Najważniejsze zmiany w kadrach i płacach 2020 – obowiązki pracodawcy
- Ile złotych więcej trzeba zapłacić pracownikom zatrudnionym od 2020 roku na najniższych stawkach?
- Do kiedy maksymalnie należy udzielić pracownikom zaległego urlopu wypoczynkowego za 2019 rok?
- Ile wynosi współczynnik urlopowy dotyczący ekwiwalentu w 2020 roku?
- Do kiedy należy dostarczyć fiskusowi roczne deklaracje PIT za pracowników w wersji elektronicznej?
- Jakie obowiązki i terminy obowiązują pracodawców na przełomie roku w zakresie ubezpieczenia wypadkowego, sprawozdawczości statystycznej dla GUS-u czy odnośnie utworzenia ZFŚS?
W 2020 roku rekordowo wzrosła płaca minimalna z tytułu wynagrodzenia za pracę. Wynosi ona 2600 zł brutto, czyli nastąpił wzrost aż o 350 zł r/r. W związku z tym każdy pracodawca, który podpisał z pracownikiem umowę o pracę kwotowo, powinien zmienić warunki dotyczące płacy, tworząc porozumienie do tej umowy. Jeżeli pracodawca w umowie o pracę określił stawkę jako „minimalne wynagrodzenie” (bez podawania kwoty), wówczas powinien poinformować swojego pracownika (najlepiej w formie pisemnej) o zaktualizowanej wysokości minimalnego wynagrodzenia zasadniczego.
Wzrost minimalnej stawki godzinowej na zleceniu
Jednocześnie ze wzrostem minimalnego wynagrodzenia za pracę w 2020 roku wzrosła również minimalna stawka za godzinę zleconej pracy – od stycznia wynosi 17 zł brutto. W umowie świadczenia usług lub umowie zlecenia nie musi być zawarta stawka godzinowa, ponieważ zapłata może być również ustalona kwotowo. Jednak zleceniobiorca czy usługodawca ma prawo przed wypłatą sprawdzić, czy otrzymana kwota podzielona przez liczbę przepracowanych godzin nie jest niższa od gwarantowanej stawki minimalnej.
Wraz ze zmianą minimalnego wynagrodzenia za pracę zmieniają się powiązane z nim wskaźniki, na przykład podstawa dodatku za pracę w porze nocnej, zmiana w potrąceniach, czy też zmiana minimalnej podstawy zasiłku.
Zaległe urlopy wypoczynkowe
W kwestii urlopów pracowniczych należy pamiętać, że wypoczynkowego urlopu należy udzielić pracownikom w tym roku, w którym nabyli do niego prawa. Stąd każdy pracodawca powinien był udzielić pozostałego urlopu wypoczynkowego do końca 2019 roku tym pracownikom, którzy mieli jeszcze do wykorzystani wolne dni. Jeżeli nie byo to możliwe, zaległy urlop przechodzi na następny rok – jednak powinien być wykorzystany najpóźniej do końca września 2020 roku.
Natomiast urlop na żądanie (przysługujący w każdym roku kalendarzowym w wymiarze 4 dni) nie przechodzi na kolejny rok. Jeśli pracownik nie wykorzystał urlopu na żądanie, przechodzi on na następny rok jako zwykły urlop.
Wszyscy pracownicy nabyli prawa do nowej puli urlopu wypoczynkowego z pierwszym dniem stycznia 2020 roku. Taki urlop, w zależności od stażu pracy każdego pracownika, może wynosić 20 lub 26 dni w danym roku kalendarzowym. Osoby zatrudnione w niepełnym wymiarze czasu pracy mają proporcjonalnie przeliczany urlop do wymiaru swojego czasu pracy, natomiast osoby z umiarkowanym lub znacznym stopniem niepełnosprawności mają prawo do dodatkowych 10 dni wolnych.
Ekwiwalent za urlop
Zdarza się, że pracownikowi należy wypłacić ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy – gdy np. w ciągu roku pracodawca rozwiąże z nim umowę lub ta wygaśnie samoistnie. Wówczas, aby prawidłowo wyliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, konieczne będzie użycie współczynnika urlopowego. Jest on uzależniony od liczby dni wolnych oraz świąt wolnych ustawowo, wypadających w danym roku kalendarzowym – zwykle więc w każdym roku wylicza się go na nowo. W 2020 roku wynosi 21,08 zł. Współczynnik urlopowy na dany rok obowiązuje jedynie dla pracowników zatrudnionych na cały etat. Pracownicy zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy stosują ten sam współczynnik, jednak pomniejszony proporcjonalnie do swojego wymiaru etatu.
Plan urlopów na 2020 rok
Przy prawidłowo prowadzonej organizacji pracy, firmy posługują się całorocznymi planami urlopów wypoczynkowych. Warto pamiętać, że w planie urlopów nie należy uwzględniać urlopów na żądanie. Przygotowany plan urlopowy trzeba przekazać pracownikom, w formie przyjętej u danego pracodawcy.
Harmonogram czasu pracy
Zgodnie z kodeksową definicją czasu pracy, nie może on przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w średnio pięciodniowym tygodniu pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym nie przekraczającym 4 miesięcy. W 2020 roku dwa święta przypadają na sobotę: 15 sierpnia i 26 grudnia. Oznacza to, że pracodawcy muszą wyznaczyć inne dodatkowe dni wolne od pracy dla pracowników, by prawidłowo zaplanować harmonogramy czasu pracy. Osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę na niepełnym etacie mają obniżony wymiar pracy proporcjonalnie do liczby godzin na pełnym etacie.
Roczna deklaracja PIT-11
Przepisy Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazują, że pracodawca jest zobowiązany do wyliczenia i odprowadzenia zaliczek z tytułu podatku dochodowego za zatrudnianych pracowników.
Deklaracje roczne PIT-4R, PIT-8AR oraz PIT-11 należy dostarczyć w formie elektronicznej w terminie do 31 stycznia 2020 roku do urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy.
Natomiast do końca lutego 2020 roku każdy pracodawca zatrudniający w poprzednim roku pracownika na umowę o pracę, czy zleceniobiorcę na umowę cywilnoprawną, musi doręczyć mu PIT-11. Wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, gdy kwota wynagrodzenia/należności ogółem z tytułu danej umowy nie przekracza 200 zł brutto. Wówczas pracodawcy są zobowiązani jedynie do odprowadzenia tzw. zryczałtowanego podatku dochodowego – który wynosi 17%, natomiast nie mają obowiązku sporządzenia deklaracji PIT-11.
Składka na PFRON i deklaracja
Wielkość zatrudnienia jest podstawowym kryterium powstania obowiązku wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Pracodawcy osiągający w danym miesiącu zatrudnienie w wysokości co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełen wymiar czasu pracy, a którzy nie osiągnęli w danym miesiącu określonego wskaźnika zatrudnienia liczby osób niepełnosprawnych, mają obowiązek dokonywania wpłat oraz składania deklaracji miesięcznych do 20 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Deklarację roczną PFRON za 2019 rok należy złożyć do 20 stycznia 2020 roku.
Ubezpieczenie wypadkowe
Do 31 stycznia 2020 roku pracodawcy mieli obowiązek przekazania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych deklaracji ZUS IWA za 2019 rok. Dokumentacja powinna była zawierać informacje o wypadkach przy pracy oraz o osobach zatrudnionych w warunkach zagrożenia. Jeśli dany pracodawca składa deklarację ZUS IWA za kolejne 3 lata kalendarzowe, wtedy na podstawie takiego dokumentu Zakład Ubezpieczeń Społecznych samodzielnie wyliczy stopę procentową składki wypadkowej, która będzie obowiązywała od 1 kwietnia 2020 roku do 31 marca 2021 roku. Pracodawcy, którzy nie składali w poprzednim roku deklaracji ZUS IWA, sami ustalają stopę stawki wypadkowej, na podstawie przynależności do danej grupy działalności gospodarczej (klasyfikacja PKD).
Złożenie deklaracji ZUS IWA nie stanowi obowiązku dla wszystkich przedsiębiorców. Taki obowiązek mają płatnicy, którzy spełnili łącznie następujące warunki:
- byli zgłoszeni nieprzerwanie w ZUS-ie jako płatnicy składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2019 roku i co najmniej jeden dzień w styczniu 2020 roku,
- w 2019 roku zgłaszali do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 ubezpieczonych,
- byli wpisani do rejestru REGON 31 grudnia 2019 roku.
Sprawozdawczość dla GUS-u
Pracodawcy są również zobligowani do składania rocznych informacji do Głównego Urzędu Statystycznego, obejmujących następujące druki:
- Z-05 (badanie popytu na pracę) – druk należało złożyć do 9 stycznia 2020 roku,
- Z-06 a (sprawozdanie o pracujących, wynagrodzeniach i czasie pracy) – to sprawozdanie powinny sporządzić jednostki, które w 2019 roku były zobowiązane do przekazywania kwartalnych sprawozdań Z-03 – składanych do 18 stycznia 2020 roku,
- Z-06 b (sprawozdanie o pracujących, wynagrodzeniach i czasie pracy) – to sprawozdanie winny przygotować jednostki należące do sektora przedsiębiorstw i złożyć do 4 lutego 2020 roku,
- Z-10 (sprawozdanie o warunkach pracy) – ten druk należy przygotować i złożyć do 15 lutego 2020 roku.
Obowiązki dotyczące ZFŚS
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest tworzony z corocznego odpisu podstawowego w wysokości odpowiedniej do przeciętnej liczby zatrudnionych. Podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana liczba zatrudnionych, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby pracowników. O tym, czy pracodawca powinien utworzyć ZFŚS, bądź nie, decyduje stan zatrudnienia na 1 stycznia danego roku kalendarzowego. W 2020 roku fundusz musiał powstać u tych pracodawców, którzy na 1 stycznia 2020 roku zatrudniają co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Natomiast jeżeli pracodawca zatrudnia co najmniej 20, lecz mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, musi utworzyć ZFŚS wtedy, gdy z wnioskiem o utworzenie funduszu wystąpi organizacja związkowa. Pozostali pracodawcy, tj.:
- zatrudniający 1 stycznia mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub
- zatrudniający co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników, u których organizacja związkowa nie wystąpiła o utworzenie funduszu,
mogą dobrowolnie utworzyć ZFŚS lub wypłacać świadczenia urlopowe. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty, u których nie działają związki zawodowe lub u których działające związki zawodowe nie domagają się tworzenia ZFŚS, mogą zdecydować o nietworzeniu funduszu na określony czas bądź bezterminowo, względnie zdecydować o zmianie wskaźnika odpisu na niższy, dokonując zmian w wewnątrzzakładowych przepisach (układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania). Pracodawca nie może jednak zrobić tego samowolnie.
Jak z powyższego artykułu wynika pracodawcy mają olbrzymią liczbę zobowiązań wobec różnych urzędów dlatego bardzo łatwo jest się w tych powinnościach pogubić. Jednakże mniemam, że powyższe informacje będą przydatną wskazówką.
Emilia Adamska
Ekspert ds. kadr i płac
TaxCoach
.png)
Jaki wpływ na przedsiębiorców będą miały nowe składki ZUS od 2020 roku?
Nowe składki ZUS 2020: stawki, terminy i podwyżki ZUS. ZMIANY W PRZEPISACH Przedsiębiorcy zapłacą więcej! Wiemy, jakie składki ZUS, będą obowiązywać przedsiębiorców w 2020 r. Będzie rekordowa podwyżka. Przedsiębiorcy na konto ZUS-u wpłacą miesięcznie prawie 1500 zł. Oznacza to ok. 10 proc. podwyżkę w stosunku do roku obecnego. Od 1 stycznia płaca minimalna będzie wynosić
