Darmowy program do faktur online
z obsługą KSeF
Zgłoszenie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych to jeden z podstawowych obowiązków nałożonych na większość spółek handlowych, fundacje, w tym fundacje rodzinne, oraz inne podmioty wpisywane do Krajowego Rejestru Sądowego. CRBR gromadzi informacje o osobach fizycznych, które faktycznie sprawują kontrolę nad danym podmiotem, i służy przede wszystkim przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Zgłoszenie beneficjenta rzeczywistego do CRBR składa się wyłącznie elektronicznie, a podmiot, który nie dopełni tego obowiązku w ustawowym terminie, naraża się na poważne konsekwencje finansowe.
W praktyce najwięcej wątpliwości budzi nie sam fakt istnienia obowiązku, lecz sposób jego prawidłowej realizacji, czyli kto może podpisać zgłoszenie CRBR, w jakim terminie należy je złożyć oraz jak krok po kroku przejść przez cały proces w systemie teleinformatycznym CRBR. Dotyczy to zarówno pierwszego zgłoszenia po rejestracji podmiotu, jak i późniejszej aktualizacji danych beneficjentów rzeczywistych, gdy w spółce coś się zmieni.
Jak wygląda zgłoszenie do CRBR krok po kroku
W praktyce zgłoszenie sprowadza się do zaimportowania przygotowanego wcześniej pliku zgłoszenia do systemu CRBR i podpisania go elektronicznie profilem zaufanym albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Poniżej opisujemy poszczególne etapy tego procesu.
1. Zapisz na komputerze plik zgłoszenia, który otrzymałeś do podpisu, a następnie wejdź na stronę systemu CRBR pod adresem crbr.podatki.gov.pl i wybierz opcję „Wczytaj zgłoszenie” z panelu głównego.
2. Zaimportuj do systemu niepodpisany jeszcze plik zgłoszenia, wskazując jego lokalizację na dysku.
3. Po poprawnym imporcie na ekranie pojawi się podsumowanie zgłoszenia wraz z komunikatem w górnej części strony informującym, że dokument zgłoszenia został poprawnie zaimportowany. Warto w tym momencie sprawdzić, czy dane w podsumowaniu zgadzają się ze stanem faktycznym.
4. Wybierz przycisk „Podpisz dokument”. System przekieruje Cię na stronę, na której można podpisać dokument profilem zaufanym ePUAP albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
5. Po złożeniu podpisu nastąpi powrót do widoku zgłoszenia z jego podsumowaniem, a pod nim pojawi się informacja z imieniem i nazwiskiem osoby, która podpisała dokument.
6. Kliknij przycisk „Wyślij zgłoszenie”, a następnie potwierdź wysyłkę przyciskiem „Akceptuj”. System wyświetli specjalny kod, który należy zapisać i zachować, ponieważ posłuży on do późniejszego pobrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru, czyli dokumentu potwierdzającego złożenie zgłoszenia do CRBR.
Na tym etapie zgłoszenie do CRBR jest złożone. Warto zachować zarówno kod umożliwiający pobranie UPO, jak i samo Urzędowe Poświadczenie Odbioru, ponieważ to właśnie ten dokument stanowi dowód dopełnienia ustawowego obowiązku w razie ewentualnej kontroli.
Kto ma obowiązek zgłoszenia do CRBR
Obowiązek zgłoszenia informacji o beneficjentach rzeczywistych do CRBR dotyczy między innymi spółek jawnych, spółek komandytowych, spółek komandytowo akcyjnych, spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, prostych spółek akcyjnych oraz spółek akcyjnych, z wyjątkiem spółek publicznych, a także europejskich zgrupowań interesów gospodarczych, spółdzielni, spółdzielni europejskich, stowarzyszeń podlegających wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego oraz fundacji. Od 2023 roku do tego grona dołączyły również fundacje rodzinne, które zgłaszają swoich beneficjentów rzeczywistych na analogicznych zasadach, z tym że termin liczony jest od wpisu do rejestru fundacji rodzinnych, a nie do KRS. Zgłoszeniu podlegają też trusty, jeżeli powiernik ma miejsce zamieszkania lub siedzibę w Polsce albo w imieniu trustu nawiązuje stosunki gospodarcze lub nabywa nieruchomość na terytorium kraju. Obowiązek zgłoszenia do CRBR nie obejmuje natomiast jednoosobowej działalności gospodarczej.
Zapisz się do newslettera
Zostaw swój adres e-mail i otrzymuj raz w tygodniu poradniki wspierające rozwój Twojej firmy
Ile czasu jest na zgłoszenie do CRBR
Nowo zarejestrowany podmiot ma 14 dni roboczych od dnia wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego na zgłoszenie informacji o beneficjentach rzeczywistych do CRBR. W przypadku fundacji rodzinnej termin ten liczony jest od dnia wpisania fundacji do rejestru fundacji rodzinnych prowadzonego przez sąd. Do biegu terminu nie wlicza się sobót ani dni ustawowo wolnych od pracy, dlatego zgłoszenie warto zaplanować z pewnym zapasem czasu, zamiast czekać do ostatniego możliwego dnia. Samo zgłoszenie do CRBR jest bezpłatne, natomiast jego brak, złożenie po terminie lub podanie danych niezgodnych ze stanem faktycznym może skutkować nałożeniem na podmiot kary administracyjnej sięgającej nawet 1 000 000 zł. Co istotne, odpowiedzialność za dopełnienie tego obowiązku spoczywa na osobach uprawnionych do reprezentacji podmiotu, czyli najczęściej na członkach zarządu, i nie można jej w pełni przenieść na pełnomocnika.
Jak należy dokonać aktualizacji beneficjentów rzeczywistych w CRBR
Obowiązek nie kończy się na pierwszym zgłoszeniu. Każda zmiana danych wcześniej przekazanych do CRBR, na przykład zmiana wspólnika lub akcjonariusza, zmiana wysokości udziałów albo liczby posiadanych głosów, powołanie lub odwołanie członka zarządu, zmiana adresu zamieszkania, obywatelstwa czy numeru PESEL beneficjenta rzeczywistego, a także zmiana struktury właścicielskiej wynikająca na przykład z przekształcenia czy wejścia nowego inwestora, rodzi obowiązek aktualizacji zgłoszenia. Na złożenie aktualizacji podmiot ma 14 dni od dnia zaistnienia zmiany, a jeżeli dana zmiana wymaga wcześniejszego wpisu do KRS, termin liczony jest od dnia dokonania tego wpisu. Jeżeli w krótkim czasie dochodzi do kilku niezależnych zmian, każda z nich powinna zostać zgłoszona osobno, w swoim własnym terminie.
Aktualizacja beneficjentów rzeczywistych nie polega na edycji wcześniej złożonego dokumentu, w CRBR nie ma bowiem takiej możliwości. Oznacza ona przygotowanie i podpisanie kolejnego, nowego zgłoszenia zawierającego pełny, aktualny na dzień zmiany zestaw danych, które automatycznie zastępuje w rejestrze wersję złożoną wcześniej. Sam proces techniczny wygląda identycznie jak przy pierwszym zgłoszeniu, opisanym w krokach powyżej, zapisujesz plik na komputerze, wczytujesz go w systemie CRBR, sprawdzasz podsumowanie, podpisujesz profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym, a następnie wysyłasz zgłoszenie i zachowujesz kod do pobrania UPO. Podobnie jak przy pierwszym zgłoszeniu, aktualizacja jest bezpłatna, a jej brak lub złożenie po terminie może skutkować karą administracyjną do 1 000 000 zł nakładaną na podmiot.
Jeśli zainteresował Cię ten wpis, sprawdź naszą ofertę i przeczytaj jak możemy Ci pomóc:
Podsumowanie
Najczęstsze pytania o zgłoszenie i aktualizację danych w CRBR
Kto może podpisać zgłoszenie do CRBR?
Zgłoszenie do CRBR podpisuje osoba uprawniona do reprezentacji podmiotu zgodnie z zasadami reprezentacji obowiązującymi w danej spółce, najczęściej członek zarządu. Podpis składa się elektronicznie, profilem zaufanym ePUAP albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zgłoszenia nie może samodzielnie podpisać pełnomocnik, który nie jest jednocześnie osobą uprawnioną do reprezentacji.
Co grozi za brak zgłoszenia lub aktualizacji danych w CRBR?
Podmiot, który nie zgłosi beneficjenta rzeczywistego lub nie zaktualizuje danych w ustawowym terminie, naraża się na karę administracyjną nakładaną przez właściwy organ w wysokości do 1 000 000 zł. Dodatkowo osoby uprawnione do reprezentacji mogą ponosić odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną niezgłoszeniem danych w terminie albo zgłoszeniem informacji niezgodnych ze stanem faktycznym.
Czy zgłoszenie i aktualizacja danych w CRBR są płatne?
Nie, złożenie zarówno pierwszego zgłoszenia, jak i każdej kolejnej aktualizacji danych w CRBR jest bezpłatne.
Czy aktualizację w CRBR robi się przez edycję poprzedniego zgłoszenia?
Nie. W CRBR nie ma możliwości edytowania wcześniej złożonego zgłoszenia. Aktualizacja zawsze oznacza złożenie nowego, kolejnego zgłoszenia, które automatycznie zastępuje w rejestrze poprzednią wersję danych.
Jak sprawdzić status złożonego zgłoszenia w CRBR?
W systemie CRBR dostępna jest osobna opcja „Sprawdź status zgłoszenia”, w której po podaniu odpowiednich danych identyfikacyjnych można sprawdzić, czy zgłoszenie zostało przyjęte, oraz pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru.
Czym różni się aktualizacja danych od zgłoszenia rozbieżności w CRBR?
Aktualizacja to zgłoszenie składane przez sam podmiot, gdy jego dane rzeczywiście się zmieniły. Zgłoszenie rozbieżności to odrębna funkcja w systemie CRBR, wykorzystywana głównie wtedy, gdy inny podmiot, na przykład bank, notariusz czy instytucja obowiązana, zauważy niezgodność między danymi w rejestrze a stanem faktycznym i chce ją zasygnalizować.
Zaciekawił Cię ten wpis?
Zapisz się do naszego bezpłatnego newslettera, będziemy Ci raz w tygodniu wysyłać informacje o nowych wpisach.
Umów się na bezpłatną konsultację
Rozwijaj firmę dzięki rachunkowości połączonej z doradztwem:
lub
