 60 do 40 dni, a automatyzacja procesów pozwoli wyeliminować konieczność drukowania faktur i ręcznego wprowadzania ich do programów księgowych, co przełoży się na oszczędność czasu i redukcję kosztów obsługi księgowej – w efekcie KSeF nie tylko uszczelnia system podatkowy, ale też stanowi narzędzie realnej cyfryzacji biznesu, które pozwala przedsiębiorcom pracować szybciej, bezpieczniej i bardziej efektywnie.
Jak się przygotować do KSeF?
Czasu do startu systemu pozostało niewiele, dlatego warto już teraz podjąć odpowiednie działania:
-
Analiza procesów – sprawdź, jak dziś w firmie wystawiane i odbierane są faktury.
-
Dostosowanie systemów IT – upewnij się, że programy księgowe i fakturowe są kompatybilne z KSeF.
-
Szkolenia pracowników – przeszkol zespół z obsługi nowego systemu i zasad e-fakturowania.
-
Wsparcie ekspertów – skorzystaj z doradztwa podatkowego i technologicznego, aby uniknąć błędów we wdrożeniu.
-
Testy i pilotaże – uruchom KSeF w wybranych obszarach, zanim stanie się obowiązkowy, by zweryfikować poprawność procesów.
Jeśli zainteresował Cię ten wpis, sprawdź naszą ofertę i przeczytaj jak możemy Ci pomóc:
Podsumowanie
Od 2026 r. wystawianie faktur poprzez Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkiem dla wszystkich przedsiębiorców. Duże firmy rozpoczną pracę w systemie już od lutego, pozostali podatnicy – od kwietnia, a mikroprzedsiębiorcy z niewielkimi obrotami zyskają dodatkowe miesiące na dostosowanie się do nowych przepisów. Choć wdrożenie KSeF może wydawać się wyzwaniem, w dłuższej perspektywie system uprości i przyspieszy rozliczenia, a także poprawi bezpieczeństwo podatkowe. To dobry moment, by zacząć przygotowania i uniknąć nerwowego finiszu tuż przed wejściem zmian w życie.
Jeśli szukasz sprawdzonego biura rachunkowego, które zajmie się pełną obsługą księgowości i bieżącymi rozliczeniami Twojej firmy, TaxCoach zapewnia kompleksowe wsparcie księgowe, pozwalające przedsiębiorcom skupić się na rozwoju działalności.
Równocześnie, aby w pełni wykorzystać potencjał firmy i minimalizować ryzyka, warto skorzystać z doradztwa podatkowego TaxCoach, obejmującego planowanie podatkowe, analizy transakcji oraz reorganizacje spółek.
Zaciekawił Cię ten wpis?
Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, będziemy Ci raz w tygodniu wysyłać informacje o nowych wpisach.
Umów się na bezpłatną konsultację
Rozwijaj firmę dzięki rachunkowości połączonej z doradztwem:
lub
